Sachbearbeiter Personalentwicklung / Shared Service Center

GuideCom GmbH; Stuttgart; Vor Ort; EUR 32.000 - 42.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Gutes Arbeitsumfeld

Urlaubs- und Weihnachtsgeld

Mitarbeiterentwicklung über Akademie

Gesundheitsförderung inkl. Fitnessstud

Betriebsrestaurant

Kostenlose Parkplätze

JobRad

Flexible Arbeitszeitmodelle / mobiles-

Zusammenfassung

GuideCom GmbH sucht eine engagierte Verwaltungsassistenz zur Unterstützung des Teams in der Hauptverwaltung in Stuttgart. Sie koordinieren Termine, bereiten Unterlagen vor und pflegen unsere HR-Software. Erste Berufserfahrung und sicheres Office sind Voraussetzung.

Sie arbeiten eigenverantwortlich, kommunizieren klar und nutzen moderne Tools wie MS Office sowie Planner. Wenn Sie KI-gestützte Arbeitsmittel anwenden möchten, freuen wir uns auf Ihre Ideen und eine teamorientierte Arbeitsweise.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation.
• 1–2 Jahre Berufserfahrung in administrativer, serviceorientierter oder koordinierender Tätigkeit.
• Guter Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams); Erfahrung mit Planner von Vorteil.
• Erfahrung mit Seminar-/Veranstaltungsverwaltungssystemen (z.B. GuideCom) wünschenswert.
• Offenheit für KI-gestützte Arbeitsmittel (z.B. Copilot, ChatGPT) und Bereitschaft zur Integration in den Arbeitsablauf.

Aufgaben

• Operative Abwicklung von Personalentwicklungsformaten, Terminkoordination, Teilnehmerkommunikation und Dokumentation.
• Koordination von Einladungen und Unterlagenversand, Pflege von Teilnehmerdaten in der HR-Software.
• Ticketbasiertes Arbeiten über Microsoft Planner, zügige Bearbeitung und proaktive Rückmeldung.

Jobbeschreibung

IHR FUNDAMENT

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z.B. als Kaufmann/-frau für Büromanagement, Veranstaltungskaufmann/-frau oder Industriekaufmann/-frau
• Mindestens1–2 Jahre Berufserfahrung in einer administrativen, serviceorientierten oder koordinierenden Tätigkeit – idealerweise in einem Shared Service Center, Back-Office oder einer vergleichbaren Serviceeinheit
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams); Erfahrung mit aufgabenbasierten Planungstools (z.B. Microsoft Planner) von Vorteil
• Erfahrung mit Systemen zur Seminar- oder Veranstaltungsverwaltung (z.B. GuideCom) wünschenswert; schnelle Einarbeitung in neue Systeme wird vorausgesetzt
• Offenheit für KI-gestützte Arbeitsmittel (z.B. Microsoft Copilot, ChatGPT) und Bereitschaft, diese produktiv in die eigene Arbeitsweise zu integrieren

DARAUF KÖNNEN SIE BEI UNS BAUEN

Unsere Hauptverwaltung in Stuttgart zeichnet sich durch sehr moderne Arbeits- und Besprechungsräume in zentraler Lage in Stuttgart Zuffenhausen aus und ist leicht mit dem Auto und mit den öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar. Des Weiteren profitieren unsere Mitarbeitenden von folgendem Angebot:

• Gutes Arbeitsumfeld: Auf Sie wartet ein hoch motiviertes Team sowie Fairness im Umgang, Kompetenz in der Sache und ein kollegiales, offenes Arbeitsklima
• Attraktives Vergütungspaket: Leistungsgerechtes Tarifgehalt mit Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• Personalentwicklung: Mitarbeiterentwicklung und Weiterbildung sowohl auf fachlicher als auch persönlicher Ebene durch die WOLFF & MÜLLER Akademie
• Gesundheitsförderung: Ein umfassendes Angebot gesundheitsfördernder Maßnahmen u. a. unser hauseigenes Fitnessstudio und unser Basketballangebot
• Besondere Vorteile:Darunter Mitarbeiterangebote, ein Betriebsrestaurant, kostenlose Parkplätze, das JobRad und eine flexible Arbeitszeitgestaltung im Rahmen der Regelarbeitszeiten sowie Regelungen zum mobilen Arbeiten

SIE ALS PERSÖNLICHKEIT – Ihr „gewisses Etwas“

• Präzise & sorgfältig–Sie überprüfen Dokumente, Daten und Abrechnungen eigenständig auf Richtigkeit, bevor Sie Ergebnisse weitergeben – Qualitätssicherung ist für Sie selbstverständlich, nicht Zusatzaufgabe.
• Zuverlässig & verbindlich–Zugesagte Termine halten Sie ein. Wenn das ausnahmsweise nicht möglich ist, melden Sie sich aktiv und rechtzeitig – nicht nach Erinnerung.
• Serviceorientiert & kommunikativ– Interne Auftraggeber behandeln Sie mit der gleichen Verbindlichkeit wie externe Kunden. Sie kommunizieren klar, auf den Punkt und melden sich proaktiv zurück: Bei Abschluss, bei Verzögerungen, bei Klärungsbedarf.
• Strukturiert & eigenständig–Auch bei parallelen Aufgaben und hohem Volumen behalten Sie den Überblick, setzen Prioritäten und arbeiten ohne Micromanagement.
• Hands-on & mitdenkend–Sie warten nicht auf Anweisung, wenn Sie eine Verbesserung sehen. Sie bringen Ideen ein, dokumentieren sauber und machen Wissen im Team verfügbar.
• Digital versieht & lernfreudig – Digitale Tools sind für Sie keine Hürde, sondern ein selbstverständliches Werkzeug: Sie arbeiten routiniert mit modernen Systemen, finden sich eigenständig und schnell in neue Plattformen ein und setzen KI-gestützte Arbeitsmittel – wie Microsoft Copilot – gezielt und kreativ ein, um Ihre Arbeit effizienter und qualitätsvoller zu gestalten.

DAS ERWARTET SIE

• Administration und Organisation von Personalentwicklungsformaten– Sie übernehmen eigenverantwortlich die lückenlose operative Abwicklung von Assessments, Entwicklungsprogrammen und Workshops – von der sorgfältigen Terminkoordination und Teilnehmerkommunikation bis zur vollständigen Dokumentation und Nachbereitung.
• Teilnehmermanagement– Sie koordinieren Einladungen und Unterlagenversand gewissenhaft, pflegen Teilnehmerdaten und Veranstaltungsinformationen fehlerfrei in unsere HR-Software und sind für organisatorische Rückfragen die verlässliche, freundliche Anlaufstelle.
• Ticketbasiertes Arbeiten– Sie nehmen Aufträge über unser Ticketsystem (Microsoft Planner) entgegen, bearbeiten diese zügig und nach definierten Standards und melden sich proaktiv bei Abschluss oder Klärungsbedarf zurück.
• Unterlagen & Dokumentation– Sie erstellen und aktualisieren Präsentationen und Seminarunterlagen sorgfältig nach Vorlage, übertragen Mitschriften aus Veranstaltungen in Dokumente und leiten daraus präzise Maßnahmenlisten ab.
• Auswertungen & Reportings– Sie exportieren Daten aus unseren Systemen, erstellen standardisierte Auswertungen und Reports, prüfen Ergebnisse eigenständig und kritisch auf Plausibilität und stellen diese termingerecht zur Verfügung.
• Angebots- & Abrechnungsprozesse–Sie erstellen Angebote in GuideCom und DocuSign auf Basis vorhandener Vorlagen korrekt und vollständig, pflegen Abrechnungsvorgänge gewissenhaft, verarbeiten Teil- und Endabrechnungen und verfolgen offene Vorgänge konsequent nach.
• Effizienz & Mitgestaltung– Sie erkennen Optimierungspotenziale in unseren Prozessen, bringen Ideen aktiv und konstruktiv ein und gestalten gemeinsam mit dem Team belastbare Standards für unseren wachsenden Technischen Innendienst.

VERGÜTUNGSPAKET PERSONALENTWICKLUNG FLEXIBLES ARBEITEN* ZUSATZLEISTUNGEN* DIVERSITY

GESUNDHEITSFÖRDERUNG

*abhängig von Standort und Position

ÜBER UNS

Als Familienunternehmen plant und baut WOLFF & MÜLLER seit drei Generationen Bauwerke für die Anforderungen von morgen. Heute gehören wir zu den führenden Bauunternehmungen in privater Hand – mit Standorten in ganz Deutschland, eigener Rohstoffgewinnung und baunahen Dienstleistungen. Unser wichtigster und bester Baustoff: die Begeisterung fürs Bauen. Mehr erfahren unterwolff-mueller.de

ARBEITEN BEI WOLFF & MÜLLER IST

Herausfordernd, denn wir wollen immer besser werden, die Trends in der Branche setzen und dem Wettbewerb einen Schritt voraus sein.
Begeisternd, denn wir arbeiten an vielen spannenden Projekten, tragen große Verantwortung und haben den Freiraum, uns weiterzuentwickeln.
Familiär, denn wir gehen offen und vertrauensvoll miteinander um.