Teamassistenz/Sekretariat (m/w/d)

Ruhr-Universität Bochum; Bochum; Vor Ort; EUR 40.000 - 55.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Eine große deutsche Universität sucht eine*n Teamassistenz/Sekretariat zur Unterstützung der Fakultät für Physik und Astronomie. Die Stelle erfordert Kenntnisse im Finanzwesen, Verwaltungsarbeiten und hervorragende Deutsch- und Englischkenntnisse. Das Angebot umfasst Fortbildungsmöglichkeiten, 30 Tage Urlaub sowie flexible Arbeitsmodelle. Bewerbungen sind bis zum 31.01.2026 möglich.

Leistungen

30 Tage Urlaub

Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Sportangebot mit Fitnessstudio

Freistellung am Heiligabend und Silvester

Betriebliche Altersvorsorge

Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Ausbildung.
• Einschlägige Kenntnisse im Finanz- und Haushaltswesen.
• Berufserfahrung im Bereich Verwaltung/Sekretariat wünschenswert.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Schrift und Wort.
• Erfahrung im digitalen Daten- und Dokumentenmanagement.

Aufgaben

• Allgemeine Sekretariatsaufgaben wie Kommunikation und Korrespondenz.
• Führung der Lehrstuhlfinanzen inklusive Mittelverwaltung.
• Projektmanagement von nationalen und internationalen Mittelgebern.
• Organisation und Bearbeitung von Personalangelegenheiten.

Kenntnisse

Buchführung

Finanz- und Haushaltswesen

Selbständige Arbeitsweise

Kommunikationsfähigkeit

Organisationsgeschick

Proaktive Serviceorientierung

Deutsch (fließend)

Englisch (fließend)

Ausbildung

Kaufmännische Berufsausbildung

Tools

Microsoft Office

Digitales Datenmanagement

Jobbeschreibung

Fakultät für Physik und Astronomie : Lehrstuhl für Theoretische Physik III

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet in Teilzeit, Vollzeit (39,83 Std./Woche = 100 % oder 2* 19,915 Std./Woche = 50 %) eine*n

Teamassistenz/Sekretariat (m/w/d)

Die Fakultät für Physik und Astronomie deckt in Forschung und Lehre eine große Themenvielfalt ab und zählt in der Physik zu den forschungsstärksten Deutschlands. Studierende erhalten bei uns das theoretische und experimentelle Handwerkszeug, um die spannenden Fragen unseres Universums zu erforschen. Am Lehrstuhl Theoretische Physik III forschen und lehren mehrere Forschungsgruppen im Bereich Quantenmaterie und Quantenmaterialien. Die Gruppen werden von derzeit zwei Professoren geleitet und umfassen ansonsten wissenschaftliche Mitarbeitende, weiteres administratives Personal und Studierende.

Ihre Aufgaben:

• Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben wie z.B. hochschulinterne Kommunikation und Korrespondenz, Terminplanung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen und Gastaufenthalten
• Führung und Überwachung der Lehrstuhlfinanzen inklusive Drittmittel (Kontoführung, Mittelverwaltung, Buchungsüberwachung, Kostenkalkulationen und -aufstellungen, Mittelabruf, fristgerechte Erstellung von Verwendungsnachweisen)
• Projektmanagement von nationalen und internationalen Mittelgebern (DFG-Projekte, EU-Projekte, BMBF, …)
• Organisation und Bearbeitung von Personalangelegenheiten (Mittelverwaltung, Ausschreibungen, Neueinstellungen, Verlängerungen, Finanzierungsänderungen)
• Organisation, Durchführung und Überwachung von Beschaffungsvorgängen, Rechnungsbearbeitung und Inventarisierung
• Stilsichere Erledigung sämtlicher Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Bearbeitung von Dokumenten (Texte, Präsentationen, Internetauftritt)
• Unterstützung in der Organisation und Abwicklung von wissenschaftlichen Veranstaltungen und der Lehre

Ihr Profil:

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Ausbildung im öffentlichen Dienst oder mehrjährige Berufserfahrung in dem oben genannten Aufgabenbereich
• Einschlägige Kenntnisse im Finanz-und Haushaltswesen (Buchführung, Kalkulation, Fristenkontrolle)
• Berufserfahrung im Bereich Verwaltung/Sekretariat, speziell in der Personalsachbearbeitung und der Verwaltung von Drittmitteln ist wünschenswert
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Schrift und Wort, Stilsicherheit
• Sehr guter Umgang mit Standard-Software für Verwaltungsaufgaben (z.B. Microsoft Word, Excel, Powerpoint, Mail Programme)
• Erfahrung im Bereich "Digitales Daten-und Dokumentenmanagement” einschließlich integriertem Finanz- und Buchungssystem ist wünschenswert
• Selbständige und verantwortungsbewusste Wahrnehmung der Aufgaben und proaktive Serviceorientierung
• Organisationsgeschick, Zeitmanagement, hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit, Einsatzbereitschaft und Teamfähigkeit
• Freundliches Auftreten
• Bereitschaft zur aktiven Teilnahme an Weiterbildungsmaßnahmen

Wir bieten:

• Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Ein abwechslungsreiches Sportangebot mit rund 100 Sportarten und universitätseigenem Fitnessstudio
• Vergünstigungen für Fahrradverleihsysteme und Fahrradkäufe
• 30 Tage Urlaub/Jahr
• Freistellung mit Gehalt am Heiligabend und Silvester
• Jahressonderzahlung
• Betriebliche Altersvorsorge

Eine Beschäftigung an einer der größten Universitäten Deutschlands im Verbund der Universitätsallianz Ruhr, Anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben mit hoher Eigenverantwortung, Möglichkeiten der ortsflexiblen Arbeit (mobile Arbeit und Telearbeit), Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf (u.a. Betreuungsvermittlung/Ferienangebote/mobiles Kinderzimmer), Ein umfassendes Angebot zur Stärkung der Gesundheit am Arbeitsplatz

Weitergehende Informationen:

Die Beschäftigung erfolgt im Angestelltenverhältnis und richtet sich nach dem Tarifvertrag der Länder (TV-L).Die Eingruppierung erfolgt bei Erfüllung der persönlichen und tariflichen Voraussetzungen in Entgeltgruppe 8 TV-L.

Weitere Informationen finden Sie hierzu unter https://oeffentlicher-dienst.info/.

Der Dienstort ist die Ruhr-Universität Bochum.

Ansprechpersonen für weitere Informationen:

Prof. Dr. Michael Scherer, Tel.: [phone]
Prof. Dr. Ilya Eremin, Tel.: [phone]

Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verdienstausfall bzw. sonstige Bewerbungskosten für Vorstellungsgespräche können leider nicht erstattet werden.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung unter Angabe der ANR5257 bis zum 31.01.2026 über unser Online-Bewerbungsportal.