Sachbearbeitung Verwaltung & Vergabewesen (m/w/d)

Kompetenzzentrum für Ernährung (KErn); Kulmbach; Hybrid; EUR 52,000 - 66,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Home-Office-Möglichkeit

Job summary

Das Kompetenzzentrum für Ernährung (KErn) am Standort Kulmbach sucht eine Stelle als Sachbearbeitung Verwaltung & Vergabewesen (m/w/d) in Vollzeit, unbefristet. Die Aufgaben umfassen Unterstützung der Leitung, Personalangelegenheiten, Beschaffungswesen und das Haushaltsmanagement im zentralen Verwaltungsbereich.

Zu den Aufgaben gehören außerdem die Liegenschaftsverwaltung der Standorte Kulmbach und Freising sowie die Optimierung interner Verwaltungsprozesse.

Qualifications

• Abschluss der Fachlaufbahn Verwaltung und Finanzen mit Schwerpunkt nichttechnischer Verwaltungsdienst oder Staatsfinanz
• Erfahrung in Personalangelegenheiten, Ausschreibungen und Bewerbermanagement
• Kenntnisse im Tarif- und Beamtenrecht sowie im Haushaltsrecht
• Grundkenntnisse in Liegenschaftsverwaltung und Arbeitsschutz
• Prozessmanagement und Verwaltungsorganisation
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise und Teamfähigkeit

Responsibilities

• Mitwirkung in Personalangelegenheiten: Unterstützung der Leitung und Bereichsleitungen in Stellenbesetzungsverfahren und Bewerbermanagement
• Unterstützung Beschaffungswesen bei Liefer- und Dienstleistungen
• Mitwirkung im Haushalts- & Finanzmanagement: Überwachung von Haushaltsmitteln und Auswertung der Daten
• Mitarbeit in der Liegenschaftsverwaltung der Standorte Kulmbach & Freising
• Optimierung interner Verwaltungsprozesse und Dokumentation gemäß Standards
• Organisation von Arbeitsschutzmaßnahmen und Hygieneschulungen im Lebensmittelbereich

Skills

Verwaltungswissen

Teamfähigkeit

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Serviceorientierung

Education

Bachelor (FH) im Bereich Verwaltungsmanagement

Abschluss Fachlaufbahn Verwaltung & Finanzen

Job description

Die Bayerische Landesanstalt für Landwirtschaft (LfL) in Freising-Weihenstephan ist das Wissens- und Dienstleistungszentrum für die Landwirtschaft in Bayern. Sie ist eine dem Bayerischen Staatsministerium für Ernährung, Landwirtschaft, Forsten und Tourismus unmittelbar nachgeordnete staatliche Behörde, deren Institute und Abteilungen Aufgaben in der anwendungsorientierten Forschung und Entwicklung, im Versuchswesen, im Hoheitsvollzug und in der Aus- und Fortbildung obliegen. Das Kompetenzzentrum für Ernährung (KErn) bündelt das Wissen rund um das Thema Ernährung in Bayern.

Am Standort Kulmbach ist ab dem nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als Sachbearbeitung Verwaltung & Vergabewesen (m/w/d) Vollzeit, unbefristet zu besetzen.

Ihre zukünftige Tätigkeit

• Mitwirkung in Personalangelegenheiten: Unterstützung der KErn-Leitung und Bereichsleitungen in Stellenbesetzungsverfahren, insbesondere bei der Ausarbeitung von Ausschreibungsunterlagen und im Bewerbermanagement, Zusammenarbeit mit dem Sachgebiet Personal bei der Stellenbewirtschaftung, außerdem Unterstützung der Beschäftigten in sonstigen personalrechtlichen Angelegenheiten, etwa bei Arbeitszeitänderungen und Home-Office
• Mitarbeit im Beschaffungswesen: Unterstützung der Bedarfsträger bei Beschaffungen von Liefer- und Dienstleistungen, insbesondere Anleitung zur eigenständigen rechtskonformen Durchführung der Verfahren bzw. Mitwirkung bei der gemeinsamen Abwicklung der Aufträge mit der Beschaffungsstelle der LfL (BS) bzw. der Zentralen Vergabestelle der FüAK (ZVSt); zudem selbstständige Durchführung von Beschaffungen für den allgemeinen Dienstbetrieb und Abruf von Leistungen aus Rahmenvereinbarungen, erforderlichenfalls gemeinsam mit BS bzw. ZVSt
• Aufgaben im Haushalts- & Finanzmanagement: Mitwirkung bei der dezentralen Bewirtschaftung der Haushaltsmittel des Kompetenzzentrums für Ernährung, Monitoring des Mittelverbrauchs und Auswertung der Haushaltsdaten zur Unterstützung der KErn-Leitung bei der Planung u. Bewirtschaftung der Haushalts- und Projektmittel, Beratung u. Unterstützung in haushaltsrechtlichen Fragestellungen gemeinsam mit dem Haushaltssachgebiet AV 3 der LfL sowie Mitwirkung bei der Inventarverwaltung
• Mitwirkung in der Liegenschaftsverwaltung: Bearbeitung von Verwaltungstätigkeiten im Zusammenhang mit den Dienstgebäuden der Standorte Kulmbach & Freising sowie Organisation des Umzugs der Beschäftigten inkl. Inventar in das Grüne Zentrum Kulmbach
• Mitarbeit bei interner Verwaltungsorganisation & Verwaltungsmanagement: Optimierung interner Verwaltungsprozesse durch Erarbeitung v. Arbeitshilfen, Leitfäden, Mustervorlagen, standardisierten Ablaufregelungen etc. vorzugsweise in den Bereichen Beschaffungswesen, Haushalts- & Finanzmanagement sowie Vorgangsdokumentation für eine einheitliche verwaltungsrechtliche Verfahrenspraxis am KErn, Umsetzung verwaltungsorganisatorischer Änderungen im Organigramm und Geschäftsverteilungsplan in Abstimmung mit der Abteilung Verwaltung der LfL
• Aufgaben im Themenfeld Arbeitssicherheit & Gesundheitsvorsorge: Führung der arbeitsmedizinischen Vorsorgekartei und Organisation der Untersuchungstermine, Organisation von Überprüfungsterminen überprüfungsbedürftiger Anlagen an beiden Dienststellen, Koordination der jährlichen Sicherheitsbegehungen der Dienststellen und Umsetzung arbeitsschutzrechtlicher Verbesserungsmaßnahmen ge-meinsam mit den Sicherheitsbeauftragten, den Fachkräften für Arbeitssicherheit und dem arbeitsmedizinischen Dienst sowie Organisation regelmäßiger Hygieneschulungen im Umgang mit Lebensmitteln für die Beschäftigten des Kompetenzzentrums für Ernährung

Wir erwarten

• Abschluss der Fachlaufbahn Verwaltung und Finanzen mit Schwerpunkt nichttechnischer Verwaltungsdienst oder Staatsfinanz mit Einstieg/Befähigung 3. Qualifikationsebene oder Abschluss als Bachelor (FH) im Bereich Verwaltungsmanagement, Wirtschaftsrecht, Public Management bzw. vergleichbaren Studiengängen oder Abschluss Beschäftigtenlehrgang II (bei ausländischem Abschluss: Nachweis über die Anerkennung des Bildungsabschlusses in Deutschland)
• gute Fachkenntnisse im Tarif- und Beamtenrecht (z. B. TV-L inkl. EntGO, TzBfG, BayBG, Be-amtStG), im Haushaltsrecht des Freistaats Bayern (etwa BayHO, VV-BayHO, HG mit DBestHG, HvR) und im allgemeinen Verwaltungsrecht (v. a. BayVwVfG, AGO)
• gute Fachkenntnisse der vergaberechtlichen Bestimmungen für Liefer- und Dienstleistungen (v. a. UVgO, VVöA, auch VgV, GwB, einschlägige Bekanntmachungen)
• Grundkenntnisse im Bereich der Liegenschaftsverwaltung (etwa BGB, BetrKV) sowie im Themenfeld Arbeitssicherheit und Gesundheitsvorsorge (v. a. ArbSchG, ArbMedVV, einschlägige ASR und DGUV)
• Kenntnisse in Verwaltungsorganisation und Verwaltungsprozessen bzw. Prozessmanagement
• selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
• Serviceorientierung, Teamfähigkeit und Kontaktfreude
• gute Kommunikationsfähigkeit, gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
• Belastbarkeit, gutes Zeitmanagement und Organisationstalent

Wir bieten

• einen Dienstposten der 3. Qualifikationsebene in der Besoldungsgruppe A 10 BayBesG. Der zu besetzende Dienstposten lässt hier grundsätzlich eine weitere Entwicklung bis Besoldungsgruppe A 13 BayBesG zu. Für Tarifbeschäftigte erfolgt die Eingruppierung in Entgeltgruppe 10 TV-L
• ein vielseitiges verwaltungsrechtliches Aufgabenfeld
• eine freundliche Arbeitsatmosphäre in einem engagierten Team
• flexible und familienfreundliche Arbeitszeitgestaltung mit Möglichkeit zum Home-Office