Sachbearbeiter*in Geschäftszimmer Allgemeiner Sozialer Dienst

Kreisverwaltung Pinneberg; Elmshorn; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Urlaubstage

mobiles Arbeiten

Jobticket

Fahrradleasing

Gesundheitsangebote

Job summary

Arbeitsagentur Elmshorn sucht eine/n Verwaltungsfachangestellte/n oder Büromanagement-Fachkraft zur Verstärkung des Fachdienstes Jugend/Soziale Dienste in Elmshorn. Sie empfangen Besucher, unterstützen das Team administrativ und koordinieren Aktenführung sowie Postdienst.

Zu Ihren Aufgaben gehören Fall- und Listenmanagement, Schriftgut-Erstellung und Büroorganisation. Wir bieten flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten, 30 Urlaubstage und interne/externe Fortbildungen sowie Gesundheitsangebote.

Qualifications

• Ausbildung im verwaltungsrechtlichen Umfeld
• Gute EDV-Kenntnisse (MS Office) und Bereitschaft zu digitalen Systemen
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift
• Serviceorientierung und Teamfähigkeit
• Sorgsame, selbstständige Arbeitsweise und Datenschutz"],
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Responsibilities

• Empfang und Betreuung von Besucher*innen und Kund*innen
• Administrative Team- & Fachunterstützung der Außenstelle Elmshorn
• Falleingangs- und Listenmanagement, Aktualisierung von Übersichten
• Fachanwendungen & Aktenführung, Dateneingabe in Fachanwendungen
• Schriftgut, Dokumentation, Einladungen und Protokolle erstellen
• Arbeitsplatzorganisation und projektbezogene Mitarbeit

Education

Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten

Ausbildung zum Kaufmann / Kauffrau für Büromanagement

Tools

MS Office

Job description

Willkommen im einwohnerstärksten Kreis Schleswig-Holsteins. Mit rund 1.400 Beschäftigten engagieren wir uns in unterschiedlichen Fachgebieten für das Wohl von ca. 325.000 Menschen - individuell, freundlich und verbindlich.

Sie treffen auf einen Fachdienst Jugend/Soziale Dienste mit seinen insgesamt 180 kompetenten, netten, engagierten und zuverlässigen Kollegen*innen. Der Allgemeine Soziale Dienst besteht aus 80 Mitarbeiter*innen in sechs Regionalteams an vier Standorten im Kreis Pinneberg. Unsere Teams finden Sie in Elmshorn, Pinneberg, Wedel und Uetersen.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir Sie zur Verstärkung unseres Teams in Elmshorn!

Sie werden Teil einer großen Gemeinschaft und eines Teams, die Ihnen gemeinsam eine gute Einarbeitung ermöglichen werden. Wir legen Wert auf flache Hierarchien sowie einer transparenten und von Wertschätzung geprägten Kommunikation. Uns ist außerdem eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit unseren freien Trägern und allen anderen Akteur*innen im Netzwerk der Jugendhilfe des Kreises Pinneberg sehr wichtig, diese leben wir seit vielen Jahren.

Rahmenbedingungen, die sich für Sie lohnen

Bei Erfüllung der tarifrechtlichen Voraussetzungen bieten wir eine Vergütung bis EG 8 TVöD inklusive Jahressonderzahlung, Leistungsentgelt und betrieblicher Altersvorsorge.

Ein Team, das sich auf Sie freut

Sie arbeiten in einem motivierten und offenen Team und treffen auf engagierte Kolleg*innen in der gesamten Facheinheit. Es erwartet Sie eine offene und kollegiale Zusammenarbeit.

Balance im Alltag

Flexible Arbeitszeiten, die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten und 30 Urlaubstage bei einer Fünf-Tage-Woche unterstützen Sie dabei, Beruf und Privatleben entspannt zu verbinden.

Entwicklung, die Sie weiterbringt

Ob interne Schulungen oder externe Fortbildungen: Wir fördern Ihr Wissen in verschiedenen fachlichen Bereichen und begleiten Sie auf Ihrem beruflichen Weg. Unsere Gesundheitsangebote unterstützen zusätzlich Ihr Wohlbefinden.

Bewegung und Mobilität leicht gemacht

Von Betriebssport bis EGYM Wellpass, von Jobticket bis Fahrradleasing – wir bieten Ihnen attraktive Möglichkeiten, aktiv zu bleiben und mobil unterwegs zu sein.

Das sind Ihre Aufgaben:

• Empfang & Kundenkontakt Als erste Ansprechperson empfangen und betreuen Sie Besucher*innen sowie Kund*innen persönlich wie auch telefonisch und leiten Anfragen gezielt an die zuständigen Fachkräfte weiter.
• Administrative Team- & Fachunterstützung Sie entlasten die Sozialpädagog*innen sowie die Teamleitungen der Außenstelle Elmshorn im täglichen Geschäft durch verlässliche administrative Zuarbeiten und allgemeine Organisationsaufgaben.
• Falleingangs- & Listenmanagement Aktiv unterstützen Sie im Falleingangsmanagement, wirken bei der optimalen Fallverteilung mit und halten entsprechende Übersichtlisten stets aktuell.
• Fachanwendungen & Aktenführung Für eine geordnete Vorgangsbearbeitung legen Sie Akten gewissenhaft an, führen vertrauliche Statistiken, pflegen Daten in die Fachanwendungen ein und übernehmen den täglichen Postdienst.
• Schriftgut & Dokumentation Gekonnt erstellen und gestalten Sie Schriftstücke, Einladungen, Protokolle sowie Dokumentationen für den Fachbereich.
• Arbeitsplatzorganisation & Projektarbeit Sie sorgen für eine strukturierte Arbeitsplatz- und Büroorganisation und bringen sich nach Absprache in teamübergreifenden Arbeitskreisen sowie anlassbezogenen Projekten ein.

Das bringen Sie mit:

• Sie verfügen über eine Ausbildung zum*zur Verwaltungsfachangestellten
• Alternativ eine Ausbildung zum*zur Kauffrau/mann für Büromanagement oder vergleichbar
• Sehr gute EDV-Kenntnisse (MS Office) sowie eine hohe Bereitschaft und Freude am Umgang mit unterschiedlichen Fachanwendungen und digitalen IT-Systemen
• Ein freundliches, verbindliches und selbstbewusstes Auftreten gepaart mit ausgeprägter Kommunikationsstärke in Wort und Schrift
• Die Fähigkeit, auch bei anspruchsvollen Bürger*innenkontakten stets sachlich, einfühlsam und ruhig zu agieren sowie herausfordernde Situationen zugewandt zu meistern
• Eine ausgeprägte Dienstleistungsmentalität, Freude am Arbeiten im Team und eine kollegiale Haltung
• Eine selbstständige, vorausschauende und sorgfältige Arbeitsweise sowie ein absolut verantwortungsvoller und sensibler Umgang mit vertraulichen Daten
• Ein starkes Organisationstalent

bis zum 25.10.2026

Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Bewerber*innen werden bei ansonsten gleicher Eignung bevorzugt.

Für Rückfragen zum Aufgabengebiet und zu den Anforderungen des Arbeitsplatzes steht Ihnen gern Frau A. Martin, unter Telefon [phone] zur Verfügung.

Ihr Ansprechpartner zum laufenden Auswahlverfahren ist Herr Dominique Abratis, Telefon [phone].

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!