Sekretärin (m/w/d) der Generaldirektion

DNB; Frankfurt; Vor Ort; EUR 42.000 - 52.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Betriebsrestaurant

Jobticket / Deutschlandticket

Parkplatzmöglichkeiten

Zusammenfassung

Die Deutsche Nationalbibliothek sucht am Standort Frankfurt am Main eine Sekretärin (m/w/d) der Generaldirektion in Vollzeit. Die Stelle ist unbefristet; Arbeitsbeginn ab sofort.

Sie unterstützen das Sekretariat, koordinieren Termine, führen Protokolle und übernehmen die Organisation von Sitzungen sowie Dienstreisen. Vorausgesetzt werden eine abgeschlossene Verwaltungs- oder Bürokaufmännische Ausbildung, exzellente Deutschkenntnisse (C1) und gute Englischkenntnisse (B2).

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung im relevanten kaufmännischen Bereich oder Verwaltungsbereich.
• Fundierte MS-Office-Kenntnisse und sichere Englischkenntnisse (B2).
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit, Diskretion und Zuverlässigkeit.

Aufgaben

• Organisation und Koordination des Sekretariats der Generaldirektion sowie eigenständige Bearbeitung administrativer Vorgänge.
• Termin- und Kalendermanagement inklusive Vorbereitung von Meetings, Sitzungen und Veranstaltungen.
• Koordination interner/externer Kommunikation sowie Schriftverkehr.
• Vor- und Nachbereitung von Unterlagen für die Generaldirektion.
• Organisation von Dienstreisen, Besuchen und Veranstaltungen sowie Bewirtung.

Kenntnisse

MS Office

Organisatorische Fähigkeiten

Vertraulichkeit

Kommunikationsfähigkeit

Englisch B2

Deutsch C1

Ausbildung

Verwaltungsfachangestellte/r oder vergleichbar

Tools

Confluence

Jira

E-Akten Systeme

Jobbeschreibung

Sekretärin (m/w/d) der Generaldirektion

Frankfurt am Main | Vollzeit | ab sofort | unbefristet | Stellen-ID: 17/26/GD/08

Wir suchen für die Generaldirektion am Standort Frankfurt am Main zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet eine Sekretärin (m/w/d).

Entdecken Sie die unvermutet facettenreiche Arbeitswelt der Deutschen Nationalbibliothek www.dnb.de/sinnvollesschaffen

Ihre Aufgaben

• Organisation und Koordination des Sekretariats der Generaldirektion sowie eigenständige Bearbeitung administrativer und organisatorischer Vorgänge
• professionelles Termin- und Kalendermanagement einschließlich der Vorbereitung und Koordination von Besprechungen, Sitzungen und Veranstaltungen
• Koordination der internen und externen Kommunikation sowie Bearbeitung des laufenden Schriftverkehrs
• Zusammenstellung sowie Vor- und Nachbereitung von Unterlagen für die Generaldirektion
• ganzheitliche organisatorische Betreuung von Sitzungen, Dienstreisen, Besuchen und Veranstaltungen einschließlich Terminabstimmung, Vor- und Nachbereitung sowie Bewirtungsorganisation
• Koordination von Anfragen und Vorgängen innerhalb der Deutschen Nationalbibliothek sowie Übernahme einer zentralen Schnittstellenfunktion
• Unterstützung der Generaldirektion bei kurzfristig anfallenden Aufgaben und besonderen organisatorische Anforderungen

Für ein Kennenlernen und einen Austausch zu noch offenen Fragen stehen wiram 09.10.2026 um 10:00 Uhr gern zur Verfügung. DasOnline-Meetingkann zur angegebenen Uhrzeit durch einenKlickbetreten werden.

Ihr Profil

• eine abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellte/n, Kauffrau/-mann für Büromanagement oder Bürokommunikation, Fachangestellten für Bürokommunikation oder Bürokauffrau/-mann oder eine vergleichbare Ausbildung. Alternativ verfügen Sie über vergleichbare Fähigkeiten und langjährige Berufserfahrungen in der Assistenz von Behörden.
• Erfahrungen in der Organisation und Koordination von Abläufen und Veranstaltungen sowie Engagement der zielgerichteten Koordination von Vorgängen und administrativen Aufgaben
• Erfahrung in der Protokollführung bzw. in der strukturierten Dokumentation von Besprechungen und Vorgängen
• sehr gute Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Produkten (Outlook, Word, Excel, PowerPoint), Videokonferenzanwendungen, Confluence bzw. Jira, E-Akten- und Workflowsysteme
• eine ausgeprägte Organisationskompetenz sowie ein hohes Maß an Zuverlässigkeit
• eine selbständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, auch bei kurzfristig wechselnden Anforderungen den Überblick zu behalten und Prioritäten zu setzen
• ein hohes Maß an Diskretion und Sensibilität im Umgang mit vertraulichen und leitungsbezogenen Informationen
• ein sicheres und professionelles Auftreten sowie eine ausgeprägte Kommunikations- und Kooperationsfähigkeit
• Deutschkenntnisse der Niveaustufe C1 sowie Englischkenntnisse mindestens der Niveaustufe B2 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen

Darüber hinaus wünschen wir uns:

• Interesse an Abläufen und Prozessen der öffentlichen Verwaltung sowie die Bereitschaft, sich in organisationsspezifische Verfahren und Strukturen einzuarbeiten

Ihre Vorteile

• flexible Arbeitszeiten, großzügige Teilzeit- und Urlaubsregelungen
• Raum für Ideen, Neues und die Gestaltung der eigenen Arbeit
• verlässliche Perspektive bei einer Bundesbehörde
• attraktives Gesamtpaket mit Sozialleistungen und betrieblicher Altersvorsorge
• ein freundlich-kollegiales Miteinander
• Betriebsrestaurant
• bezuschusstes Jobticket / Deutschlandjobticket
• kostenfreie Mitarbeiterparkplätze

Im Rahmen einer unbefristeten Beschäftigung erwartet Sie eine Position, die Ihnen ein vielfältiges und abwechslungsreiches Aufgabenfeld bietet.

Das Beschäftigungsverhältnis wird auf der Grundlage des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVöD) geschlossen.

Bei Vorliegen der Ausbildungsvoraussetzung ist eine Eingruppierung bis in die Entgeltgruppe 6 TVEntgO Bund vorgesehen, sowie die Gewährung von variablen Entgeltbestandteilen bei Vorliegen spezieller Qualifikationen und / oder einschlägiger Berufserfahrung.

Ihre Bewerbung

Als lernende Organisation achten wir auf die Nachhaltigkeit unseres Handelns. Wir leben gleichberechtigte Vielfalt, zum Beispiel bei der Weiterentwicklung unserer über 550 Mitarbeitenden.

Schwerbehinderte Bewerber*innen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt. Die Deutsche Nationalbibliothek gewährleistet die berufliche Gleichstellung aller Geschlechter.

Personalgewinnung

Frau Ender

Telefon: [phone] - 275

[e-mail]

Fachliche Ansprechperson

Frau Brannemann

Telefon: [phone] - 1100

Bewerbungsfrist

28.10.2026