(Sr.) Specialist Office- & People Management (m/w/d)

Vantis; Deutschland; Hybrid; EUR 52.000 - 68.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Purpose & Impact

Inklusive Teamkultur

Gesunde Balance

Moderne Arbeitsweisen

Persönliche Weiterentwicklung

Partizipation am Unternehmenserfolg

Zusammenfassung

Vantis sucht eine/n Sr. Specialist Office- & People Management, um den Büro- und People Operations-Betrieb deutschlandweit zu steuern.

Sie gestalten die Onboarding-Erfahrung, optimieren Dokumentenlogistik und arbeiten eng mit KI-gestützten Workflows, damit Praxisteams sich auf die Patientenversorgung konzentrieren können. Sie bringen Studium oder kaufmännische Ausbildung, Organisationstalent und Teamfähigkeit mit, arbeiten selbständig und neugierig an modernen Arbeitsweisen.

Qualifikationen

• Sie haben ein Studium oder eine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen.
• Erste Erfahrung in HR-Operations oder Office Management bevorzugt.
• Sie sind organisiert, zuverlässig und detailorientiert.
• Sie übernehmen Verantwortung, arbeiten eigenständig und flexibel.
• Sie arbeiten gern mit KI-gestützten Workflows.
• Sie sprechen fließend Deutsch.

Aufgaben

• Sie sind erste Anlaufstelle für HR-Anfragen im Team – Sie nehmen Anliegen auf, finden Antworten und nutzen KI-gestützte Workflows.
• Sie koordinieren Onboarding und Offboarding end-to-end: Willkommenspaket, Arbeitsplatz-Setup, Hardware-Versand und -Rückgabe, Übergaben an IT.
• Sie pflegen unsere People-Software Personio und stellen sicher, dass alle Tasks im Employee Lifecycle reibungslos laufen.
• Sie übernehmen die Postbearbeitung, Dokumentenablage und unterstützen operative Prozesse rund um Verträge und Arbeitszeugnisse – unterstützt durch KI-gestützte Workflows.
• Sie steuern Bestellungen, Bürobedarf, Vendor-Kommunikation sowie Events, All-Hands und Merch-Versand an unsere Praxen.
• Sie treiben aktiv die Weiterentwicklung unserer People Operations- und Office-Prozesse – mit Neugier und dem gezielten Einsatz von KI-Tools.

Kenntnisse

HR-Operations

Office Management

Projektmanagement

Detailorientierung

Selbstständigkeit

Teamfähigkeit

Deutsch fließend

Ausbildung

Studium oder kaufmännische Ausbildung abgeschlossen

Jobbeschreibung

How you will make an impact at Vantis

Vantis baut einen deutschlandweiten Gesundheitsversorger, um die hausärztliche Versorgung auch bei wachsendem Ärztemangel verlässlich zu machen. Mit digitalisierten Prozessen, eigener KI-Technologie und zentralen Services schaffen wir einen modernen Arbeitsplatz, entlasten Praxisteams und schaffen mehr Zeit für Patient:innen. So schaffen wir die Basis für bessere medizinische Ergebnisse und wirtschaftliche Tragfähigkeit.

Als (Sr.) Specialist Office- & People Management bist du die treibende Kraft hinter einem reibungslosen Büro- und People Operations-Betrieb bei Vantis – von der perfekten Onboarding-Experience bis zur sauberen Dokumentenlogistik. Du hältst die Fäden zusammen, damit sich alle auf das konzentrieren können, was wirklich zählt: bessere Versorgung für unsere Patient:innen.

Wie Sie mit Vantis die Gesundheitsversorgung modernisieren

Wie Sie mit uns die Gesundheitsversorgung modernisieren

Responsibilities

• Du bist erste Anlaufstelle für HR-Anfragen im Team – du nimmst Anliegen auf, findest Antworten und sorgst dafür, dass nichts liegen bleibt (unterstützt durch KI-gestützte Workflows für Dokumentenerstellung und Q&A)
• Du koordinierst Onboarding und Offboarding end-to-end: Willkommenspaket, Arbeitsplatz-Setup, Hardware-Versand und -Rückgabe, Übergaben an IT
• Du pflegst unsere People-Software Personio und stellst sicher, dass alle Tasks im Employee Lifecycle reibungslos laufen
• Du übernimmst die Postbearbeitung, Dokumentenablage und unterstützt operativ bei administrativen Prozessen rund um Verträge und Arbeitszeugnisse – unterstützt durch KI-gestützte Workflows
• Du steuerst Bestellungen, Bürobedarf, Vendor-Kommunikation sowie Events, All-Hands und Merch-Versand an unsere Praxen
• Du treibst aktiv die Weiterentwicklung unserer People Operations- und Office-Prozesse – mit Neugier und dem gezielten Einsatz von KI-Tools

Ihre Aufgaben

WIE SIE IN DER MOSEL-EIFEL-KLINIK ETWAS BEWIRKEN KÖNNEN

Wie du in der Mosel-Eifel-Klinik etwas bewirken kannst

IHRE AUFGABEN

Wie du mit Vantis die Gesundheitsversorgung modernisierst

Deine Aufgaben

What you need to succeed

• Du hast ein Studium oder eine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen und bestenfalls bereits erste Erfahrung in HR-Operations, Office Management oder einem ähnlichen Bereich gesammelt
• Du bist organisiert, verlässlich, hast ein Auge fürs Detail und findest gleichzeitig stets pragmatische Lösungen
• Du übernimmst Verantwortung, treibst Themen eigenständig und fühlst dich in einem dynamischen Umfeld mit viel Gestaltungsspielraum wohl
• Du bist neugierig auf moderne Arbeitsweisen, setzt digitale Tools gezielt ein und hast Lust, KI-gestützte Workflows aktiv mitzuentwickeln
• Du bist ein Teamplayer und springst bei Bedarf auch in angrenzenden Bereichen ein – sei es in der Payroll-Vorbereitung oder bei anderen operativen HR-Themen
• Du sprichst fließend Deutsch

Das bringen Sie mit

DAS BRINGEN SIE MIT

Das bringst du mit

Why Vantis

• Purpose & Impact: Als Teil eines jungen Unternehmens gestaltest du die Gesundheitsversorgung von morgen aktiv mit und verbesserst damit die Versorgung von zehntausenden Patient:innen.
• Inklusive Teamkultur: Bei Vantis zählt der Beitrag jeder einzelnen Person, wir kommunizieren offen und transparent und feiern kleine wie große Erfolge gemeinsam - sei bei der Oktoberfest – Weibkäternobacter sandt “(?\"?? ´ ?… ……. …… …?
• Gesunde Balance: Mit Mittagszuschuss, ermäßigter Wellpass-Mitgliedschaft, flexiblen Homeoffice-Möglichkeiten und frischen Snacks im Büro bleibt dein Alltag ausgewogen und energiegeladen.
• Moderne Arbeitsweisen: Wir arbeiten effizient und setzen KI konsequent im Arbeitsalltag ein, damit mehr Zeit für die Themen bleibt, die wirklich zählen.
• Persönliche Weiterentwicklung: In einem schnell wachsenden Unternehmen erwarten dich beste Weiterentwicklungsmöglichkeiten, von einer steilen Lernkurve über den Wissensaustausch zwischen unseren Teams bis hin zu einem personalisierten Weiterbildungsangebot.
• Partizipation am Unternehmenserfolg: Über unser Genussrechteprogramm partizipierst du direkt am Erfolg und Wachstum von Vantis.

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