Sachbearbeiter*in im Sekretariatsbereich

IT-Systemhaus der Bundesagentur für Arbeit; Dortmund; Vor Ort; EUR 40.000 - 60.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Eine renommierte Forschungseinrichtung in Dortmund sucht eine/n Sachbearbeiter*in im Sekretariatsbereich. Sie werden allgemeine Sekretariatsaufgaben erledigen, das Forschungszentrum unterstützen und an der Organisation von Veranstaltungen mitwirken. Die Stelle ist befristet auf 2 Jahre mit 50% der regelmäßigen Arbeitszeit. Vorausgesetzt werden eine abgeschlossene Ausbildung im Büromanagement sowie sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse.

Leistungen

Vielseitige Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung

Flexibles Arbeiten mit mobiler Option

Moderne und kollegiale Teamstruktur

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Berufsausbildung.
• Erfahrung im Sekretariatsbereich oder Hochschulverwaltung.
• Routine mit MS Office-Software erforderlich.

Aufgaben

• Allgemeine Sekretariatsaufgaben wie Korrespondenz und Terminkoordination.
• Unterstützung beim Aufbau des Forschungszentrums.
• Pflege von Webseiten und digitale Medien unterstützen.

Kenntnisse

Organisationskompetenz

Kommunikationsfähigkeit

Teamfähigkeit

Deutschkenntnisse (sehr gut)

Englischkenntnisse (gut)

Ausbildung

Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement

Tools

SAP-Anwendungsprogramme (ESS, SRM, FI)

MS Office

Content-Management-Systeme

Jobbeschreibung

Stellenbeschreibung

„Gemeinsam besser“: In der Universitätsallianz Ruhr arbeiten die TU Dortmund, die Ruhr-Universität Bochum und die Universität Duisburg-Essen strategisch eng zusammen und bündeln ihre komplementären Stärken. Aus dieser etablierten Kooperation ist 2021 auf Initiative der Ruhr-Konferenz die Research Alliance Ruhr entstanden, in der die drei großen Universitäten des Ruhrgebiets ihre internationale Spitzenforschung bündeln. Inmitten der dichtesten Hochschullandschaft Europas finden Wissenschaftler*innen aus aller Welt attraktive Karrierechancen in zukunftsweisenden Forschungsfeldern.
Für das neue Research Center Trustworthy Data Science and Security (RC-Trust) suchen wir am Standort der Technischen Universität Dortmund eine/n Sachbearbeiter*in im Sekretariatsbereich.

Als Teil der Forschungsallianz Ruhr bietet das Research Center Trustworthy Data Science and Security die Expertise seiner Universitäten, um die Lücken zwischen Psychologie, Sozialwissenschaften, Künstlicher Intelligenz, Maschinellem Lernen, Data Science, statistischem Lernen sowie Cybersecurity und Privacy zu schließen.

Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt zunächst befristet im Rahmen einer Vertretung für 2 Jahre zu besetzen und wird nach Entgeltgruppe 9a TV-L vergütet. Es handelt sich um eine Teilzeitstelle mit 50 % der regelmäßigen Wochenarbeitszeit.

Aufgaben

• Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben, u. a. selbstständige Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Bestellwesen, Terminkoordination sowie Dienstreisemanagement
• Unterstützung bei der Organisation des Aufbaus und der Einrichtung des Forschungszentrums RC-Trust
• Pflege von Webseiten und Support bei der Nutzung digitaler Medien
• Administrative Betreuung von Drittmittelprojekten unterschiedlicher Förderorganisationen
• Mitwirkung bei der Vorbereitung von Anträgen zu Personalmaßnahmen
• Planung und Durchführung von Besprechungen sowie internationalen Veranstaltungen

Qualifikationen

• Eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder eine gleichwertige Berufsausbildung im kaufmännischen/verwaltenden Bereich
• Erfahrung mit den Abläufen einer modernen Hochschulverwaltung oder im Sekretariatsbereich
• Kenntnisse im Umgang mit SAP-Anwendungsprogrammen (ESS, SRM, FI etc.) und Content‑Management‑Systemen
• Routine im Umgang mit der gängigen MS Office‑Software
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift für die tägliche Kommunikation
• Hohe Organisationskompetenz gepaart mit einer selbstständigen und effizienten Arbeitsweise
• Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke sowie Freude am Umgang mit Publikumsverkehr

Wir bieten

• Interessante und abwechslungsreiche Aufgaben
• Vielseitige Möglichkeiten zur beruflichen und persönlichen Weiterentwicklung durch ein umfangreiches Angebot an Fort- und Weiterbildungen
• Die Mitarbeit in einem modernen, kollegialen Team an einer familienfreundlichen Hochschule
• Eine flexible Einteilung der Arbeitszeiten mit der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten

Was wir außerdem zu bieten haben? - Informieren Sie sich gerne hier.