TEAMASSISTENZ EMPFANG (M/W/D) FAMILY OFFICE

Liesner & Co.; Kassel; Vor Ort; EUR 17.000 - 22.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Betriebliche Altersvorsorge

Mobilitätszuschuss

30 Urlaubstage

Zusammenfassung

Liesner & Co. GmbH sucht in Kassel eine Teilzeitkraft (20-25 Std./Woche) für Empfang, Büroorganisation und Immobilienmanagement. Sie sind erster Ansprechpartner für Kund*innen und Gäste, gestalten eine angenehme Büroatmosphäre und unterstützen das Backoffice.

Sie arbeiten von Montag bis Freitag im Büro in Kassel, verfügen idealerweise über Erfahrung im Empfangsbereich, haben Spaß an Ordnung, Digitalisierung und einem papierlosen Büro, und arbeiten diskret sowie serviceorientiert.

Qualifikationen

• Serviceorientierte Empfangstätigkeit mit Kommunikationsstärke
• Sorgfältige Büroorganisation und Ablage
• Idealerweise Erfahrung im Empfangsbereich oder Service-Hosting
• Vertraulichkeit und Diskretion bei sensiblen Daten
• Digitalisierung und papierloses Büro sind wünschenswert

Aufgaben

• Empfang von Mandant*innen, Gästen und Dienstleistern am Standort Kassel
• Telefonische, schriftliche und persönliche Kommunikation koordinieren
• Organisation des Backoffices einschließlich Posteingang und Terminkoordination
• Aktenführung, -ablage und Dokumenten-Digitalisierung im DMS
• Unterstützung des Assistenz-Teams sowie interne Prozessoptimierung
• Sichtbare Serviceorientierung und Beitrag zu einer positiven Büroatmosphäre

Kenntnisse

Empfangsservice

Kundenbetreuung

Organisationstalent

MS Office

Tools

MS Office

SharePoint

Jobbeschreibung

Unser 2012 gegründetes Multi Family Office hat sich in kurzer Zeit zu einem der führenden unabhängigen Häuser für komplexe Vermögen entwickelt. Frei von Interessenskonflikten erarbeiten wir individuelle Lösungskonzepte und verstehen uns als echte Manufaktur. Mit hohem persönlichen Einsatz und handwerklichem Geschick stehen wir unseren Mandant*innen in der Bewahrung ihrer Vermögenswerte stets zur Seite – und unseren Mitarbeiter*innen auf ihrem beruflichen und persönlichen Weg. Für eine langfristige, sichere Perspektive. Willkommen bei der Liesner & Co. GmbH. Sie sind ein Organisationstalent mit Spaß an Perfektion und Genauigkeit? Sie suchen einen Ort, an dem Ihre Liebe zum Detail geschätzt wird? Dann werden Sie sich bei uns wohlfühlen – mit Sicherheit.

Zur Verstärkung unseres Teams in Kassel suchen wir Sie schnellstmöglich als:

Teilzeit (20-25 Std./Woche)

• Sie sind von Anfang an ein fester Teil unseres standortübergreifenden Assistenzteams und unterstützen uns von Montag bis Freitag in unserem Büro in Kassel am Empfang, bei der Büroorganisation und im Immobilienmanagement – mit Ihrem Verantwortungsgefühl und Ihrem gekonnten Blick für die anfallenden Aufgaben.
• Sie sind erste*r Ansprechpartner*in für unsere Kund*innen, Gäste* und Dienstleister*innen: Sie empfangen sie mit Ihrer serviceorientierten Art, übernehmen die Kommunikation und Abstimmung per Telefon, E-Mail und Brief und kümmern sich zuverlässig um ihre Anliegen.
• Sie verstehen es, für Wohlfühlatmosphäre zu sorgen: im Austausch mit Kolleg*innen und Gästen* genauso wie in unseren Räumlichkeiten. Dabei bringen Sie Ihre Ideen und Ihre Persönlichkeit mit ein, haben einen Blick für Ordnung und Sauberkeit – und machen unser Büro zu Ihrem.
• Sie kümmern sich um die Organisation unseres Backoffices: von der Planung des Büro- und Verbrauchsmaterials bis zur Raumeindeckung für Besprechungen.
• Sie unterstützen unser Assistenzteam, bearbeiten den Posteingang und übernehmen die gewissenhafte Aktenführung, -ablage und -digitalisierung von Geschäftsvorgängen und Buchhaltungsbelegen – unter anderem in unserem Dokumentmanagementsystem (DMS).
• Sie halten Ihren Kolleg*innen gerne den Rücken frei, erkennen, wo Unterstützung gebraucht wird, greifen Themen selbstständig auf und übernehmen, je nach Erfahrung und Interesse, weitere Aufgaben rund um das Office Management, interne Prozesse und die Immobilienverwaltung.
• Sie lieben es, für Wohlfühlatmosphäre zu sorgen. Dabei müssen Sie kein Profi* im Office Management sein. Für uns zählen vielmehr Ihre positive und serviceorientierte Art und Ihre Neugier, sich in unsere Themen einzuarbeiten.
• Idealerweise bringen Sie Erfahrung im Service- und Empfangsbereich aus Ihrer Tätigkeit als Empfangsmitarbeiter*in, Rezeptionist*in, Willkommensmanager*in, Assistenz*, Hotelfachmann*, Bürokauffrau* o. vgl. mit.
• Sie haben bereits ein gutes Verständnis für kaufmännische und finanzielle Zusammenhänge, interessieren sich für Immobilien und möchten sich gerne tiefer in diese Bereiche einarbeiten.
• Sie haben einen Sinn für Digitalisierung und ein „papierloses“ Büro und sind fit im Umgang mit den gängigen MS-Office-Produkten wie Outlook, Excel, Word und SharePoint.
• Sie lernen erfolgreiche Mandant*innen und spannende Hintergründe kennen – deshalb ist Ihre strikte Diskretion unerlässlich.
• Sie wollen selbstorganisiert arbeiten und haben Freude daran, Ihrem Team den Rücken freizuhalten, unser Büro zu Ihrem zu machen und uns langfristig zu unterstützen.
• Ein vielseitiges, harmonisches und motiviertes Team, in dem es Spaß macht, sich einzubringen und Verantwortung zu übernehmen.
• Familiäres Arbeiten und stetiger Austausch mit Ihrem standortübergreifenden Assistenzteam.
• Ein unbefristetes Anstellungsverhältnis vom ersten Tag an und eine sichere, langfristige Perspektive in unserem wachsenden, mitarbeiterorientierten Unternehmen.
• Ein begleitetes Onboarding, während dem Sie die 27+ Kolleg*innen aller drei Standorte kennenlernen.
• Wir entwickeln uns immer weiter und wünschen uns dies auch von unserem Team. Deshalb übernehmen wir die Kosten für Ihre fachliche Weiterbildung.
• Eine faire Vergütung mit attraktiven Zusatzleistungen wie betrieblicher Altersvorsorge, Mobilitätszuschuss, Teilzeitmöglichkeiten, 30 Urlaubstagen und zusätzlich den 24. und 31. Dezember frei.
• Eine zentrale Bürolage (klimatisiert) über den Dächern Kassels mit einer guten Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr.

Niederlassung Hamburg Mönckebergstraße 22 20095 Hamburg

Niederlassung Düsseldorf Königsallee 80 40212 Düsseldorf