Sekretariat / Teamassistenz & Projektkoordination (Kunst & Verwaltung)

BVDG; München; Vor Ort; EUR 40.000 - 55.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein international tätiges Kunstunternehmen in München sucht eine engagierte Persönlichkeit für das Sekretariat und die Projektkoordination. Die Rolle umfasst die Organisation des Büroalltags, die Kommunikation mit Dienstleistern und die Unterstützung bei Kunsttransporten und Ausstellungen. Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung, mindestens 5 Jahre Erfahrung in ähnlichen Positionen, Organisationstalent sowie gute Englischkenntnisse mit. Wir bieten ein wertschätzendes Arbeitsklima in einem inspirierenden Umfeld.

Leistungen

Inspirierendes Umfeld

Familiäres Arbeitsklima

Zentrale Lage in München

Qualifikationen

• Min. 5 Jahre Berufserfahrung in Assistenz- oder Projektkoordination.
• Erfahrung im internationalen Kunst-, Kultur- oder Stiftungsumfeld von Vorteil.
• Sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise.

Aufgaben

• Eigenständige Organisation und Koordination des Büroalltags.
• Angebots- und Auftragsbearbeitung, Kommunikation mit Dienstleistern.
• Unterstützung bei der Vorbereitung und Betreuung von Leihgaben und Ausstellungen.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikation

Teamfähigkeit

Technische Affinität

Gute Englischkenntnisse

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

Apple-Systeme

Microsoft Word

Microsoft Excel

FileMaker

Jobbeschreibung

Sekretariat / Teamassistenz & Projektkoordination (Kunst & Verwaltung)

Über uns

Im Zuge der Neustrukturierung unseres seit den 1990er-Jahren bestehenden Unternehmens im internationalen Kunstbereich mit Sitz in der Münchner Innenstadt suchen wir zur Unterstützung unseres Teams eine engagierte Persönlichkeit mit ausgeprägtem Organisationstalent, Verantwortungsbewusstsein und Freude an abwechslungsreichen Aufgaben in einem dynamischen Umfeld.

Ihre Aufgaben

• Eigenständige Organisation und Koordination des Büroalltags
• Bearbeitung eingehender Post (geschäftlich & privat) sowie Weiterleitung von Rechnungen an die Buchhaltung
• Angebots- und Auftragsbearbeitung, Kommunikation mit Dienstleistern und Partnern
• Organisation nationaler und internationaler Kunsttransporte, einschließlich Abstimmung mit Speditionen und Zollbehörden
• Unterstützung bei der Vorbereitung und Betreuung von Leihgaben, Wanderausstellungen und Kooperationen
• Prüfung von Objektlisten, Zustandsberichten und Vollständigkeit bei Rückläufen
• Betreuung und Pflege des Archivs: Erfassung, Inventarisierung und Digitalisierung von Kunstwerken und Dokumenten (inkl. Scannen und Aufbereitung von Film- und Bildmaterial)
• Pflege vom Datenbanksystem (z.B. FileMaker)
• Allgemeine administrative und organisatorische Unterstützung des Teams und der Geschäftsführung

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Min. 5 Jahre Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Projektkoordination, idealerweise im internationalen Kunst-, Kultur- oder Stiftungsumfeld
• Ausgeprägtes Organisationstalent und die Fähigkeit, auch in dynamischen Situationen den Überblick zu behalten
• Sorgfältige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise
• Hohe Kommunikations- und Teamfähigkeit im Umgang mit unterschiedlichen Persönlichkeiten
• Sicherer Umgang mit Apple-Systemen und sehr gute Kenntnisse der gängigen Office-Programme (insbesondere Word, Excel)
• Allgemeine technische Affinität und Routine im Umgang mit digitalen Abläufen
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Interesse an Kunst, Kultur und internationalen Zusammenhängen

Wir bieten

• Eine vielseitige Tätigkeit in einem inspirierenden Umfeld
• Ein wertschätzendes, familiär geprägtes Arbeitsklima
• Zentrale Lage in der Münchner Innenstadt
• Enge Zusammenarbeit mit einem engagierten Team und spannenden Kunstprojekten

Klingt nach Ihnen?

Stunden: Vollzeit

Anstellungsart: Intern

Über den Arbeitgeber

• Eine vielseitige Tätigkeit in einem inspirierenden Umfeld
• Ein wertschätzendes, familiär geprägtes Arbeitsklima
• Zentrale Lage in der Münchner Innenstadt
• Enge Zusammenarbeit mit einem engagierten Team und spannenden Kunstprojekten

Fähigkeiten

• Es ist kein Abschluss erforderlich
• Du beherrscht Deutsch