Sekretariat Stiftungsleitung (w/m/d)

KBZO; Weingarten; On-site; EUR 28,000 - 38,000; Part time

Benefits offered by this job

TV-L Vergütung

ZVK Zusatzversorgung

ÖPNV Zuschuss

Jobbike

Gesundheitsmanagement

Fort- und Weiterbildung

Mitarbeiterrabatte

Offenes Arbeitsumfeld

Job summary

Stiftung KBZO sucht ab sofort eine:n Mitarbeiter:in im Sekretariat Stiftungsleitung in Weingarten. Teilzeit 70% (EG 8 TV-L), unbefristet. Zu Ihren Aufgaben gehören Vorzimmer, Terminkoordination, Protokolle, Schriftverkehr, Aktenführung und Mitarbeit in der SBFS sowie Organisatorisches im Stiftungsbereich.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung (ggf. Höherqualifizierung) sowie mehrjährige Sekretariats­erfahrung mit.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung, ggf. Höherqualifizierung als Fachwirt (IHK) oder geprüfte:r Management-Assistent:in.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Sekretariatsarbeit, ideal auf Geschäftsführungsebene.
• Perfekte Beherrschung von MS Office / Google Workspace.
• Exzellente Ausdrucksweise in Wort und Schrift.
• Wissen und Anwendungssicherheit über modernes Informations- & Dokumentenmanagement.
• Führerschein Klasse B und Bereitschaft zu Dienstfahrten.

Responsibilities

• Vorzimmer und Empfang der Stiftungsleitung, Koordination von Terminen.
• Sitzungsvorbereitung und Protokollführung interner Gremien.
• Schriftverkehr, Rundschreiben und allgemeine Ablage.
• Koordination und Anleitung allgemeiner Verwaltungstätigkeiten.
• Unterstützung bei Planung/Veranstaltungen der SBFS und der Stiftung.
• Mitwirkung bei Erstellung der Schulstatistik, Ferien- und Jahresterminpläne.

Skills

MS Office

Google Workspace

Ausdrucksweise

Diskretion

Empathie

Stressresistenz

Education

Kaufmännische Ausbildung

Fachwirt (IHK) oder Management-Assistent:in

Tools

MS Office

Google Workspace

Job description

Wir suchen ab sofort (jedoch spätestens bis zum 01.01.2027) eine:n Mitarbeiter:in für unser

Sekretariat Stiftungsleitung (w/m/d)

Teilzeit | 70% | EG 8 TV-L | unbefristet

für unseren Standort Weingarten

Ihr neues Aufgabengebiet

• 1. Sekretariat Stiftungsleitung (Stellenanteil ca. 50 %):
• Vorzimmer und Empfang Stiftungsleitung
• Koordination und Organisation von Terminen der Stiftungsleitung
• Sitzungsvorbereitung und Protokollführung verschiedener interner Gremien einschl. des Aufsichtsrats und der Gesellschafterversammlungen
• Schriftverkehr einschl. Rundschreiben Stiftungsleitung
• Gesamt-/Allgemeinablage
• Koordination und Anleitung Stelle allgemeine Verwaltung
• Sonderaufgaben im Auftrag der Stiftungsleitung
• Schriftverkehr Sonderberufsfachschule (SBFS) in Abstimmung mit der Schul-/bzw. Geschäftsbereichsleitung
• Allgemeine Verwaltungs- und Dokumentationsaufgaben der SBFS
• Mitwirkung bei der Planung und Vorbereitung von Veranstaltungen der SBFS
• Gesamtschulbereich: Mitarbeit bei der Erstellung der jährlichen Schulstatistik, Mitarbeit bei der Erstellung der Ferien- und Jahresterminpläne

Das bringen Sie mit

• Fachliche Voraussetzungen:
• Kaufmännische Ausbildung, wenn möglich mit einer Höherqualifizierung als Fachwirt (IHK) oder geprüfte:r Management- Assistent:in
• Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Sekretariatsarbeit, wenn möglich auf Geschäftsführungsebene
• Perfekte Beherrschung von MS Office / Google Workspace
• Exzellente Ausdrucksweise in Wort und Schrift
• Wissen und Anwendungssicherheit über ein modernes Informations- und Dokumentenmanagement
• Führerschein Klasse B und Bereitschaft zur Erledigung von Dienstfahrten
• 2. Persönliche Voraussetzungen:
• Absolute Diskretion und Loyalität
• Empathie und Fähigkeit zur emotionalen Abgrenzung in schwierigen Situationen
• Diplomatisches Geschick im Hierarchiegefüge
• Durchsetzungsvermögen gepaart mit Freundlichkeit und Verbindlichkeit
• Hohe Resilienz und Stressresistenz

Darauf können Sie sich freuen

• Ein leistungsangemessener Verdienst nach dem Tarifvertrag der Länder (TV-L)
• Die attraktive Zusatzversorgung des öffentlichen Dienstes (ZVK)
• Zuschuss zum ÖPNV/ das Jobbike
• Unser betriebliches Gesundheitsmanagement und Firmenfitness (Epassi)
• Attraktive Mitarbeiterrabatte über Corporate Benefits
• Das vielseitige Tätigkeitsfeld bietet Ihnen viele persönliche Entwicklungs- und Entfaltungsmöglichkeiten
• Fort- und Weiterbildungen werden unterstützt
• Ein offenes und unterstützendes Arbeitsumfeld

Wir setzen uns für Chancengleichheit und Vielfalt ein. Menschen mit Schwerbehinderung oder Gleichstellung im Sinne des § 2 SGB IX werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt.

Stiftung KBZO: Mit viel Herzblut und Engagement

Gemeinsam setzen wir uns engagiert und voller Leidenschaft für unsere Ziele und die Menschen in unserer Gesellschaft ein. Jedes Projekt, das wir initiieren, gehen wir mit voller Begeisterung und unermüdlichem Einsatz an. Wir glauben daran, dass Veränderungen nur zusammen gemeistert werden können. Unsere Arbeit ist mehr als nur eine Aufgabe: Sie ist eine Berufung, die wir mit vollem Einsatz verfolgen und immer den Menschen in den Fokus stellt. Wir sind bestrebt, durch unsere Initiativen eine spürbare und nachhaltige Wirkung zu erzielen. Wir handeln nicht nur mit Verstand, sondern vor allem mit Herz und der Bereitschaft, uns voll und ganz einzubringen.

Sauterleutestrasse 15
D-88250 Weingarten/Württ.
Telefon: [phone]
E-Mail: [e-mail]

Spendenkonto

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BIC: SOLADES1RVB
Kreissparkasse Ravensburg