Sachbearbeiter:in Dienstreisen (w_m_d)

Helmholtz Association of German Research Centres; Deutschland; Vor Ort; EUR 30.000 - 50.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine Forschungseinrichtung in Deutschland sucht einen/eine Verwaltungsmitarbeiter/in für die Reisekostenstelle. Zu den Aufgaben gehören die Organisation des Posteingangs, die Bearbeitung von Dienstreiseanfragen sowie verschiedene buchhalterische Tätigkeiten. Die Stelle erfordert eine abgeschlossene Berufsausbildung im Büromanagement und mehrjährige Erfahrung in Verwaltung oder Buchhaltung. Es sind gute Englischkenntnisse sowie Kenntnisse in SAP und MS-Office erforderlich. Wir bieten eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem dynamischen Umfeld in Potsdam.

Leistungen

Moderne Arbeitsplatzausstattung

Flexible Arbeitszeiten

Umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten

Betriebskindertagesstätte

Qualifikationen

• Abgeschlossene Berufsausbildung zur Kauffrau:mann für Büromanagement (oder vergleichbarer Abschluss).
• Mehrjährige Berufserfahrung in Dienstreisen und/oder Buchhaltung.
• Gute Englischkenntnisse (schriftlich/mündlich).

Aufgaben

• Organisation und Bearbeitung des täglichen Posteingangs und -ausgangs.
• Bearbeitung von Anfragen der Beschäftigten zu Dienstreisen.
• Dateneingabe und -überprüfung in SAP.

Kenntnisse

Büromanagement

Reisekostenrecht

Teamfähigkeit

Englischkenntnisse

Bürosoftware (MS-Office)

ERP-Software (SAP)

Ausbildung

abgeschlossene Berufsausbildung zur Kauffrau:mann für Büromanagement

Tools

SAP

MS-Office

Jobbeschreibung

Area of research

Administrative staff

Job description

Das GFZ ist das nationale Zentrum für die Erforschung der festen Erde in Deutschland. Wir fördern das Verständnis dynamischer Prozesse zur Bewältigung globaler Herausforderungen - von der Milderung der Auswirkungen von Naturgefahren über die Bewahrung unserer Umwelt in Zeiten des globalen Wandels bis hin zum verantwortungsvollen Umgang mit natürlichen Ressourcen. Wir sind Mitglied der Helmholtz-Gemeinschaft, der größten deutschen Wissenschaftsorganisation. Mit rund 1.200 Beschäftigten sowie ca. 500 Gästen tragen wir zum Helmholtz-Forschungsbereich Erde und Umwelt bei und verbinden Spitzenforschung mit gesellschaftlicher Relevanz und internationaler Zusammenarbeit. Unsere Arbeit integriert multidisziplinäre Studien über die Systeme der Erde und nutzt fortschrittliche Technologien und Infrastrukturen, um Lösungen zu erforschen und unser Wissen in die Gesellschaft zu tragen. Wir tun dies im Einklang mit unserer Vision: „Am Puls der Erde, um sie als lebensfreundlichen Planeten zu erhalten“. In der Personalabteilung (V1) ist die folgende Position in der Reisekostenstelle zu besetzen: Kennziffer 10916

Ihr Aufgabengebiet

• Organisation und Bearbeitung des täglichen Posteingangs und -ausgangs der Reisekostenstelle (Papier und elektronisch)
• Bearbeitung von Anfragen der Beschäftigten zum Thema Dienstreise per E-Mail und Telefon
• administrative Aufgaben, z.B. Verwaltung der Jobtickets sowie Aktenführung und Ablage
• vor- und nachbereitende Arbeiten im Rahmen von Dienstreisen, z.B. Antragsbearbeitung, Vorschusszahlungen
• buchhalterische Aufgaben, z.B. Rechnungsbegleichung, Kreditkartenclearing
• Dateneingabe und -überprüfung in SAP sowie Pflege von Intranet-Seiten mit einem CMS-System (TYPO3)

Ihr Qualifikationsprofil

• abgeschlossene Berufsausbildung zur: zum Kauffrau:mann für Büromanagement (oder vergleichbarer Abschluss)
• mehrjährige Berufserfahrung in den Bereichen Dienstreisen und/oder Buchhaltung
• anwendbare Kenntnisse des Reisekostenrechts im öffentlichen Dienst
• anwendbare, gute Englischkenntnisse (schriftlich/mündlich)
• gute Anwenderkenntnisse in Bürosoftware wie MS-Office sowie in einer ERP-Software (bervorzugt: SAP)
• ausgeprägte Team-, Anpassungs- und Kommunikationsfähigkeit

Wir bieten Ihnen

• anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen und internationalen Forschungsumfeld
• modernste Ausstattung der Arbeitsplätze
• Zusatzleistungen des öffentlichen Dienstes
• umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten
• eine flexible Arbeitszeitgestaltung
• Unterstützung zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch benefit@work
• eine Betriebskindertagesstätte auf dem Forschungsgelände
• einen Arbeitsplatz im Wissenschaftspark Albert Einstein auf dem Potsdamer Telegrafenberg
• eine gute Erreichbarkeit zum nahegelegenen Potsdamer Hauptbahnhof, sowohl fußläufig als auch mit Shuttlebus

Startdatum

nächstmöglich

Befristung

2 Jahre mit Option auf Entfristung

Vergütung

Die Stelle ist nach TVöD Bund (Tarifgebiet Ost) mit der Entgeltgruppe 6 bewertet. Die Eingruppierung erfolgt nach den tariflichen Bestimmungen und den entsprechenden persönlichen Voraussetzungen.

Arbeitszeit

Full-time (currently 39 h/week); The position is generally suitable for part-time work.

Arbeitsort

Potsdam

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung bis zum 09/12/2025.

Erforderliche Unterlagen

Lebenslauf, Motivationschreiben

Wünschenswerte Unterlagen

Arbeitszeugnisse und Referenzen

Bitte benutzen Sie dafür ausschließlich unser Online-Bewerbungsformular.

Vielfalt & Inklusion

Das GFZ setzt sich aktiv für Vielfalt ein und begrüßt ausdrücklich Bewerbungen aller qualifizierter Personen, unabhängig von ethnischer und sozialer Herkunft, Nationalität, Geschlecht, sexueller Orientierung und Identität, Religion/Weltanschauung, Alter und körperlichen Merkmalen. Wir fördern ein inklusives Arbeitsumfeld, in dem jede:r die eigenen Talente voll entfalten kann. Anerkannt schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung und Qualifikation nach Maßgabe des Sozialgesetzbuches IX bevorzugt berücksichtigt. Bei Fragen zur Gleichstellung der Geschlechter können Sie gern mit unserer Gleichstellungsbeauftragten Kontakt aufnehmen.

„Vielfalt in den Perspektiven“ ist einer der Kernwerte des GFZ. Als integraler Bestandteil der Unterstützung der Vielfalt in unserem Zentrum fördern wir aktiv Frauen in der Wissenschaft und in Führungspositionen, u.a. durch unseren Gleichstellungsplan und die Maßnahmen des Kaskadenmodells, um nachhaltige Chancengleichheit in wissenschaftlichen Karrierewegen zu ermöglichen. Das GFZ setzt sich damit engagiert für die Gleichstellung von Frauen und Männern in der Wissenschaft, auch in Führungspositionen, ein und ermutigt Frauen ausdrücklich, sich zu bewerben.

Ihre personenbezogenen Daten werden zur Durchführung des Auswahlverfahrens auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 b, Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 BbgDSG verarbeitet. Nach Abschluss des Verfahrens werden Bewerbungsunterlagen unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen gelöscht.

Für nähere Informationen zum Aufgabengebiet stehen Ihnen Herr Heinze per E-Mail zur Verfügung. Für allgemeine Fragen zum Bewerbungsverfahren wenden Sie sich gerne an unser Recruiting-Team unter der Telefonnummer [phone].

Dieses Forschungszentrum ist Teil der Helmholtz Association of German Research Centers. With more than 42,000 employees and an annual budget of over € 5 billion, the Helmholtz Association is Germany's largest scientific organisation.