Sekretär:in Junior (all genders)

Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE); Hamburg; Vor Ort; EUR 43.000 - 53.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

TVöD/VKA Tarifvertrag

UKE-Akademie für Bildung und Karriere

Weiterentwicklung im Fach- und Projekt

Deutschlandticket Zuschuss

Dienstrad-Leasing

Gesundheits- und Präventionsangebote

Kinderbetreuung unterstützend

Krisensicherer Arbeitsplatz

Strukturierte Einarbeitung

Mitarbeiterrestaurant und Health-KITCH

Zusammenfassung

Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE) sucht eine/n Sekretär:in Junior (all genders) für den Bereich Neugeborenenscreening/Stoffwechsellabor. Zu den Aufgaben gehört das Weiterleiten von Anfragen, Pflege von Listen, Datenrecherche, Schriftverkehr und Mitwirkung in Abrechnungen nach GOÄ/EBM.

Die Stelle ist befristet bis zum 30.11.2027 und erfordert eine kaufmännische Ausbildung sowie gute Deutschkenntnisse.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation.
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Grundkenntnisse in Englisch.
• Engagement, eigenständiges Arbeiten, Team- und Kommunikationsfähigkeit.
• Gute MS-Office-Kenntnisse; idealerweise Erfahrung mit Laborinformationssystemen und SAP.

Aufgaben

• Weiterleitung von Anfragen an die Leitung per Post, E-Mail und Telefon.
• Pflege von Excel-Listen, Erstellung und Verwaltung von Autonummern.
• Recherche fehlender Daten durch telefonische Nachfragen.
• Schriftverkehr in Deutsch, ggf. Englisch, Büro- und IT-Beschaffungen.
• Mithilfe in Abrechnung nach GOÄ/EBM; Digitalisierung von Einwilligungen.
• Stammdateneingaben, Anlagenpflege neuer Einsender.

Kenntnisse

Kaufmännische Ausbildung

Verwaltungsangestellte:r

Medizinische Fachangestellte

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse Grundstufe

MS-Office Kenntnisse

Excel

PowerPoint

Word

Laborinformationssysteme

SAP

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Excel

PowerPoint

Word

Laborinformationssysteme

SAP

Jobbeschreibung

Wir sind das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE) – und stehen für exzellente Kompetenz in Forschung, Lehre und der vollumfänglichen Gesundheitsversorgung in unseren Kliniken. Unsere rund 17.000 Mitarbeiter:innen streben jeden Tag aufs Neue danach, mit ihrem Beitrag die Welt ein bisschen gesünder zu machen. Es ist unser Anspruch, eine der führenden Universitätskliniken zu sein – und gleichzeitig der beste Arbeitgeber unserer Branche. So glauben wir im UKE fest daran, dass erfolgreiches und erfüllendes Arbeiten im Einklang mit den persönlichen Bedürfnissen und individuellen Lebensentwürfen der Mitarbeitenden stehen sollte. Und so unterschiedlich diese sind, so vielfältig ist unser Angebot an individuellen Lösungen. Willkommen im UKE.

Sekretär:in Junior (all genders) für den Bereich Neugeborenenscreening/Stoffwechsellabor

Das macht die Position aus

Das Labor für Neugeborenenscreening führt jährlich mehr als 50.000 Untersuchungen auf das Vorliegen von angeborenen Stoffwechselerkrankungen, hormonelle Erkrankungen, Mukoviszidose, schwere angeborene Immundefekte, Sichelzellkrankheit und spinale Muskelatrophie (SMA) durch. Hierbei kommen neben der Tandem-Massenspektrometrie verschiedene biochemische, immunologische und molekulargenetische (qPCR) Methoden zum Einsatz. Im Juni 2025 ist im Neugeborenenscreening das Pilotprojekt für die CLN2-Krankheit gestartet. Das Projekt soll betroffenen Kindern einen früheren Therapiebeginn vor dem Auftreten erster Symptome ermöglichen und wichtige Evidenzdaten für eine mögliche Aufnahme von CLN2 in das Regelscreening liefern. Ziel ist es, in Zukunft allen Kindern in Deutschland im Rahmen des Regelscreenings eine frühe Diagnose und damit erfolgreiche Therapie gegen die Kinderdemenz CLN2 zu ermöglichen. Ihre Aufgaben:

• Weiterleitung sämtlicher Anfragen (postalisch, per E-Mail und telefonisch) von Einsender:innen oder Patient:innen an die Leitung
• Pflege und Aktualisierung von Excel-Listen sowie Erstellung und Verwaltung von Autonummern
• Recherche fehlender Daten/Befunde durch aktive telefonische Nachfrage bei Einsender:innen/spezialisierten Behandlungseinrichtungen/niedergelassenen Ärzt:innen/Eltern
• Schriftverkehr und Erstellung von Schreibarten in deutscher und ggf. englischer Sprache, allgemeine Büromaterialbeschaffung und IT-Beschaffungen
• Mithilfe in der Abrechnung/Vorbereitung der Abrechnung erbrachter Laborleistungen nach GOÄ und EBM
• Kontrolle, Digitalisierung und ordnungsgemäße Ablage von Einwilligungserklärungen
• Probenversand
• Stammdateneingaben/Anlage und Pflege neuer Einsender:innen

Diese Position ist zunächst bis zum 30.11.2027 befristet zu besetzen.

Darauf freuen wir uns

• Abgeschlossene Ausbildung: kaufmännische Ausbildung (z.B. Büromanagement), Ausbildung Verwaltungsangestellte:r, (Zahn-) Medizinische:r Fachangestellte:r oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
• Gute Deutschkenntnisse sowie Grundkenntnisse in Englisch in Wort und Schrift
• Engagement, eigenständiges Arbeiten, Team- und Kommunikationsfähigkeit, Flexibilität, Zuverlässigkeit, Einsatzbereitschaft, Organisationsgeschick
• Bereitschaft neue Aufgaben mit neuen Inhalten zu übernehmen
• Gute MS-Office-Kenntnisse (Excel, PowerPoint, Word), idealerweise erste Erfahrungen mit Laborinformationssystemen und SAP

Immunitätsstatus

Eine Einstellung ist nur möglich, wenn nach den jeweils geltenden (gesetzlichen und medizinischen) Vorgaben gegen das Masernvirus ein vollständiger Immunisierungs- bzw. Immunitätsnachweis vorliegt. Dies ist vor Beschäftigungsbeginn durch entsprechende Unterlagen (z. B. Impfausweis) nachzuweisen.

Das bieten wir

• Faire und transparente Vergütung nach unserem Tarifvertrag TVöD/VKA (42.900 € - 52.700 €) unter Berücksichtigung von Qualifikationen und Berufserfahrung. Die Gehaltsangabe bezieht sich auf eine Vollzeitstelle mit 38,5 Wochenstunden. Die genannten Beträge sind Richtwerte und stellen kein Gehaltsversprechen dar.
• Gezielte und individuelle Weiterentwicklung auf Fach- und Projektebene ist gegeben, so bieten wir eine langfristige Perspektive in einem sinnstiftenden Umfeld
• Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsprogramme an unserer UKE-Akademie für Bildung und Karriere
• Möglichkeiten zur Mitgestaltung unserer Personalpolitik „UKE INside“ in berufsgruppen- und hierarchieübergreifenden Projekten
• Nachhaltig unterwegs: Zuschüsse zum Deutschlandticket als Jobticket und Dr. Bike Fahrradservice; Option zum Dienstrad-Leasing
• Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
• Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
• Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätigkeit, wertschätzendes Miteinander
• Strukturierte Einarbeitung und offener Wissensaustausch im Team
• Unser Mitarbeitenden Restaurant bietet eine reiche Auswahl an kulinarischen Angeboten; weitere Angebote gibt es in den „Health Kitchen“ Cafés und Bistros und in einem Supermarkt direkt auf dem Gelände