Sachbearbeiterin bzw. Sachbearbeiter im Vorzimmer des Kreisdirektors (m/w/d)

Kreis Siegen-Wittgenstein; Siegen; Presencial; EUR 52.000 - 70.000; Jornada completa

Ventajas ofrecidas por este puesto de trabajo

Flexible Arbeitszeiten

Mobiles Arbeiten

Betriebliche Altersversorgung

E-Bike-Leasing

Urban Sports Club

Descripción de la vacante

Die Kreisverwaltung Siegen-Wittgenstein sucht eine engagierte Kraft zur verantwortungsvollen Organisation des Vorzimmersekretariats des Kreisdirektors. Sie arbeiten eng mit Dezernat I, übernehmen administrative Aufgaben, koordinieren Termine und Fristen, erstellen Schriftverkehr und unterstützen die Personalverwaltung.

Sie bringen eine einschlägige Ausbildung oder Laufbahnbefähigung mit, arbeiten diskret, präzise und serviceorientiert und profitieren von flexiblen Arbeitszeiten, mobilem Arbeiten

Formación

• Abgeschlossene Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten oder die Laufbahnbefähigung für die erste Laufbahngruppe, zweites Einstiegsamt des nichttechnischen Verwaltungsdienstes.
• Alternative: abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau bzw. zum Kaufmann für Büromanagement, Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellte/r oder vergleichbare dreijährige Ausbildung mit Vorerfahrung im Bereich Assistenz der Geschäftsführung.
• Ausgeprägtes Organisations- und Strukturierungsvermögen sowie eine präzise, prozessorientierte und diskrete Arbeitsweise.
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit im Umgang mit politischen Gremien, Behördenleitungen und Bürgerinnen/Bürgern.

Responsabilidades

• Eigenverantwortliche Führung und Organisation des Vorzimmersekretariats des Kreisdirektors.
• Effizientes Termin-, Fristen- und Wiedervorlagenmanagement sowie Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen.
• Schriftverkehr, teils nach Diktat oder stichwortartigen Vorgaben, inkl. Schnittstellenkommunikation zu internen Ämtern.
• Betreuung SD-Net im Dezernat I.
• Unterstützung in der Sachbearbeitung im Bereich Personalverwaltung, z. B. digitale Personalakten, Bearbeitung von Personalanträgen, Erstellung von Arbeitszeugnissen.
• Anwendung und Auslegung von beamten-, tarif- und arbeitsrechtlichen Vorschriften (TVöD, LBG) im operativen Tagesgeschäft.

Conocimientos

Organisationstalent

Diskretion

Kommunikationsfähigkeit

Teamfähigkeit

Educación

Verwaltungsfachangestellten-Ausbildung

Kaufmann/-frau für Büromanagement

Laufbahnbefähigung zweites Einstiegsamt (nichttechnischer Verwaltungsdienst)

Herramientas

LOGA

Infoma

MS Office (Word, Excel, Outlook)

Descripción del empleo

Umfang

Vollzeit

Befristung

unbefristet

Vergütung

bis EG 9a TVöD

Beginn

schnellstmöglich

Sie suchen eine vielseitige Tätigkeit, bei der Sie organisatorisches Geschick mit abwechslungsreichen Einblicken in die Arbeit einer Kreisverwaltung verbinden können? Im Vorzimmer des Kreisdirektors erwartet Sie ein spannendes und verantwortungsvolles Aufgabenfeld mit direktem Bezug zu den Abläufen und Entscheidungsprozessen des Dezernats I. Neben den klassischen Aufgaben im Vorzimmer übernehmen Sie weitere Tätigkeiten aus den zum Dezernats gehörenden Fachämtern. Diese Kombination bietet Ihnen die Möglichkeit, unterschiedliche Verwaltungsbereiche kennenzulernen, Ihre fachlichen und organisatorischen Kompetenzen weiterzuentwickeln und aktiv zu einem reibungslosen Ablauf der Verwaltungsarbeit beizutragen.

Zum Dezernat I, das dem Kreisdirektor untersteht, gehört das Personalamt, das Amt für IT, Digitalisierung und Organisation, das Amt für Kommunalaufsicht und Vergabe sowie das Amt für Immobilien.

Ihre Aufgaben

• Eigenverantwortliche Führung und Organisation des Vorzimmersekretariats des Kreisdirektors unter Einhaltung strenger Vertraulichkeitsstandards
• Effizientes Termin-, Fristen- und Wiedervorlagenmanagement sowie Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen und Dienstbesprechungen
• Erledigung des komplexen Schriftverkehrs, teils nach Diktat oder stichwortartigen Vorgaben, sowie Schnittstellenkommunikation zu internen Ämtern und externen Behörden
• Betreuung SD-Net im Dezernat I
• Unterstützung in der Sachbearbeitung im Bereich der Personalverwaltung, insbesondere Pflege von digitalen Personalakten, Bearbeitung von Personalanträgen sowie Erstellung von Arbeitszeugnissen
• Anwendung und Auslegung von beamten-, tarif- und arbeitsrechtlichen Vorschriften (insb. TVöD, LBG) im operativen Tagesgeschäft

Einstellungsvoraussetzungen sind

• eine abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder die Laufbahnbefähigung für die erste Laufbahngruppe, zweites Einstiegsamt des nichttechnischen Verwaltungsdienstes oder
• eine abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau bzw. zum Kaufmann für Büromanagement, Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellte/r, Justizfachangestellte/r oder eine vergleichbare dreijährige Ausbildung mit Vorerfahrung im Bereich Assistenz der Geschäftsführung
• Ausgeprägtes Organisations- und Strukturierungsvermögen sowie eine präzise, prozessorientierte und absolut diskrete Arbeitsweise
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, um professionell, verbindlich und serviceorientiert im Umgang mit politischen Gremien, Behördenleitungen und Bürgerinnen und Bürgern aufzutreten

Darüber hinaus bieten Sie

• Fundierte und anwendungssichere Kenntnisse im allgemeinen Verwaltungsrecht sowie im Tarif- und Arbeitsrecht des öffentlichen Dienstes
• Sehr gute IT-Anwenderkenntnisse in den gängigen Office-Programmen (Word, Excel, Outlook) sowie idealerweise in spezifischer Verwaltungs- und Personalsoftware (z. B. LOGA, Infoma)

Wir bieten

Vergütung

• Entgeltgruppe bis EG 9 a TVöD (je nach persönlichen Voraussetzungen) bzw. eine Besoldung bis A 8 des Besoldungsgesetzes für das Land Nordrhein-Westfalen (LBesG NRW)
• Jährliche leistungsorientierte Bezahlung und tarifliche Sonderzahlung
• Betriebliche Altersversorgung

Work-Life-Balance

• Flexible Arbeitszeiten
• Mobiles Arbeiten
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• Moderne Arbeitsplatzausstattung

Entwicklung & Sicherheit

• Unbefristete Beschäftigung im öffentlichen Dienst
• Regelmäßige Fortbildungsmöglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung
• Eigenverantwortliches Arbeiten in einem aufgeschlossenen, kollegialen und motivierten Team
• Zusätzliche Benefits wie E-Bike-Leasing oder der Mitgliedschaft im Urban Sports Club

Sie sind unsicher, ob Sie alle Voraussetzungen erfüllen? Kein Problem – melden Sie sich gerne vorab bei uns. Wir beraten Sie gern und finden gemeinsam heraus, ob die Position zu Ihnen passt.

Bewerbungen von Frauen sind willkommen und werden in Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistungen bevorzugt berücksichtigt. Ebenso gern gesehen sind Bewerbungen von Menschen mit Behinderung, welche im Rahmen der geltenden Bestimmungen ebenfalls Berücksichtigung finden.

Im Bewerbungsverfahren werden von Ihnen personenbezogenen Daten erhoben. Diese unterfallen der seit 25. Mai 2018 geltenden EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie dem derzeit gültigen Datenschutzgesetz NRW und sind zweckgebunden. Weitere Informationen unter http://www.siegen-wittgenstein.de/Datenschutz

Informationen und Auskunft:

Kreisdirektor
Herr Dr. Sebastian Merk

0271/333-2100
E-Mail: [e-mail]

siegen-wittgenstein.de

Bildnachweis: © Felix Höfer