Sachbearbeiter (m/w/d) in Stuttgart

Expert Select GmbH; Stuttgart; Vor Ort; EUR 32.000 - 42.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

fester Arbeitsvertrag

Bezahlung nach dem GVP-Tarifvertrag

Weihnachtsgeld

Urlaubsgeld

frewillige vermögenswirksame Leisungen

Zusammenfassung

Expert Select GmbH sucht in Stuttgart eine qualifizierte Sachbearbeiterin bzw. einen Sachbearbeiter (m/w/d) für Büro, Verwaltung und kaufmännische Sachbearbeitung. Sie unterstützen interne Abläufe, pflegen Daten und überwachen Fristen.

Zu Ihren Aufgaben gehört die Prüfung von Unterlagen, die Koordination von Terminen und die sachgerechte Bearbeitung von Anfragen. Wir bieten einen festen Arbeitsvertrag, tarifliche Bezahlung und attraktive Zusatzleistungen.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder gleichwertige Qualifikation.
• Berufserfahrung im Büro bzw. Backoffice ist von Vorteil.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Geordnete Arbeitsweise, Zuverlässigkeit und Diskretion.
• Sichere PC-Kenntnisse (Word/Excel/E-Mail).

Aufgaben

• Erfassung, Pflege und Aktualisierung von Stammdaten, Kunden- und Auftragsdaten.
• Prüfung eingehender Unterlagen auf Vollständigkeit und Plausibilität.
• Bearbeitung administrativer Vorgänge in Büroorganisation und Verwaltung.
• Koordination von Terminen und Abstimmung mit Abteilungen.
• Bearbeitung von Anfragen und Weiterleitung an Zuständige.

Kenntnisse

Kaufmännische Berufsausbildung

Büroalltag-Erfahrung

PC-Kenntnisse (Word/Excel)

Genauigkeit

Gute Deutschkenntnisse

Diskretion/Datenschutz

Teamfähigkeit

Lernbereitschaft

Ausbildung

Kaufmännische Berufsausbildung abgeschlossen

Tools

Office-Software (Word/Excel)

Jobbeschreibung

Sachbearbeiter (m/w/d) in Stuttgart

Für ein strukturiertes Büro- und Verwaltungsumfeld in Stuttgart suchen wir einen Sachbearbeiter (m/w/d), der Vorgänge sauber bearbeitet, Unterlagen prüft und administrative Abläufe zuverlässig im Blick behält. Wenn Sie organisiert arbeiten, Fristen ernst nehmen und im Büroalltag gern den Überblick behalten, ist diese Stelle passend für Sie.

Als Sachbearbeiter (m/w/d) in Stuttgart unterstützen Sie interne Abläufe in der Verwaltung, im Backoffice und in der kaufmännischen Sachbearbeitung. Sie pflegen Daten, koordinieren Termine, bearbeiten Anfragen und sorgen dafür, dass Unterlagen vollständig, korrekt und nachvollziehbar verarbeitet werden. Gerade im Tagesgeschäft ist es wichtig, dass Informationen sauber weitergegeben, Fristen überwacht und Vorgänge lückenlos dokumentiert werden.

Ihre Aufgaben als Sachbearbeiter (m/w/d) in Stuttgart

• Erfassung, Pflege und Aktualisierung von Stamm-, Kunden-, Auftrags- oder Bewegungsdaten in internen Systemen
• Prüfung eingehender Unterlagen, Formulare, Anträge, Nachweise und Dokumente auf Vollständigkeit, Plausibilität und formale Richtigkeit
• Bearbeitung von administrativen Vorgängen im Bereich Büroorganisation, Verwaltung und kaufmännische Sachbearbeitung
• Koordination von Terminen, Rückmeldungen und internen Abstimmungen mit Fachabteilungen, Kollegen und Ansprechpartnern
• Bearbeitung schriftlicher und telefonischer Anfragen sowie Weiterleitung an zuständige Stellen
• Überwachung von Fristen, Wiedervorlagen, offenen Vorgängen und Rückmeldeterminen
• Vorbereitung, Nachverfolgung und Dokumentation von Vorgängen in der täglichen Büroarbeit
• Unterstützung als Sachbearbeiter (m/w/d) bei der Erstellung von Auswertungen, Statistiken, Berichten und internen Übersichten
• digitale und physische Ablage von Unterlagen nach internen Vorgaben
• Pflege von Akten, Datensätzen, Vorgangsnotizen und administrativen Übersichten
• Abgleich von Informationen zwischen Unterlagen, Systemdaten und internen Rückmeldungen
• Mitwirkung bei der Optimierung von Verwaltungsabläufen, Büroprozessen und organisatorischen Standards

Gerade in der Sachbearbeitung in Stuttgart kommt es darauf an, dass Aufgaben nicht nur begonnen, sondern sauber abgeschlossen werden. Im Büroalltag laufen oft mehrere Themen gleichzeitig: Datenpflege, Dokumentenprüfung, Terminabstimmung, Fristenkontrolle und Rückfragenbearbeitung. Wer hier strukturiert arbeitet, sorgt dafür, dass Abläufe stabil bleiben und andere Bereiche verlässlich weiterarbeiten können.

Was Sie im Arbeitsalltag erwartet als Sachbearbeiter (m/w/d)

• ein strukturierter Arbeitsplatz im Bereich Büro, Verwaltung und kaufmännische Sachbearbeitung
• klare Prozesse und feste Abläufe mit eigenverantwortlicher Bearbeitung
• abwechslungsreiche Verwaltungsaufgaben statt reiner Routinetätigkeit ohne Überblick
• enge Zusammenarbeit mit internen Ansprechpartnern
• ein Aufgabenbereich mit Fokus auf Organisation, Datenpflege, Dokumentenmanagement und Fristenkontrolle
• ein Arbeitsumfeld, in dem Sorgfalt, Verlässlichkeit und saubere Abläufe wichtig sind

Das bringen Sie mit: Ihr Profil als Sachbearbeiter (m/w/d)

Für die Arbeit an unseren Schreibtischen brauchen wir jemanden mit Struktur. Wenn Sie Dokumente lieber ordnen als suchen, gerne systematisch vorgehen und sich von einem vollen Posteingang nicht aus der Ruhe bringen lassen, passen Sie fachlich hervorragend in unser Team.

• Das Fundament: Die Basis für diese Position bildet eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung. Alternativ haben Sie sich eine Qualifikation angeeignet, die inhaltlich auf dem gleichen Niveau liegt.
• Erste Praxisluft: Es hilft enorm, wenn Sie schon Erfahrung im Büroalltag gesammelt haben. Egal, ob Sie vorher in der klassischen Sachbearbeitung, in der allgemeinen Verwaltung, der Büroorganisation oder im Backoffice tätig waren – diese Vorkenntnisse erleichtern Ihnen den Start bei uns.
• Sicher am PC: Word, Excel und die E-Mail-Verwaltung sind für Sie keine Fremdwörter, sondern Ihr tägliches Werkzeug. Mit den gängigen Office-Anwendungen gehen Sie routiniert um.
• Genauigkeit am Arbeitsplatz: Auf Ihrem Tisch herrscht Ordnung. Sie arbeiten von Grund auf strukturiert, haken To-dos gewissenhaft ab und prüfen Daten lieber ein zweites Mal, bevor Sie etwas freigeben.
• Ausdrucksstark: Da Sie viel schreiben und kommunizieren, setzen wir sehr gute Deutschkenntnisse voraus. Sie formulieren E-Mails klar, verständlich und bringen Dinge am Telefon auf den Punkt.
• Absolut verschwiegen: Im Büroalltag haben Sie regelmäßig mit sensiblen Daten und vertraulichen Dokumenten zu tun. Wir setzen voraus, dass Diskretion und Datenschutz für Sie eine absolute Selbstverständlichkeit sind.
• Teamgeist und Verlässlichkeit: Alleingänge bringen uns nicht weiter. Sie stimmen sich gerne mit Kollegen ab, organisieren Ihre Aufgaben selbstständig und man kann sich auf Ihre Zusagen schlichtweg verlassen.
• Lust auf Neues: Sie werden bei uns vielleicht auf Software oder Prozesse stoßen, die Sie noch nicht kennen. Das ist überhaupt kein Problem – wichtig ist nur Ihre Motivation, sich in diese neuen Abläufe und Systeme zügig reinzufuchsen.

Ihre Vorteile bei Expert Select GmbH

• fester Arbeitsvertrag als Sachbearbeiter (m/w/d) bei Expert Select GmbH
• Bezahlung nach dem GVP-Tarifvertrag
• regelmäßige tarifliche Lohnerhöhungen
• Weihnachtsgeld
• Urlaubsgeld
• freiwillige vermögenswirksame Leistungen
• bis zu 30 Tage Urlaub pro Jahr
• kostenfreie Getränke während der Arbeitszeit
• Rabatte bei Sky, Amazon, Zalando und im Fitnessstudio
• Betriebsfeste und gemeinsame Veranstaltungen
• interne Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• hohe Übernahmewahrscheinlichkeit im Kundenunternehmen

Über uns

Expert Select GmbH bringt bundesweit Menschen und Unternehmen zusammen. Wir arbeiten mit Betrieben, die verlässliche Prozesse, klare Kommunikation und stabile Arbeitsplätze bieten. Für Sie bedeutet das feste Ansprechpartner und einen nachvollziehbaren Bewerbungsablauf.

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