Sekretär*in Dekanat (26274)

Bergische Universität Wuppertal; Eichholz; Hybrid; EUR 27.000 - 36.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten

Homeoffice

30 Urlaubstage

Fort- und Weiterbildungsangebot

Betriebliche Altersvorsorge

Gesundheitsmanagement

Zusammenfassung

Die Bergische Universität Wuppertal sucht am Standort Wuppertal eine sachkundige Kraft im allgemeinen Sekretariat (Teilzeit 75%) mit Aufgaben in Post-/Terminkoordination, Korrespondenz (DE/EN) sowie Archivierung und Organisation von Meetings und Veranstaltungen.

Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung, sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse, sichere MS Office-Kenntnisse und Organisationstalent. Die Stelle ist befristet nach §14 Abs. 2 TzBfG für 2 Jahre und wird nach TV-L E 8 bewertet.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Erfahrung im öffentlichen Dienst.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Selbstständige Organisation und Administration.

Aufgaben

• Allgemeine Sekretariatstätigkeit: Posteingang/Ausgang, Termine, Korrespondenz.
• Organisation von Seminaren, Tagungen und Veranstaltungen inkl. Raum/Catering.
• Sitzungsorganisation, Protokollführung und Verteilung.
• Haushalts- und Finanzverwaltung: Budget/Abrechnung, Reisekosten.

Kenntnisse

Office Software

Administrative

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Microsoft Office

Jobbeschreibung

IHRE AUFGABEN

• Allgemeine Sekretariatstätigkeit: Bearbeitung von Posteingang und -ausgang, Terminkoordination, Korrespondenz (deutsch/englisch), Schriftstücke, Ablage, Archivierung, Vorratsüberwachung, Kopierarbeiten, Publikumsverkehr, Reiseorganisation (inkl. Buchungen, Kostenermittlung, Abrechnung).
• Organisation von Seminaren, Tagungen und Veranstaltungen: Einladungen, Unterlagen, Raum- und Cateringorganisation, finanzielle Abwicklung, Koordination mit externen Partnern.
• Sitzungs- und Besprechungsorganisation: Einladungen, Unterlagen, Protokollführung, -verteilen und -archivierung.
• Haushalts- und Finanzverwaltung: Budgetverteilung, Kontenführung, Abwicklung von Dienstreisen, Abrechnung, Überwachung der Mittelverwendung.
• Beschaffung und Rechnungsabwicklung: Bestellungen (Büromaterial, Fachliteratur), Preisvergleiche, Lieferkontrolle, Reklamationen, Vorkontrolle von Rechnungen.
• Personalangelegenheiten: Vorbereitung von Stellenausschreibungen, Koordination von Vorstellungsgesprächen, Ausfüllen von Formularen, Koordination der Arbeitsplatzherrichtung.
• Unterstützung bei Drittmittelanträgen und Forschungsgeldern: Bearbeitung von Anträgen, Mittelverwendungsplänen, Abwicklung von Projektkosten, Rechnungsstellung, Fristenkontrolle, Berichterstattung, Vertragsabwicklung, Digitalisierung der Prozesse.
• Prozessoptimierung & Digitalisierung: Eigenständige Ideenentwicklung zur Verbesserung von Arbeitsabläufen, Zusammenarbeit mit anderen Sekretariaten, Umsetzung von Digitalisierungsmaßnahmen.

IHR PROFIL

• Abgeschlossene Berufsausbildung in einem kaufmännischen Bereich oder eine vergleichbare abgeschlossene Ausbildung im öffentlichen Dienst oder eine andere abgeschlossene Berufsausbildung mit mindestens zweijähriger Berufserfahrung in dem ausgeschriebenen Aufgabenbereich
• Sehr gute Kenntnisse in Wort und Schrift sowohl in deutscher als auch in englischer Sprache
• Gute schreibtechnische Fähigkeiten, sowie sicherer Umgang mit den Microsoft Office Produkten (z. B. Word, Excel, PowerPoint und Outlook)
• Fähigkeiten zur selbstständigen Organisation und Administration
• Bereitschaft zur kontinuierlichen Weiterqualifizierung

Beginn: zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Dauer: befristet gem. § 14 Abs. 2 TzBfG für 2 Jahre

Diese Stelle kann nicht mit Personen besetzt werden, die schon einmal in einem Beschäftigungsverhältnis (hierzu zählen auch SHK- und WHK-/WHF-Beschäftigungen) zur Bergischen Universität Wuppertal gestanden haben.

Stellenwert: E 8 TV-L

Umfang: Teilzeit 75 % der tariflichen Arbeitszeit

Kennziffer: 26274

Ansprechpartner: Dekan Herr Prof. Dr. Markus Clemens
[e-mail]

Bewerbungsfrist 19.10.2026

WIR BIETEN IHNEN

• Kollegiales und wertschätzendes Miteinander
• Betriebliches Gesundheitsmanagement und UniSport
• Flexible Arbeitszeiten und Homeoffice
• Arbeiten in internationalem Kontext
• 30 Urlaubstage
• Großes Fort- und Weiterbildungsangebot
• Familienfreundliche Arbeitsbedingungen
• Betriebliche Altersvorsorge

An der Bergischen Universität schätzen wir die individuellen und kulturellen Unterschiede unserer Universitätsangehörigen und setzen uns für Gleichstellung, Chancengerechtigkeit und die Vereinbarkeit von Familie und Beruf ein. Bewerbungen von Menschen jeglichen Geschlechts sowie von Menschen mit Schwerbehinderung und ihnen gleichgestellten Personen sind willkommen. Frauen werden nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes NRW bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen. Die Rechte von Menschen mit einer Schwerbehinderung, bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt zu werden, bleiben unberührt.