Teamassistenz

Friedrich-Schiller-Universität Jena; Jena; Vor Ort; EUR 30.000 - 40.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine universitäre Einrichtung in Thüringen sucht eine Teamassistenz in Vollzeit. Sie unterstützen die Dezernatsleitung bei administrativen Aufgaben, verwalten Finanzmittel, und sind Ansprechpartner für Mitarbeitende. Voraussetzungen sind eine abgeschlossene Berufsausbildung und gute Kenntnisse in Office-Programmen. Flexible Arbeitszeiten und ein familienfreundliches Arbeitsumfeld werden geboten.

Leistungen

Vergütung nach Tarifvertrag TV-L

Flexibles Arbeiten

Betriebliche Altersvorsorge

30 Tage Erholungsurlaub

Qualifikationen

• Abgeschlossene Berufsausbildung als Fachangestellte:r für Bürokommunikation oder vergleichbare Kenntnisse.
• Gute Anwendungskenntnisse in Officeprogrammen wie Word, Excel und PowerPoint.
• Erste Erfahrungen mit SAP und elektronischen Bewerbermanagementsystemen von Vorteil.
• Gute deutsch und englisch Kenntnisse in Wort und Schrift.
• Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie Engagement und Flexibilität.

Aufgaben

• Unterstützung der Dezernatsleitung bei administrativen Aufgaben.
• Verantwortung für die Büroorganisation und Finanzverwaltung.
• Ansprechpartner für Mitarbeitende bei organisatorischen Fragen.
• Betreuung des Besucherverkehrs und allgemeine Auskünfte erteilen.
• Veröffentlichung von Stellenausschreibungen und Verwaltung im Bewerbermanagementsystem.

Kenntnisse

Gute Anwendungskenntnisse der marktüblichen Officeprogramme

Gute Deutschkenntnisse

Gute Englischkenntnisse

Kommunikationsfähigkeit

Zuverlässigkeit

Teamfähigkeit

Ausbildung

Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung

Tools

SAP

Elektronische Bewerbermanagementsysteme

Jobbeschreibung

Stellenausschreibung

Reg.-Nr. 276/2025
Fristende 27.11.2025

Die Friedrich-Schiller-Universität Jena ist eine dynamische und innovationsstarke Universität zentral in Deutschland gelegen. Mit einem breiten Fächerspektrum gestaltet sie die Zukunft durch exzellente Forschung und Lehre. Ihre wissenschaftliche Exzellenz spiegelt sich in den Profillinien Light – Life – Liberty wider, die wegweisende Erkenntnisse und nachhaltige Lösungen für die Gesellschaft von morgen liefern. Eng vernetzt mit führenden Forschungseinrichtungen, innovativen Unternehmen und renommierten Kultureinrichtungen treibt sie interdisziplinäre Entwicklungen voran. Mit rund 17.000 Studierenden und rund 10.000 Beschäftigten prägt sie Jena als pulsierende, international vernetzte Wissenschafts- und Zukunftsstadt.

Im Personaldezernat der Friedrich-Schiller-Universität Jena ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine unbefristete Stelle als

Teamassistenz

in Vollzeit (40 Wochenstunden) zu besetzen.

Ihre Aufgaben

• Sie unterstützen die Dezernatsleitung (u.a. Schreibarbeiten/Korrespondenz, Ablage, Raum- und Terminplanung, organisatorische Vorbereitung von Beratungen, Erstellen u. Versenden von Einladungen, Planung und Abrechnung von Dienstreisen), bearbeiten den Postein- und -ausgang und übernehmen die Büroorganisation.
• Sie verwalten die Finanz- und Sachmittel und sind zuständig für die Beschaffung der Büromaterialien im Dezernat.
• Für die Mitarbeitenden des Dezernates fungieren Sie als Ansprechperson bei allen organisatorischen Fragen.
• Sie vermitteln eigenständig vorgegebene Ausbildungsinhalte an Auszubildende während der Einsatzzeiten im Sekretariat.
• Daneben betreuen Sie den Besucherverkehr und erteilen allgemeine Auskünfte.
• Zu Ihrem Aufgabengebiet gehört weiterhin die Veröffentlichung von Stellenausschreibungen und Administration im Bewerbermanagementsystem.

Ihr Profil

• abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung (bspw. als Fachangestellte:r für Bürokommunikation oder Kauffrau/-mann für Bürokommunikation oder Büromanagement) bzw. vergleichbare gründliche Fachkenntnisse aus ausreichend einschlägiger Berufserfahrung
• gute Anwendungskenntnisse der einschlägigen marktüblichen Officeprogramme (Word, Excel, PowerPoint)
• erste Arbeitserfahrungen mit SAP und elektronischen Bewerbermanagementsystemen sind von Vorteil
• gute deutsche und englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift
• Kommunikations- und uneingeschränkte Teamfähigkeit
• Zuverlässigkeit, Loyalität, Vertrauenswürdigkeit und Diskretion
• Engagement und Freude am Mitdenken
• Belastbarkeit und Flexibilität

Unser Angebot

• Vergütung nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) entsprechend den persönlichen Voraussetzungen nach Entgeltgruppe 6 inklusive einer tariflichen Jahressonderzahlung
• Einen Arbeitsplatz im historischen Ambiente des Universitätshauptgebäude direkt im innerstädtischen Zentrum
• Flexible Arbeitszeiten und ein familienfreundliches Arbeitsumfeld mit vielfältigen Angeboten
• Universitäre Gesundheitsförderung und ein breites Hochschulsportangebot
• umfangreiche Angebote der fachlichen und persönlichen Personalentwicklung
• Betriebliche Nebenleistungen wie z. B. Vermögenswirksame Leistungen (VL) und betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr zuzüglich zwei arbeitsfreie Tage am 24. und 31.12.

Ihre Einstellung erfolgt unbefristet. Es handelt sich um eine Vollzeitstelle (40 Wochenstunden).

Die Tätigkeit ist grundsätzlich auch für eine Beschäftigung in Teilzeit geeignet. Inwieweit einem Teilzeitwunsch, insbesondere hinsichtlich Lage und Umfang der Teilzeit, stattgegeben werden kann, wird anhand der dienstlichen Bedürfnisse geprüft.

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich bis zum 27.11.2025 über unser Onlineformular. Sie zögern, da Sie ein oder mehrere Ihrer Anforderungen nicht erfüllen? Bewerben Sie sich trotzdem und geben Sie uns die Chance für ein Kennenlernen.

Bitte beachten Sie unsere Hinweise und Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten unter:
Datenschutz und Hinweise für Bewerber:innen