Team Assistant / Office Manager (w/m/d)

cflox GmbH; Hamburg; Vor Ort; EUR 30.000 - 40.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Ein FinTech-Unternehmen in Hamburg sucht eine Team Assistenz. Du bist verantwortlich für die Organisation des Büroalltags, die Koordination von Meetings, und die Planung von Geschäftsreisen sowie internen Veranstaltungen. Vielseitigkeit und gute Deutsch- und Englischkenntnisse sind ein Muss. Es wird ein positives Arbeitsumfeld in einem wachsenden Team geboten.

Leistungen

30 Tage Jahresurlaub

Attraktive Vergütung

Flexible Arbeitszeiten

Qualifikationen

• Freude an einem reibungslosen Büroalltag.
• Selbstständige Arbeitsweise und die aktive Einbringung eigener Ideen.
• Erste Erfahrung im Office Management oder als Team Assistenz ist von Vorteil.

Aufgaben

• Unterstützung bei organisatorischen Themen und Koordination von Meetings.
• Reibungsloser Ablauf im Büroalltag und Bestellung von Materialien.
• Planung und Buchung von Geschäftsreisen sowie Abrechnungen.
• Organisation von internen und externen Teamveranstaltungen.

Kenntnisse

Organisationsskills

Teamfähigkeit

Proaktive Arbeitsweise

Sehr gute Deutschkenntnisse

Sehr gute Englischkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Jobbeschreibung

Overview

Du bist die gute Seele des Unternehmens und behältst auch in turbulenten Zeiten den Überblick. Mit deinem Organisationstalent, deiner offenen Art und deinem Gespür für Menschen sorgst du dafür, dass bei uns im Büro alles rundläuft und sich Kolleg:innen willkommen fühlen. Wir suchen eine Team Assistenz, die eigenständig arbeitet, pragmatisch denkt und gerne Verantwortung übernimmt – von der Terminplanung über die Reisebuchung bis hin zur Eventorganisation. Du hast Freude daran, Dinge anzupacken, Probleme proaktiv zu lösen und bist für alle im Team eine verlässliche Anlaufstelle.

Aufgabenschwerpunkte

• Team Assistenz: Du unterstützst unsere Teams bei organisatorischen Themen, hältst Fristen im Blick und koordinierst Meetings und Termine.
• Office Management: Du kümmerst dich um einen reibungslosen Ablauf im Büroalltag, bestellst Materialien, koordinierst externe Dienstleister und sorgst für ein angenehmes Arbeitsumfeld.
• Reiseorganisation: Du planst und buchst Geschäftsreisen, übernimmst Abrechnungen und stellst sicher, dass alles effizient und stressfrei abläuft.
• Event-Organisation: Du bist verantwortlich für interne und externe Teamveranstaltungen – vom Team-Event über Workshops bis hin zu kleineren Feierlichkeiten im Büro.
• Kommunikation & Koordination: Du bist zentrale Ansprechperson für das Team, bündelst Informationen und stellst sicher, dass alles zur richtigen Zeit am richtigen Ort passiert.
• Allround-Talent: Du springst flexibel dort ein, wo gerade Unterstützung gebraucht wird, und trägst so wesentlich zu unserer positiven Unternehmenskultur bei.

Was Du mitbringen solltest

Du hast Freude daran, durch die Gestaltung eines reibungslosen Büroalltags ein gutes Arbeitsumfeld für das Team zu schaffen. Dabei arbeitest du gerne selbstständig und bringst aktiv eigene Ideen ein. Darüber hinaus bringst Du mit:

• Eine kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Bis zu 24 Stunden pro Woche Zeit
• Erste Erfahrung im Office Management oder als Team Assistenz ist von Vorteil, Quereinsteiger:innen mit Organisationstalent sind ebenfalls willkommen
• Gute Organisationsskills und eine strukturierte Arbeitsweise, wodurch Du auch in stressigen Situationen den Überblick behältst
• Freude an der Arbeit im Team und Motivation, für jede Herausforderung die passende Lösung zu finden
• Eine pragmatische, hands-on Arbeitsweise mit einer proaktiven Übernahme von Aufgaben
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Was wir Dir bieten

• Die Möglichkeit einer anspruchsvollen und abwechslungsreichen Tätigkeit in einem stark wachsenden FinTech-Unternehmen im Herzen Hamburgs.
• Cross-funktionale Zusammenarbeit in spannenden, bereichsübergreifenden Projekten
• Regelmäßige, strukturierte Feedbackgespräche, individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten und ein jährliches Entwicklungsbudget, welches Du eigenverantwortlich nutzen kannst.
• Flexible Arbeitszeiten, um Privates und die Arbeit bestmöglich miteinander zu verbinden. Du benötigst mehr Flexibilität? Wir finden eine passende Lösung!
• Eine attraktive Vergütung auf Basis deiner Erfahrung, 30 Tage Jahresurlaub, einen Mobilitätszuschlag (z. B. HVV-Abokarte) und Hamburgs besten Kaffee.