Sachbearbeiter*in Projektverwaltung (m/w/d)

Fraunhofer-Gesellschaft; Nordrhein-Westfalen; Vor Ort; EUR 34.000 - 46.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine Forschungsinstitution in Paderborn sucht eine Unterstützung im Bereich Verwaltung. In dieser Rolle verantwortest Du die Anlage von Kunden, bearbeitest Aufträge und verwaltest Verträge in SAP. Du bringst eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit und idealerweise Erfahrung in finanzwirtschaftlichen Bereichen. Wir bieten ein modernes Arbeitsumfeld, hohe Wertschätzung und eine faire Vergütung. Flexibilität und Teamkultur sind bei uns selbstverständlich.

Leistungen

Flexible Arbeitszeiten

Home-Office-Möglichkeiten

Betriebliche Altersvorsorge

Jobticket

Mitarbeiterrabatte

Qualifikationen

• Idealerweise Berufserfahrung in Buchhaltung oder Rechnungswesen.
• Sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise.
• Zuverlässigkeit und Eigeninitiative sind wichtig.

Aufgaben

• Anlage von Kunden und Geschäftspartnern in Systemen.
• Bearbeitung und Abrechnung von Kleinaufträgen und Projekten.
• Verwaltung von Vertragsprozessen in SAP.
• Qualitätssicherung von Arbeitszeiten im Zeitzuordnungssystem.
• Unterstützung im Liquiditäts- und Mahnwesen.

Kenntnisse

Zahlenverständnis

Selbstständiges Arbeiten

Teamarbeit

Offene Kommunikation

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Tools

SAP

CATS (Zeitzuordnungssystem)

Jobbeschreibung

Beim Fraunhofer-Institut für Entwurfstechnik Mechatronik IEM in Paderborn dreht sich alles um die Zukunft des Engineerings

Unsere Forscher*innen entwickeln Lösungen, die Unternehmen wirklich weiterbringen – von smarten Produkten über neue Services bis hin zu cleverer Software. Damit das gelingt, braucht es mehr als nur kluge Köpfe in der Forschung. Es braucht Menschen, die den Überblick behalten, organisieren, IT-Systeme am Laufen halten, kommunizieren, abrechnen und koordinieren. Menschen, die im Hintergrund dafür sorgen, dass alles rundläuft – und die genauso Teil unseres Erfolgs sind wie die Forschung selbst. Und genau hier kommst Du ins Spiel: Unsere Verwaltung ist das organisatorische Rückgrat des Instituts – hier laufen Verträge, Zahlen und Prozesse zusammen und schaffen die Grundlage für reibungslose Forschung.

Hier sorgst Du für Veränderung

• Anlage von Kunden und Geschäftspartnern: Du richtest neue Geschäftspartner in unseren Systemen ein und stellst sicher, dass alle Daten korrekt gepflegt sind.
• Anlage und Abrechnung von Kleinaufträgen und Industrieprojekten: Du bearbeitest Aufträge, überwachst deren Abwicklung und sorgst für eine korrekte Abrechnung.
• Pflege und Archivierung von Vertragsvereinbarungen in SAP: Du verwaltest interne Genehmigungs- und Vertragsprozesse, z. B. Geheimhaltungsvereinbarungen, und stellst sicher, dass alle Dokumente vollständig und korrekt im SAP-System hinterlegt sind.
• Qualitätssicherung im Zeitzuordnungssystem (CATS): Du prüfst die zugeordneten Arbeitszeiten auf Vollständigkeit und Richtigkeit, damit die Projektkosten korrekt abgerechnet werden können.
• Liquiditäts- und Mahnwesen: Du unterstützt bei der Überwachung von Zahlungseingängen, erstellst Mahnungen und trägst zur Sicherstellung der Liquidität des Instituts bei.

Hiermit bringst Du Dich ein

• Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
• Idealerweise konntest Du bereits Berufserfahrung in finanzwirtschaftlichen Bereichen wie Buchhaltung, Rechnungswesen oder Controlling sammeln.
• Du arbeitest sorgfältig, strukturiert und bringst ein gutes Zahlenverständnis mit.
• Selbstständiges Arbeiten, Zuverlässigkeit und Eigeninitiative sind für Dich selbstverständlich.
• Du überzeugst durch Deine offene Kommunikation und arbeitest gerne im Team.

Was wir für Dich bereithalten

• Eine Position, in der Du die Innovationen von morgen mit vorantreiben kannst.
• Eine ausgeprägte Teamkultur mit flachen Hierarchien ist für uns selbstverständlich. Das bedeutet: hohe Wertschätzung und Vertrauen, eine angenehme und familienfreundliche Arbeitsatmosphäre, Teamevents, gemeinsame Mittagessen und kreative Kolleg*innen.
• Ein modern ausgestattetes Arbeitsumfeld mit flexiblen Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit einer Home-Office-Regelung mit Rücksicht auf Deine beruflichen und privaten Herausforderungen.
• Du greifst für Deinen Arbeitsweg auf öffentliche Verkehrsmittel zurück? Dann nutze unser Jobticket! Weitere spannende Vorteile für Mitarbeitende findest Du auf unserer Website.
• Wir unterstützen Dich aktiv bei der Vereinbarung von Arbeits- und Familienleben und sind stolz auf die Auszeichnung »Familienfreundliches Unternehmen« im Kreis Paderborn.
• Du erhältst eine faire Bezahlung nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (Bund) sowie eine betriebliche Altersvorsorge (VBL). Außerdem bieten wir attraktive Mitarbeitendenrabatte (Fraunhofer Corporate Benefits) für eine große Auswahl attraktiver Marken.

Wir wertschätzen und fördern die Vielfalt der Kompetenzen unserer Mitarbeitenden und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Alter, Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt. Unsere Aufgaben sind vielfältig und anpassbar – für Bewerber*innen mit Behinderung finden wir gemeinsam Lösungen, die ihre Fähigkeiten optimal fördern.

Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden. Die Stelle kann auch in Teilzeit besetzt werden.Anstellung, Vergütung und Sozialleistungen basieren auf dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD). Zusätzlich kann Fraunhofer leistungs- und erfolgsabhängige variable Vergütungsbestandteile gewähren.

Mit ihrer Fokussierung auf zukunftsrelevante Schlüsseltechnologien sowie auf die Verwertung der Ergebnisse in Wirtschaft und Industrie spielt die Fraunhofer-Gesellschaft eine zentrale Rolle im Innovationsprozess. Als Wegweiser und Impulsgeber für innovative Entwicklungen und wissenschaftliche Exzellenz wirkt sie mit an der Gestaltung unserer Gesellschaft und unserer Zukunft.

Jetzt bist Du dran!

Bewirb dich und gestalte mit uns die Zukunft – auch ohne Laborkittel oder Forschungsprojekt. Wir freuen uns auf neue Kolleg*innen, die mit anpacken und etwas bewegen wollen.

Sobald Deine Bewerbung bei uns eingeht, erhältst Du eine Bestätigung per E-Mail. Danach melden wir uns schnellstmöglich bei Dir mit den nächsten Schritten.

Bewerbungsschluss: 26. Januar 2026

Noch unentschlossen oder Fragen im Kopf?

Melde dich gerne – wir nehmen uns Zeit für Dein Anliegen.

Fachliche Fragen:

Frau Ina Pauls

[e-mail]

[phone]

Organisatorisches

Frau Michelle Ricke-Koch

[e-mail]

[phone]

Fraunhofer-Institut für Entwurfstechnik Mechatronik IEM

www.iem.fraunhofer.de

Kennziffer: 82618 Bewerbungsfrist: 26.01.2026