Sachbearbeiter*in Promotionen (m/w/d)

IT-Systemhaus der Bundesagentur für Arbeit; Freiburg im Breisgau; Vor Ort; EUR 40.000 - 50.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine führende Universität in Deutschland sucht eine*n Sachbearbeiter*in für Promotionen zur Unterstützung der administrativen Prozesse. Ihre Aufgaben umfassen die Beratung von Antragstellern, die digitale Prozessumsetzung und die Pflege der Homepage. Ideale Kandidaten haben eine abgeschlossene Ausbildung oder einen Bachelor, Kenntnisse in MS-Office und eine hohe Digitalisierungsorientierung. Die Stelle ist unbefristet und in Vollzeit.

Leistungen

Hohes Maß an Arbeitsplatzsicherheit

Fort- und Weiterbildungsangebote

Helle, modern ausgestattete Arbeitsplätze

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung oder Bachelor im Bereich Public Administration/Management.
• Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystemen und Campus-Management-Systemen von Vorteil.
• Guter Kommunikationsstil in Deutsch und Englisch.

Aufgaben

• Beratung und Unterstützung der Antragstellerinnen und Betreuerinnen.
• Umsetzung digitalisierter administrativer Prozesse in Promotionsverfahren.
• Pflege und Weiterentwicklung der Homepage.

Kenntnisse

MS-Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)

Cloud-Systeme

Dokumentenmanagementsysteme

Kommunikationsstil in Wort und Schrift

Digitalisierungsorientierung

Ausbildung

Abgeschlossene Ausbildung im mittleren Verwaltungsdienst oder Bachelor-Studium

Jobbeschreibung

Stellendetails zu: Sachbearbeiter*in Promotionen (m/w/d)

Veröffentlichungsdatum: Gestern veröffentlicht

Stellenbeschreibung

Die Dekanatsverwaltung der Medizinischen Fakultät der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg sucht für den Bereich Gremien – Berufungen – Akademische Angelegenheiten zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n

Sachbearbeiter*in Promotionen (m/w/d)

Sie können sich vorstellen zukünftig eine der zentralen Ansprechpersonen für sämtliche administrativen Prozesse der Promotionsverfahren der Medizinischen Fakultät zu sein? Sie haben Freude daran inhaltlich und verfahrensrechtlich komplexe Aufgabenstellungen präzise, strukturiert, eigenverantwortlich und serviceorientiert im Team zu bearbeiten?

Dann freuen wir uns über Ihre Bewerbung, auch als Berufseinsteigerin oder Wiedereinsteigerin (m/w/d).

Unser Angebot:

• Perspektive: spannendes, abwechslungsreiches, verantwortungsvolles Aufgabengebiet mit tragfähigen beruflichen und persönlichen Entwicklungsperspektiven und einem umfangreichen Fort- und Weiterbildungsangebot
• Verlässlichkeit: hohe Arbeitsplatzsicherheit und ein sicheres Einkommen nach dem Tarifvertrag des Landes Baden-Württemberg
• Wertschätzung: modernes Arbeitsumfeld mit gleitenden Arbeitszeiten und Homeoffice, Vereinbarkeit von Familie und Beruf, ergänzende Altersvorsorge des öffentlichen Dienstes, Jobticket UKF

Ein Einblick in Ihre Aufgaben:

• kompetente und serviceorientierte Beratung und Unterstützung der Antragstellerinnen und Betreuerinnen, z.T. auch in englischer Sprache
• kontinuierliche Unterstützung der Vorsitzenden und Mitglieder der Promotionsausschüsse
• Umsetzung der größtenteils digitalisierten administrativen Prozesse in den Promotionsverfahren mit verfahrenskonformer und rechtssicherer elektronischer Aktenführung
• Datenpflege sowie Auslesen/Erstellen von Statistiken
• Pflege und Weiterentwicklung der Homepage
• administrative Vor- und Nachbereitung sowie Begleitung der Sitzungen der Promotionsausschüsse
• Aktualisierung und Weiterentwicklung der Qualitätsmanagement-Prozesse

Sie bringen mit:

• eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung, z.B. im mittleren Verwaltungsdienst oder vergleichbare Ausbildung, oder ein abgeschlossenes Bachelor-Studium, z.B. im Bereich Public Administration/Management
• einen souveränen und sicheren Umgang mit MS-Office (insb. Outlook, Word, Excel, PowerPoint) und Cloud-Systemen sowie idealerweise Erfahrung mit einem Dokumentenmanagementsystem/elektronischer Aktenführung und einem Campus-Management-System
• idealerweise Erfahrung in Qualitätsmanagement- Prozessen
• einen guten und situationsgerechten Kommunikationsstil in Wort und Schrift (auch in englischer Sprache)
• hohe Digitalisierungsorientierung

Die Stelle ist in Vollzeit (100%) unbefristet zu besetzen. Bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen ist eine Eingruppierung bis zu TV-L E 9a möglich.

Wir freuen uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) über unser Online-Bewerbungsportal bis zum 25. Januar 2026.

Dekanatsverwaltung der Medizinischen Fakultät

Fachbereich Gremien – Berufungen – Akademische Angelegenheiten

Bettina Abels - Fachbereichsleitung

Breisacher Str. 153, 79110 Freiburg

Fragen? Dann kontaktieren Sie uns bitte unter: