Team Assistent/in in Teilzeit (m/w/d)

Blackshark; Braunschweig; Hybrid; EUR 28.000 - 38.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

30 Tage Urlaub

Bahncard 25

Firmenfitness: Hansefit-/Wellpass

Kostenlose Getränke und Snacks

Bikeleasing

Betriebliche Altersvorsorge

Zusammenfassung

OKAPI:Orbits sucht eine Teamassistenz (m/w/d) zur Gewährleistung eines reibungslosen Büroalltags in einem wachsenden Team. Du sorgst für Ordnung bei Akten, Post und Reisemanagement, damit Recht, Personal, Finanzen und Führung sich auf strategische Ziele konzentrieren können.

Du bringst Deutsch auf C1- Niveau, Englisch auf B2, sowie Erfahrung in administrativen Positionen mit. Zu deinen Aufgaben gehören Dokumentenverwaltung, Reisekoordination, Kalenderpflege und Büroorganisation.

Qualifikationen

• Deutsch auf mindestens C1-Niveau.
• Englisch auf mindestens B2-Niveau.
• Erfahrung in administrativer, büroverwaltungsbezogener oder assistenzbezogener Position.
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und Liebe zum Detail, besonders im Umgang mit vertraulichen Dokumenten.
• Zuverlässig, proaktiv, selbstständig arbeiten und Bedürfnisse vorausschauend erkennen.
• Fähigkeit, mehrere kleine Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen.
• Erfahrung mit MS Office, insbesondere SharePoint, Outlook und anderen Anwendungen.

Aufgaben

• Dokumentenverwaltung in Recht, Personal und Finanzen; Akten übersichtlich, vollständig und auffindbar halten.
• Postein- und -ausgang verwalten und Verzögerungen vermeiden.
• Reisebuchungen für Konferenzen koordinieren; Flüge, Unterkunft und Logistik abstimmen.
• Buchungen für Firmenwohnung verwalten; Kalender aktuell halten; Terminüberschneidungen vermeiden.
• Büro betreuen: Snacks/Getränke bestellen und Gemeinschaftsbereiche mit externem Reinigungsdienst sauber halten.

Kenntnisse

Deutsch C1

Englisch B2

Administrative Erfahrung

Organisationsfähigkeit

Detailverliebtheit

Vertrauliche Dokumente

Zuverlässig

Proaktiv

MS Office/Outlook

SharePoint

Tools

MS Office

SharePoint

Outlook

DATEV

Jobbeschreibung

Deine Mission

Als Teamassistent/in bei OKAPI:Orbits ist es deine Aufgabe, den reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts unseres wachsenden Teams zu gewährleisten. Hinter den Kulissen sorgst du für Ordnung, damit sich das Team aus den Bereichen Recht, Personal, Finanzen und Führung darauf konzentrieren können, die Zukunft der Weltraumverkehrskoordination zu gestalten, ohne sich in bürokratischen Hindernissen zu verzetteln. Mit Zuverlässigkeit, Liebe zum Detail und einer proaktiven Einstellung sorgst du dafür, dass Dokumente dort sind, wo sie hingehören, Reisen stressfrei gebucht werden und das Büro ein Ort ist, an den das gesamte Team gerne kommt.

Deine Aufgaben

• Du kümmerst dich um die Dokumentenverwaltung in den Bereichen Recht, Personal und Finanzen und sorgst dafür, dass die Akten übersichtlich, vollständig und leicht auffindbar sind
• Du sorgst für Ordnung bei der ein- und ausgehenden Post und stellst sicher, dass nichts verloren geht oder sich verzögert
• Du kümmerst dich um Reisebuchungen für Konferenzen und Veranstaltungen und koordinierst Flüge, Unterkünfte und Logistik
• Du verwaltest die Buchungen für die Firmenwohnung, hältst den Kalender auf dem neuesten Stand und vermeidest Terminüberschneidungen
• Du kümmerst dich um das Büro, einschließlich der Bestellung von Snacks und Getränken sowie der Sauberhaltung der Gemeinschaftsbereiche in Zusammenarbeit mit unserem externen Reinigungsdienst

Dein Profil

Das bringst du mit:

• Deutsch auf mindestens C1-Niveau
• Englisch mindestens auf B2-Niveau
• Erfahrung in einer administrativen, büroverwaltungsbezogenen oder assistenzbezogenen Position
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und Liebe zum Detail, insbesondere im Umgang mit vertraulichen Dokumenten
• Zuverlässig und proaktiv, fähig, selbstständig zu arbeiten und Bedürfnisse vorausschauend zu erkennen
• Die Fähigkeit, mehrere kleine Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen, ohne den Überblick zu verlieren
• Erfahrung im Umgang mit MS Office, insbesondere MS SharePoint, Outlook und anderen Anwendungen

Von Vorteil:

• Erfahrung mit Reisebuchungstools oder -plattformen wie Airbnb, Booking.com und anderen
• Grundkenntnisse im Umgang mit Personal- oder Rechtsdokumenten
• Erfahrung mit Personio, unserer HR Software sowie DATEV
• Erfahrung in einem Start-up oder einem dynamischen Teamumfeld
• Eine freundliche, aufgeschlossene Art, da du eine sichtbare Anlaufstelle im Büro sein wirst

Warum wir?

Dank einer flachen Hierarchie und kleiner Arbeitsgruppen gestaltest du deine Arbeitsweise selbst, einschließlich flexibler Arbeitszeiten.
Du arbeitest gemeinsam mit einem Team aus erstklassigen Ingenieuren und Wissenschaftlern an bahnbrechenden Herausforderungen im Bereich der Nachhaltigkeit im Weltraum.
Dank Schulungsbudgets kannst du dich kontinuierlich weiterentwickeln.
Hervorragender Teamspirit mit unternehmensweiten Veranstaltungen und Social Events (z. B. Lasertag, gemeinsame Abendessen und Teambuilding-Ausflüge).

Unsere Benefits:

• 30 Tage Urlaub
• Bahncard 25
• Firmenfitness: Hansefit-/Wellpass-Mitgliedschaft mit monatlicher Subventionierung
• Kostenlose Getränke und Snacks im Büro
• Bikeleasing
• Betriebliche Altersvorsorge