Sachbearbeiter*in Einkauf (EG 9b TV-L)

Folkwang Universität der Künste; Essen; On-site; EUR 44,000 - 54,000; Part time

Benefits offered by this job

Kostenfreie Tickets für Folkwang-Veran

Flexible Arbeitszeiten

Mobiles Arbeiten

Job summary

Die Folkwang Universität der Künste sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n Sachbearbeiter*in Einkauf (EG 9b TV-L) im Dezernat Ressourcen | Einkauf in Teilzeit 50% und unbefristet.

Zu Ihren Aufgaben gehören Unterstützung der Finanzleitung, eigenständige Abwicklung nationaler und EU-weiter Vergabeverfahren, Angebotseröffnung, Beratung der Bedarfsstellen und Überwachung von Rahmenverträgen sowie Weiterentwicklung der E-Vergabe.

Qualifications

• Bachelor- bzw. Fachhochschulabschluss in einem adäquaten Studiengang
• Gleichwertige Kenntnisse und Fähigkeiten durch eine Qualifikation als Verwaltungsfachwirtin/Verwaltungsfachwirt oder
• Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Verwaltungswirt/in, bzw. eine vergleichbare Qualifikation/Ausbildung im kaufmännischen Bereich kombiniert mit einschlägigen Weiterbildungen und praktischen Kenntnissen im Einkauf
• Fundierte Kenntnisse in MS-Office (Word, Excel, Outlook)
• Sichere Anwendung der deutschen Sprache in Wort und Schrift

Responsibilities

• Unterstützung und Zuarbeit der Finanzleitung in sämtlichen Beschaffungsangelegenheiten
• selbständige Abwicklung, insbesondere Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation von nationalen und EU-weiten Vergabeverfahren (u.a. Markterkundung, Leistungsbeschreibung, Bedienung der Vergabeplattform, Einholung und Prüfung der Angebote, Beantwortung von Fragen der Bieter, Auftragsvergabe etc.) unter Einhaltung des Vergaberechts, der besonderen Landesrichtlinien zur Beschaffung (u.a. VOB, UVgO und VgV, EVB-IT) und ggf. Förderbestimmungen
• Vorbereitung und Durchführung von Angebotsöffnungen sowie deren Nachbereitung
• Unterstützung und Beratung der Bedarfsstellen aus Lehre, Wissenschaft und Verwaltung bei allgemeinen vergabe- und beschaffungsrechtlichen Belangen sowie Zollangelegenheiten
• Berücksichtigung von Wirtschaftlichkeits-, Nachhaltigkeits- und Umweltverträglichkeitsaspekten bezogen auf die zu beschaffenden Leistungen
• Vorbereitung sowie Betreuung und Überwachung von Rahmenverträgen
• Abschluss und Betreuung von Dienstleistungs- und Werkverträgen
• Mitwirkung bei der Entwicklung von Arbeitshilfen, Checklisten etc., Unterstützung bei der Optimierung der Prozesse im Sachgebiet sowie Weiterentwicklung der E-Vergabe und Digitalisierung
• Erstellung der monatlichen Vergabestatistik
• Vorbereitende Prüfungen zur Rechnungsfreigabe

Skills

Deutschkenntnisse

Education

Bachelor- oder FH-Abschluss

Verwaltungsfachwirt/in oder gleichwertige Qualifikation

Ausbildung im kaufmännischen Bereich

Tools

MS-Office

Job description

Die Folkwang Universität der Künste ist die zentrale künstlerische Ausbildungsstätte für Musik, Theater, Tanz, Gestaltung und Wissenschaft in Nordrhein-Westfalen (NRW) mit Campus und Veranstaltungsorten in Essen, Duisburg, Bochum und Dortmund.

Die Folkwang Universität der Künste sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n

Sachbearbeiter*in Einkauf (EG 9b TV-L)

im Dezernat Ressourcen | Einkauf in Teilzeit 50% und unbefristet.

Ihr Aufgabengebiet

• Unterstützung und Zuarbeit der Finanzleitung in sämtlichen Beschaffungsangelegenheiten
• selbständige Abwicklung, insbesondere Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation von nationalen und EU-weiten Vergabeverfahren (u.a. Markterkundung, Leistungsbeschreibung, Bedienung der Vergabeplattform, Einholung und Prüfung der Angebote, Beantwortung von Fragen der Bieter, Auftragsvergabe etc.) unter Einhaltung des Vergaberechts, der besonderen Landesrichtlinien zur Beschaffung (u.a. VOB, UVgO und VgV, EVB-IT) und ggf. Förderbestimmungen
• Vorbereitung und Durchführung von Angebotsöffnungen sowie deren Nachbereitung
• Unterstützung und Beratung der Bedarfsstellen aus Lehre, Wissenschaft und Verwaltung bei allgemeinen vergabe- und beschaffungsrechtlichen Belangen sowie Zollangelegenheiten
• Berücksichtigung von Wirtschaftlichkeits-, Nachhaltigkeits- und Umweltverträglichkeitsaspekten bezogen auf die zu beschaffenden Leistungen
• Vorbereitung sowie Betreuung und Überwachung von Rahmenverträgen
• Abschluss und Betreuung von Dienstleistungs- und Werkverträgen
• Mitwirkung bei der Entwicklung von Arbeitshilfen, Checklisten etc., Unterstützung bei der Optimierung der Prozesse im Sachgebiet sowie Weiterentwicklung der E-Vergabe und Digitalisierung
• Erstellung der monatlichen Vergabestatistik
• Vorbereitende Prüfungen zur Rechnungsfreigabe

Erforderlich

• Bachelor- bzw. Fachhochschulabschluss in einem adäquaten Studiengang oder
• gleichwertige Kenntnisse und Fähigkeiten durch eine Qualifikation als Verwaltungsfachwirtin/Verwaltungsfachwirt oder
• abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestelle/r, Verwaltungswirt/in, bzw. eine vergleichbare Qualifikation/Ausbildung im kaufmännischen Bereich kombiniert mit einschlägigen Weiterbildungen und praktischen Kenntnissen im Einkauf
• Fundierte Kenntnisse in MS-Office (Word, Excel, Outlook)
• Sichere Anwendung der deutschen Sprache in Wort und Schrift

Erwünscht

• mehrjährige Berufserfahrung, vorzugsweise im Hochschulbereich bzw. in einer öffentlichen Verwaltung
• Kenntnisse im Vergabewesen/Einkauf sowie der Vorschriften der UVgO, VOL/B
• Kenntnisse im Bereich Dienstleistungs- und Werkverträge
• strukturierte und selbständige Arbeitsweise sowie ausgeprägte Serviceorientierung
• Verhandlungsgeschick und Durchsetzungsfähigkeit
• Teamfähigkeit, Belastbarkeit sowie ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung
• Technisches Grundverständnis
• Eine spannende und abwechslungsreiche Position mit herausfordernden Tätigkeiten inmitten eines künstlerischen Umfeldes
• Einen sicheren Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst mit adäquater Bezahlung inkl. Jahressonderzahlung und betrieblicher Altersvorsorge
• Flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten und Büroräume, die gut per Bus und Bahn zu erreichen sind
• Ein Arbeiten auf Augenhöhe in einem motivierten und dynamischen Team sowie ein kooperatives und respektvolles Miteinander
• Kostenfreie Tickets für Veranstaltungen an Folkwang

Vergütung

Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 9b des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) sowie allen im öffentlichen Dienst üblichen Leistungen.

Allgemeine Hinweise zum Bewerbungsverfahren

Die Folkwang Universität der Künste zielt darauf, die berufliche Gleichstellung aller Geschlechter und Lebensweisen zu fördern und Einstellungsverfahren diskriminierungssensibel umzusetzen. Wir möchten, dass sich gesellschaftliche Vielfalt an der Hochschule widerspiegelt und setzen uns für mehr Chancengerechtigkeit ein. Wir begrüßen Bewerbungen aller Interessierten, unabhängig von Herkunft, Erscheinungsbild, Beeinträchtigung, sozialem Status, Religion, Alter, geschlechtlicher und sexueller Identität.

Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils in Leitungs‐ und Arbeitsbereichen an, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, unter besonderer Berücksichtigung eines intersektionalen Ansatzes. Bewerbungen werden in Übereinstimmung mit dem Landesgleichstellungsgesetz behandelt.

Menschen mit Behinderung bzw. diesen Gleichgestellte im Sinne des § 2 SGB IX werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.

Die Folkwang Universität der Künste versteht sich als familienfreundliche Hochschule und fördert Maßnahmen zur besseren Vereinbarkeit von Arbeit und Leben.

Hinweis zum gendersensiblen Formulieren

Die Folkwang Universität der Künste nutzt den Gender-Stern und genderneutrale Formulierungen, um verschiedene Identitäten sprachlich einzuschließen.

Hinweis zum Datenschutz

Mit Ihrer Bewerbung erklären Sie sich einverstanden, dass Ihre personenbezogenen Daten vorübergehend gespeichert und zur Abwicklung des Bewerbungs- und ggf. eines Einstellungsverfahrens genutzt werden. Wir behandeln diese Daten mit größter Sorgfalt nach den gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz.

Bewerbung

Bewerbungsfrist: 08.11.2026

Das Vorstellungsverfahren findet voraussichtlich in der Kalenderwoche 47-48 statt.

Bei inhaltlichen Fragen zur ausgeschriebenen Stelle wenden Sie sich bitte an Niklas Pape (Leitung Finanzen, Einkauf), E-Mail: [e-mail], Telefon: 0201_4903-444

Bei allgemeinen personalrechtlichen Fragen wenden Sie sich bitte an Silvija Welbers (Personalabteilung), E-Mail: [e-mail], Telefon: 0201_4903-423

Bei Fragen zur Gleichstellung der Geschlechter wenden Sie sich bitte an die zentrale Gleichstellungsbeauftragte Nina Kaiser, E-Mail: [e-mail].

Bei Fragen bzgl. der Belange von Menschen mit Behinderung und diesen gleichgestellten Personen wenden Sie sich bitte an die Schwerbehindertenvertretung, E-Mail: [e-mail].