Teamassistent (w/m/d) Empfang und Office Management

Vinci-Facilities-Solutions-Gmbh; Langen; Vor Ort; EUR 38.000 - 42.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Sicherheit & Entwicklung

Weiterbildung VINCI Academy

Team Events

Aktienprogramm

Kinderbetreuung

Gesundheitsangebote

Bike-Leasing

Zusammenfassung

VINCI Facilities sucht eine engagierte kaufmännische Assistenz zur Unterstützung im Tagesgeschäft. Sie übernehmen Empfangsaufgaben, koordinieren Termine und bearbeiten Eingangs- und Ausgangsrechnungen in SAP.

Zusätzlich erstellen Sie Angebote, Berichte und optimieren vorhandene Excel-Vorlagen. Erste Erfahrungen im technischen oder projektbezogenen Umfeld ermutigen Ihre Bewerbung.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Zuverlässige, strukturierte Arbeitsweise und Organisationstalent.
• Professioneller Umgang mit SAP und MS Office erforderlich.
• Teamfähigkeit und klare Kommunikationsstärke.

Aufgaben

• Gästeempfang und Telefonzentrale professionell betreuen.
• Termine koordinieren, Meetings organisieren, Tagesablauf unterstützen.
• Rechnungen prüfen, SAP-Abwicklung, Stunden buchen.
• Angebote erstellen, Berichte vorbereiten, Excel-Vorlagen optimieren.
• Bestellungen über SAP abwickeln; Dokumentenmanagement.

Kenntnisse

Kaufmännische Ausbildung

SAP-Anwender

MS Office-Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Selbstständige Arbeitsweise

Ausbildung

Kaufmann/-frau Büromanagement

Tools

SAP

MS Office

Jobbeschreibung

IHRE AUFGABEN

• Empfang und Betreuung von Gästen sowie Telefonzentrale, Postbearbeitung und allgemeine Empfangstätigkeiten


• Koordination von Terminen, Organisation von Meetings sowie Unterstützung bei der Ablaufplanung im Tagesgeschäft


• Sorgfältige Prüfung von Eingangsrechnungen, Erstellung von Ausgangsrechnungen in SAP sowie Verbuchung von Stunden


• Erstellung und Nachverfolgung von Abrechnungen erbrachter Leistungen


• Unterstützung bei der Erstellung von Angeboten, Berichten und der Optimierung vorhandener Excel-Vorlagen


• Durchführung von Bestellungen über SAP sowie Verwaltung von Nachunternehmer- und Projektdokumenten


• Unterstützung im Bereich Einkauf und Materialwirtschaft

IHR PROFIL

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung wie z.b. Kauffrau für Büromanagement (m/w/d), Bürokauffrau (m/w/d) Kauffrau für Bürokommunikation (m/w/d) oder ähnlich


• Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich, idealerweise im technischen oder projektbezogenen Umfeld


• Sicherer Umgang mit MS Office und SAP


• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise, gepaart mit Organisationstalent und Kommunikationsstärke


• Freundliches Auftreten, hohe Zuverlässigkeit und Loyalität

IHRE VORTEILE

• Sicherheit & Entwicklungim internationalen Konzern (VINCI)


• Weiterbildungüber dieVINCI Academy


• Vertrauen, Eigenständigkeit, Verantwortung, Unternehmergeist, Solidarität


• Starkes Team, wertschätzendes Miteinander & Teamevents


• Aktienprogramm, bAV‑Förderung


• Kinderbetreuung,Gesundheitsangebote,Bike‑Leasingu. v. m.


• Gehaltsrahmen je nach Qualifikation und Berufserfahrung von 38.000 € bis 42.000 € im Jahr

EINE GRUPPE, VIELE MÖGLICHKEITEN

VINCI Facilities bietet das komplette Dienstleistungsportfolio im Facility Management: Von der konzeptionellen Planung von Bau- und Sanierungsleistungen bis zum Betrieb von Liegenschaften für den öffentlichen Sektor (ÖPP) und für Industriekunden.

VINCI Facilities ist Teil des Netzwerkes von VINCI Energies Building Solutions und gehört zum französischen VINCI-Konzern. Die Unternehmen des Netzwerks erbringen Leistungen in den Bereichen Design & Build, technische Instandhaltung sowie Gebäudemanagement und decken somit den gesamten Lebenszyklus eines Gebäudes ab.

Wir suchen Menschen, die gemeinsam mit uns die Zukunft gestalten. Zur Erreichung dieser Ziele stehen bei uns Ihre Potentiale und Fähigkeiten im Fokus! Daher fördern wir die Vielfalt und Gleichberechtigung und freuen uns über jede Bewerbung gleichermaßen.