Sekretär/-in der Abteilungsleitung (m/w/d)

Landeshauptstadt Dresden; Dresden; Vor Ort; EUR 60.000 - 80.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Eine führende Stadtverwaltung in Dresden sucht einen Sekretär/-in der Abteilungsleitung in Teilzeit mit 31 Stunden pro Woche. Diese Position umfasst die Organisation von Büroprozessen, die Sekretariatsführung und die Unterstützung bei der Kommunikation. Ideale Kandidaten haben eine abgeschlossene Ausbildung und mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich. Freuen Sie sich auf attraktive Vorteile wie 30 Tage Urlaub und flexible Arbeitszeiten.

Leistungen

Jahressonderzahlung

30 Tage Erholungsurlaub

Betriebliche Altersvorsorge

Vergünstigungen im Personennahverkehr

Qualifikationen

• Fähigkeit zur Sekretariatsführung und Büroorganisation.
• Erfahrung in der Assistenz.
• Führerschein der Klasse B.

Aufgaben

• Organisation und Steuerung von Büroprozessen.
• Vorbereitung und Nachbereitung von Sitzungen und Besprechungen.
• Führung der Geschäftskorrespondenz.

Kenntnisse

Organisation und Steuerung von Büroprozessen

Kommunikationsfähigkeit

Teamarbeit

Ausbildung

Abgeschlossene Ausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf

Jobbeschreibung

Sekretär/-in der Abteilungsleitung (m/w/d)

Die Landeshauptstadt Dresden ist eine von hoher Lebensqualität und kultureller Vielfalt geprägte Großstadt. In Dresden mit ca. 570.000 Einwohnerinnen und Einwohnern lässt es sich nicht nur hervorragend leben und wohnen, sondern auch arbeiten. Als Arbeitgeber bietet die Landeshauptstadt Dresden ein breites Spektrum unterschiedlicher Einsatzgebiete und persönlicher Entfaltungsmöglichkeiten. Die Aufgaben sind vielseitig, jeden Tag gilt es, an der Gestaltung der Stadt und ihrer zahlreichen bürgerschaftlichen Anliegen mitzuwirken.

Das Amt für Gesundheit und Prävention erfüllt Aufgaben des Öffentlichen Gesundheitswesens in der Bevölkerungs- und Individualmedizin. Nach dem Leitbild "Gesundheit – beraten, fördern, schützen" setzen wir uns für die gesundheitlichen Belange der Dresdnerinnen und Dresdner ein und tragen so zur gesundheitlichen Chancengleichheit in der Stadt bei.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet eine/-n

Sekretär/-in der Abteilungsleitung (m/w/d)
Chiffre: 53251202

• Bewerbung bis: 2. Januar 2026
• Arbeitszeit: Teilzeit mit 31 Stunden pro Woche (Stundenaufstockung möglich)
• Entgeltgruppe: 5 TVöD-V, widerrufliche außertarifliche Zulage für Sekretäre/Sekretärinnen nach einem Jahr in dieser Tätigkeit
• Qualifikation: abgeschlossene Berufsausbildung

Diese Aufgaben erwarten Sie

• Organisation und Steuerung Büroprozesse
• Sekretariatsführung der Abteilungsleitung sowie Vertretung Sekretariat der Amtsleitung
• Durchführen der Optimierung von Büroorganisation und Arbeitsabläufen
• Unterstützung der Kommunikation zu Vorgängen und Sachverhalten sowie Treffen von Entscheidungen zu Prioritäten
• Terminkoordination und Korrespondenzbearbeitung
• Koordinierung, Überwachung und Steuerung von Terminen, Wiedervorlagen
• Einleitung erforderlicher Maßnahmen bei Terminabweichungen
• Entscheidung über Dringlichkeit von Informationen und Dokumenten sowie deren Weiterleitung
• Führung der Geschäftskorrespondenz (Anschreiben, E-Mail, usw.)
• Postbearbeitung inklusive E-Büro des Amtes 53 und der Abteilung 53.1 sowie Verteilung in die Abteilungen
• Organisation, Nachbereitung und Abrechnung von Dienstreisen und Organisation, Begleitung sowie Protokollierung von Veranstaltungen
• Inhaltliche Unterstützung der fachbezogenen Aufgabenwahrnehmung
• Vor- und Nachbereitung sowie Betreuung von Sitzungen und Besprechungen nach zeitlichen und sachlichen Vorgaben, einschließlich Protokollierung, Erstellung von Präsentationen
• Mitwirkung bei der Planung, Durchführung und Kontrolle von Projekten
• Erstellung, Aktualisierung und Fortschreibung des Bereitschaftsdienstplans der Ärzte/Ärztinnen des Amtes einschließlich Informationsweiterleitung an die zuständigen Stellen
• Literaturverwaltung für das Amt 53
• Mitwirkung bei der amtsseitigen Öffentlichkeitsarbeit sowie Aktualisierung von dresden.de
• Transport von Verbrauchsmaterial, Post und Wäsche für das Amt 53 innerhalb des Stadtgebietes (nur im Vertretungsfall)

Was wir Ihnen bieten

Sie sind auf der Suche nach einer Tätigkeit mit Perspektive in Dresden? Dann sind Sie bei uns genau richtig!
Beschäftigte der Landeshauptstadt Dresden profitieren von zahlreichen Vorteilen und Möglichkeiten.

Freuen Sie sich auf...

• Jahressonderzahlung, leistungsorientierte Bezahlung und betriebliche Altersvorsorge
• 30 Tage Erholungsurlaub bei einer 5-Tage-Woche im Kalenderjahr und Möglichkeit des Bildungsurlaubs sowie Sonderurlaubs
• umfangreiches Qualifizierungsangebot für fachliche sowie persönliche Weiterentwicklung
• Vergünstigungen im Personennahverkehr (Job-Ticket, auch als Deutschlandticket), Fahrradleasing
• Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben (z. B. durch flexible Arbeitszeitmodelle, Gleitzeit und mobiles Arbeiten)

Das bringen Sie mit

• abgeschlossene Ausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf mit einer Ausbildungsdauer von mindestens drei Jahren in den Fachrichtungen Fachangestellte/-r für Bürokommunikation, Verwaltungsfachangestellte/-r oder Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement
• mehrjährige Berufserfahrung im Bereich der Sekretariatsorganisation/Assistenzbereich
• Führerschein Klasse B sowie die Bereitschaft zur Führung eines Kfz

Wünschenswert

• Kenntnisse geltender Vorgaben zum Verfassen von Geschäftskorrespondenz
• Kooperationsfähigkeit, Kommunikationsfähigkeit und Belastbarkeit
• Absicherung eines langen Dienstes pro Woche bis 18 Uhr

Wir wertschätzen Vielfalt und möchten, dass unsere Beschäftigten die Stadtgesellschaft widerspiegeln. Wir begrüßen alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung! Senden Sie uns Ihre vollständigen Unterlagen online über bewerberportal.dresden.de zu. Aus Sicherheitsgründen können nur Anhänge im PDF-Format angenommen werden.

Mit der Abgabe der Bewerbung willigen Sie der Speicherung der personenbezogenen Daten während des Bewerbungsverfahrens ein. Detaillierte Hinweise zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie den Umgang mit den übersandten Unterlagen finden Sie unter: www.dresden.de/stellen.

Ihre Ansprechpersonen

für fachliche Fragen
Frau Forberger (Amt für Gesundheit und Prävention)
Tel. [phone]

zum Bewerbungsprozess
Frau Spenke (Haupt- und Personalamt)
Tel. [phone]

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