Teamassistenz Klinikmanagement (m/w/d), Tierärtzliches Kompetenzzentrum Wehr Altano GmbH

Tierärtzliches Kompetenzzentrum Wehr Altano GmbH; Wehr; On-site; EUR 35,000 - 50,000; Full time

Benefits offered by this job

Unbefristete Anstellung

Betriebliche Altersvorsorge

Flexible Arbeitszeiten

Job-Rad-Leasing

Fortbildungskosten übernommen

Mitarbeiterrabatte

Job summary

Altano Gruppe sucht eine Teamassistenz Klinikmanagement (m/w/d) für die Tierklinik im Südschwarzwald in Wehr. Die Stelle umfasst administrative Aufgaben, Buchhaltung, QMS-Unterstützung, HR und den Empfang vor Ort.

Sie arbeiten flexibel zwischen Backoffice- und Frontoffice-Aufgaben, kommunizieren empathisch mit Tierbesitzern und koordinieren Termine. Voraussetzung ist eine kaufmännische Ausbildung, Erfahrung in Personaladministration und Zuverlässigkeit.

Qualifications

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung in Personaladministration oder Büromanagement.
• Sehr sorgfältige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise.
• Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Loyalität.
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke und Empathie.
• Teamorientierung und Flexibilität Front-/Backoffice.

Responsibilities

• Finanzbuchhaltung: Übernahme ausgewählter Buchhaltungstätigkeiten.
• Qualitätsmanagement: Unterstützung beim QMS.
• HR-Administration: Pflege der Personalakten und On-/Offboarding.
• Zeiterfassung & Lohnvorbereitung: Betreuung und Abrechnungsvorbereitung.
• Empfang und Telefonzentrale: zentrale Annahme und Kundenkontakt vor Ort.
• Terminkoordination und Patientenmanagement: Abrechnung und Kassieren.

Skills

Kommunikation

Teamfähigkeit

Empathie

DSGVO

Frontoffice

Backoffice

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

Herzlich Willkommen im Südschwarzwald! Uns vereint die Leidenschaft zum Wohl der Tiere. Gemeinsam und auf Augenhöhe schaffen wir im Team beste medizinische Standards und ein wertschätzendes Arbeitsklima. Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir Dich als Teamassistenz Klinikmanagement (m/w/d) für unsere Tierklinik (Kleintier- und Pferdeklinik) in Wehr. Du suchst eine abwechslungsreiche Aufgabe, bei der Du sowohl im administrativen Hintergrund glänzen als auch gleichzeitig die erste herzliche Anlaufstelle für unsere Kunden sein kannst? Dann werde Teil unseres Teams! Wir fiebern dem Umzug in unser neues Klinikgebäude Ende 2026 mit Begeisterung entgegen - sei von Anfang an dabei in einem hochmodernen Umfeld. Unsere Tierklinik im wunderschönen Südschwarzwald setzt sich seit 1993 für die Gesundheit und das Wohlbefinden von Tieren ein. Gemeinsam mit unseren Niederlassungen betreuen wir einen großen internationalen Kundenstamm im Dreiländereck Deutschland/Schweiz/Frankreich. Unser rund 50-köpfiges Team wächst stetig weiter und bietet medizinische Behandlung rund um die Uhr. Als Standort der Altano Gruppe sind wir Teil eines der größten internationalen Netzwerke im Bereich der Pferdemedizin, das Kliniken in über 15 Ländern miteinander verbindet. Der enge fachliche Austausch innerhalb der Gruppe ermöglicht dir kontinuierliches Lernen, spannende Einblicke in unterschiedliche Fachbereiche und den Kontakt zu Expert:innen weltweit. Gemeinsam verfolgen wir das Ziel, die Tiermedizin von morgen mitzugestalten - mit höchsten medizinischen Standards und einer Unternehmenskultur, die auf Wertschätzung, Fairness und einem respektvollen Miteinander basiert.

Administrative Unterstützung des Klinikmanagements:

• Finanzbuchhaltung: Übernahme ausgewählter buchhalterischer Tätigkeiten sowie Urlaubs- und Krankenvertretung innerhalb der Buchhaltung.
• Qualitätsmanagement: Administrative Unterstützung bei der Etablierung und Pflege unseres QMS.
• Marketing & Veranstaltungen: Organisation und Umsetzung interner und externer Veranstaltungen sowie Übernahme von Social-Media und Marketingaufgaben.
• HR-Administration: Strukturierte Pflege der Personalakten, Dokumentenerstellung nach Vorlage sowie administrative Abwicklung von Ein- und Austritten (On-/Offboarding).
• Zeiterfassung & Lohnvorbereitung: Betreuung der Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung sowie termingerechte Zuarbeit für die externe Gehaltsabrechnung.
• Assistenz & Datenschutz: Zuverlässige Unterstützung der HR-Leitung unter strikter Einhaltung von DSGVO und absoluter Diskretion.
• Telefon- und Empfangsteam: Zentraler Empfang: Durchführung von klassischen Empfangsarbeiten sowie die professionelle, empathische und herzliche Interaktion mit Tierbesitzerinnen direkt vor Ort.
• Telefonzentrale & Termine: Zuverlässige Annahme, Weiterleitung und Koordination von Kundentelefonaten sowie das vorausschauende Management des Terminkalenders.
• Patientenmanagement: Strukturierte Patientenannahme und -entlassung inklusive der Durchführung von Abrechnungen und dem täglichen Kassieren.
• Kommunikationsdrehscheibe: Reibungslose Vermittlung von Informationen zwischen Tierbesitzerinnen, dem medizinischen Team (Tierärzt*innen/TFAs) und dem Klinikmanagement.

Das bringst du mit:

• Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, eine Ausbildung im Bereich Praxismanagement/Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Erste praktische Erfahrungen in der Personaladministration und/oder in Büromanagement.
• Eine sehr gewissenhafte, strukturierte und absolut zuverlässige Arbeitsweise.
• Ein hohes Maß an Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Loyalität.
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke, eine offene und empathische Ausstrahlung sowie ein kühler Kopf, auch wenn es am Empfang einmal turbulent wird.
• Hohe Teamorientierung und Flexibilität für den reibungslosen Wechsel zwischen Backoffice- und Frontoffice-Aufgaben.

Das können wir bieten:

• Sicherheit & Vergütung: Eine faire, leistungsgerechte Vergütung sowie eine unbefristete und krisensichere Anstellung von Anfang an.
• Work-Life-Balance: Faire Dienstplanung durch ein verlässliches Schichtmodell sowie flexible Arbeitszeitmodelle (Vollzeit- und Teilzeitoptionen).
• Finanzielle Extras: Betriebliche Altersvorsorge (BAV), zusätzliche Unfallversicherung sowie attraktive Mitarbeiterrabatte für Tierbehandlungen, Medikamente und über das Corporate Benefits Portal.
• Mobilität & Versorgung: Job-Rad-Leasing und weitere mögliche Mobilitätszuschüsse.
• Fortbildung & Entwicklung: Übernahme von Fortbildungskosten inklusive Freistellungen sowie exklusiver Zugang zur Altano Academy.
• Gesundheit & Wohlbefinden: Betriebliches Gesundheitsmanagement, Übernahme von Fitnessangeboten über Hansefit, regelmäßige Mitarbeiterumfragen für ein starkes Miteinander sowie kostenlose Getränke und Kaffee in unserer modernen Social-Retreatment-Area.
• Familie & Freizeit: Individuelle Zuschüsse zur Kinderbetreuung sowie ein Arbeitsplatz in Top-Lage im Herzen des Südschwarzwalds - ideal für alle Outdoor- und Kulturbegeisterten.
• Teamkultur & Zukunft: Regelmäßige Team-Events, sowie modernste Arbeitsbedingungen in unserem Klinik-Neubau ab Ende 2026.

Kontakt

Wir freuen uns darauf, mit Dir in unseren neuen vier Wänden, die keine Wünsche übriglassen, durchzustarten! Werde Teil eines motivierten und netten Teams und setzen Dich mit uns für das Wohl der Tiere ein! Solltest Du Fragen zu der ausgeschriebenen Stelle haben, kontaktiere gerne Jan-Lucas Schaller per E-Mail [e-mail] oder telefonisch unter [phone]. Wir freuen uns auf Deine Bewerbung.