Senior Docketing Specialist (m/f/d)

F. Hoffmann-La Roche Gruppe; Penzberg; Vor Ort; EUR 55.000 - 75.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein führendes Pharmaunternehmen in Penzberg sucht einen IP-Management-Experten. In dieser Rolle sind Sie für das elektronische IP-Docketing-System verantwortlich, überwachen Fristen und Gebühren und stellen die Datenqualität sicher. Erwartet werden fundierte Kenntnisse des IP-Rechts sowie mindestens 5 Jahre Erfahrung in der Paralegal- oder Formalitätsarbeit. Sie arbeiten eng mit internen und externen Partnern zusammen und unterstützen das Team bei der Einarbeitung neuer Mitglieder. Die Position ist auf 18 Monate befristet.

Qualifikationen

• Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Paralegal oder Formalities Officer.
• Kenntnisse des materiellen und verfahrensrechtlichen IP-Rechts.
• Fähigkeit zur Arbeit in virtuellen Teams.

Aufgaben

• Überwachung und Pflege des IP-Managementsystems.
• Datenqualität durch interne Prüfungen sicherstellen.
• Halten Sie sich über aktuelle Patentvorschriften informiert.

Kenntnisse

Exzellente Englischkenntnisse

Führungskompetenz

IT-Kenntnisse

Kommunikationsfähigkeit

Ausbildung

Bachelor-Abschluss oder gleichwertige Qualifikation

Ausbildung zur/zum Patentanwaltsfachangestellten

Tools

Online-Portale der Patentämter (US PAIR, Espacenet)

Jobbeschreibung

At Roche you can show up as yourself, embraced for the unique qualities you bring. Our culture encourages personal expression, open dialogue, and genuine connections, where you are valued, accepted and respected for who you are, allowing you to thrive both personally and professionally. This is how we aim to prevent, stop and cure diseases and ensure everyone has access to healthcare today and for generations to come. Join Roche, where every voice matters.

The Position

Roche in 50 Worten

Eine gesündere Zukunft. Das treibt uns an, innovativ zu sein. Wir bringen die Wissenschaft voran, damit alle die Gesundheitsversorgung erhalten, die benötigt wird.

Wir schaffen eine Welt, in der wir alle mehr Zeit mit den Menschen verbringen können, die wir lieben.

Das macht uns zu Roche.

Roche in Kürze

Wir bringen die Wissenschaft voran, damit wir alle mehr Zeit mit den Menschen verbringen können, die wir lieben.

Die Abteilung

Diese Position betreut das elektronische IP-Docketing-System zur Fristenüberwachung und Verwaltung der Unternehmens-IP-Assets. Der Schwerpunkt liegt dabei auf der präzisen Dateneingabe, da diese die automatisierten Fristenberechnungen des Systems steuert. Die Rolle erfordert die Anwendung spezifischen Fachwissens zu kritischen Terminen – wie etwa Ablaufdaten und die Berechnung von Prioritätsjahren –, um die vom System generierten Daten zu prüfen und zu verifizieren. Zusätzlich überwachen Sie die Patent-Jahresgebühren in Zusammenarbeit mit einem Dienstleister, um deren Richtigkeit sicherzustellen. Abschließend bearbeiten Sie eingehende Korrespondenz und elektronische Dokumente im globalen Managementsystem, damit diese für die Patentanwälte zur weiteren Bearbeitung bereitstehen. Sie kennen und wenden die grundlegenden Konzepte, Praktiken und Verfahren dieses Fachbereichs sicher an, was entweder eine formale Ausbildung oder entsprechendes Training am Arbeitsplatz voraussetzt. Die Tätigkeit ist abwechslungsreich sowie komplex und erfordert daher ein hohes Maß an Urteilsvermögen, Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein bei selbstständiger Arbeitsweise. In dieser Rolle fungieren Sie zudem als Mentor und Ansprechpartner für neue oder weniger erfahrene Teammitglieder und unterstützen den Head of Data & Annuities als fachliche Führungskraft vor Ort oder in einem spezifischen Themengebiet (z. B. Jahresgebühren). Die Position beinhaltet einen intensiven Austausch mit internen Kunden, Fachabteilungen und lokalen Teams.

Die Position

• Fachexperte für Fristenverwaltung: Sie agieren als primärer Ansprechpartner für die gesamte IP-Fristenverwaltung und stellen durch regelmäßige sowie anlassbezogene Auswertungen akkurate und aktuelle Informationen in der IP-Management-Datenbank sicher.

• Datenbankpflege & Jahresgebühren: Sie überwachen und pflegen das IP-Managementsystem, einschließlich proaktiver Berichterstattung zu Fristen und Ablaufdaten, und verwalten die Patent-Jahresgebühren in Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern.

• Datenintegrität: Sie stellen die Datenqualität sicher, indem Sie interne Prüfungen neuer Datensätze durchführen, Ablauf- und Gebührenfristen für erteilte Schutzrechte verifizieren und Datenunstimmigkeiten in den elektronischen Akten beheben.

• Rechtliche Updates: Sie halten sich stets über aktuelle Patentvorschriften und Verfahrensrecht informiert und bereiten Zusammenfassungen sowie Berichte über relevante Neuerungen vor.

• Prozessoptimierung: Sie tragen zu Initiativen zur Prozessverbesserung innerhalb von Group Patents oder Global Patent Operations bei, einschließlich der Implementierung neuer Systeme und Tools.

• Training & Onboarding: Sie unterstützen die Einarbeitung und Schulung neuer Teammitglieder und Stakeholder in Bezug auf IP-Docketing-Verfahren und -Systeme.

Wer bist Du

• Ausbildung: Ein Bachelor-Abschluss, eine kaufmännische Ausbildung (EU) oder eine gleichwertige Qualifikation. Eine Ausbildung zur/zum Patentanwaltsfachangestellten oder eine CIPA-Qualifikation (EU) wird bevorzugt.

• Berufserfahrung: Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Paralegal oder Formalsachbearbeiter (Formalities Officer); Führungserfahrung ist von Vorteil.

• Fachwissen: Fundierte Kenntnisse des materiellen und verfahrensrechtlichen IP-Rechts, einschließlich der Richtlinien und Verfahren von Patent- und Markenämtern. Praktische Erfahrung im Umgang mit Online-Portalen der Patentämter (z. B. US PAIR, Espacenet, Online Filing 2.0, EPO Mailbox).

• Fähigkeiten: Exzellente Englischkenntnisse in Wort und Schrift, ausgeprägte Führungs- und Sozialkompetenz sowie eine proaktive und selbstständige Arbeitsweise. Die Fähigkeit, global in virtuellen Teams zu arbeiten, sowie sehr gute IT-Kenntnisse werden vorausgesetzt.

Diese Position ist auf 18 Monate befristet.

Deine Bewerbung

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Zum aktuellen Zeitpunkt benötigen wir kein Motivationsschreiben, Zeugnisse oder Ähnliches.

Bewerbungszeitraum bis mindestens 26.12.2025
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