Sachbearbeiter:in / administrative:r Assistent:in für den Gesa...

Forschungszentrum Jülich GmbH P-VA Personalabrechnung; Jülich; On-site; EUR 31,000 - 40,000; Part time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub (je nach Modell)

Betriebliche Altersvorsorge

Tarifliche Sonderzahlung 95% eines MT

Vermögenswirksame Leistungen

Job summary

Das Forschungszentrum Jülich sucht eine/n Sachbearbeiter:in / administrative:r Assistent:in für den Gesamtbetriebsrat / Betriebsrat (19,5 Std./Woche). Die Stelle unterstützt den Gesamtbetriebsratsvorsitz bei der Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, erstellt Unterlagen, Tagesordnungen und Protokolle und erfasst die daraus resultierenden Aufgaben.

Zu den Aufgaben gehören Reiseorganisation, Terminabstimmung, Planung/Abrechnung von Tagungsorten und Organisation von Schulungen.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation im Bereich Büromanagement oder Projektassistenz
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C2) ideal mit Zertifikat oder muttersprachlich
• Grundkenntnisse Englisch
• Sehr gutes Koordinierungs- und Organisationsgeschick
• Versierter Umgang mit Word und Outlook
• Verbindliche Umgangsformen und hohe Vertrauenswürdigkeit
• Sorgfältiger Arbeitsstil, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise, Belastbarkeit und Flexibilität

Responsibilities

• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen des Gesamtbetriebsrats: Unterlagen, Tagesordnungen, Protokolle
• Erfassung und Nachverfolgung der aus Sitzungen resultierenden Aufgaben
• Terminabstimmung und Ein- und Nachladung der Teilnehmenden
• Organisation von Reisen (Hotels, Zug, Flug, Fahrzeug)
• Planung, Buchung und Abrechnung von Tagungsorten
• Organisation interner/externen Schulungen/ Seminare
• Datenschutzkonformer Umgang mit Informationen und Vertraulichkeit
• Allgemeine Verwaltungstätigkeiten, Terminmanagement der Betriebsratsvorsitzenden
• Teamarbeit mit anderen Kolleginnen am Standort Jülich

Skills

Deutschkenntnisse (C2)

Englisch-Grundkenntnisse

Koordinationsfähigkeit

Organisationsgeschick

Office-Tools (Word/Outlook)

Vertrauenswürdigkeit

Selbstständigkeit

Flexibilität

Education

kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung

Qualifikation im Büromanagement/Projektassistenz

Tools

SAP

Job description

Sachbearbeiter:in / administrative:r Assistent:in für den Gesamtbetriebsrat / Betriebsrat (19,5 Std./Woche) (w/m/d)

Betriebsräte sind die gewählten Vertretungen der Beschäftigten an den verschiedenen Standorten des Forschungszentrums Jülich. Sie vertreten die Interessen und Rechte der Mitarbeitenden gegenüber der Geschäftsführung. Im Gesamtbetriebsrat werden standortübergreifende Vorgänge bearbeitet und Vereinbarungen über die Standortgrenzen hinweg geschlossen. Dabei ist ein großes Maß an Abstimmungstätigkeiten zu bewältigen und ein gewisses Fingerspitzengefühl für örtlich unterschiedliche Bedarfe und Notwendigkeiten erforderlich. Sie tragen zum Erfolg der Mitarbeitendenvertretungen bei.

Ihre Aufgaben im Team

• Sie unterstützen den Gesamtbetriebsratsvorsitz bei der Vor- und Nachbereitung von verschiedenen Sitzungsformaten. Hierzu gehören insbesondere: Vorbereitung der Sitzungsunterlagen sowie Erstellung von Tagesordnungen und Protokollen
• Erfassung und Nachverfolgung der aus den Sitzungen resultierenden Aufgaben
• Terminabstimmung sowie Ein- und Nachladung der Teilnehmenden
• Organisation von Reisen (Hotel-, Zug- und Flugbuchungen sowie Fahrzeugreservierungen)
• Planung, Buchung und Abrechnung der Tagungsorte
• Ferner obliegt Ihnen die Organisation von internen und externen Gesamtbetriebsratsschulungen / -seminaren
• Datenschutzkonformer Umgang mit allen ein- und ausgehenden Informationen, Wahrung der Vertraulichkeit
• Allgemeine Verwaltungstätigkeiten wie Vorbereitung von Beschaffungen, Terminmanagement der Betriebsratsvorsitzenden
• Die Stelle ist eingebunden in die Sachbearbeitung des Betriebsrats am Standort Jülich. Sie und die beiden anderen Kolleginnen vertreten sich gegenseitig; das erfordert eine Einarbeitung aller Beteiligten sowohl in Gesamtbetriebsratstätigkeiten als auch in Betriebsratstätigkeiten

Das bringen Sie mit

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation im Bereich Büromanagement oder Projektassistenz
• Sie verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau (C2), die idealerweise durch ein entsprechendes Sprachzertifikat oder den muttersprachlichen Gebrauch belegt werden. Grundkenntnisse der englischen Sprache runden Ihr Profil ab
• Sehr gutes Koordinierungs- und Organisationsgeschick
• Versierter Umgang mit gängigen Anwendungsprogrammen (Word, Outlook)
• Verbindliche Umgangsformen und ein hohes Maß an Vertrauenswürdigkeit
• Sorgfältiger Arbeitsstil, eine strukturierte und systematische Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Selbstständigkeit, Belastbarkeit, Flexibilität und Leistungsbereitschaft

darüber hinaus wünschenswerte Qualifikationen:

• Grundkenntnisse in SAP oder endorse
• Gerne weitere Fremdsprachen neben Deutsch und Englisch

Auch wenn Sie sich nicht zu 100% in dieser Stellenausschreibung wiederfinden, freuen wir uns über Ihre Bewerbung. Wir möchten, dass Sie als Person zu uns passen, nicht nur Ihr Profil.

Freuen Sie sich auf folgende Benefits

• Flexibilität: 19,5 Wochenstunden in Teilzeit, verteilt auf 5 Arbeitstage pro Woche, ermöglichen Ihnen eine individuelle und flexible Gestaltung Ihrer Arbeitszeit
• Work-Life-Balance: Optimale Bedingungen für die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben sowie eine familienfreundliche Unternehmenspolitik. Die Möglichkeit zum (orts-)flexiblen Arbeiten ist grundsätzlich nach Abstimmung und im Einklang mit den anstehenden Aufgaben und (Vorort-)Terminen gegeben
• Urlaub: Sie erhalten bei uns 30 Tage Urlaub (in Abhängigkeit des gewählten Arbeitszeitmodells) plus freie Brückentage (z. B. zwischen Weihnachten & Neujahr)
• Wissen & Weiterbildung: Ihre Weiterentwicklung ist uns wichtig – wir fördern Sie gezielt und individuell
• Gesundheit & Wohlbefinden: Ihre Gesundheit liegt uns am Herzen. Freuen Sie sich auf ein umfangreiches betriebliches Gesundheitsmanagement mit vielfältigen Angeboten – z. B. durch Beachvolleyball-Platz, Laufgruppen, Yoga-Kurse und vieles mehr. Zusätzlich stehen Ihnen unser betriebsärztlicher Dienst sowie ein erfahrenes Team der Sozialberatung direkt vor Ort zur Seite
• Erfolgreicher Einstieg: Uns ist es wichtig, dass Sie schnell im Team ankommen und strukturiert in Ihre Aufgaben eingearbeitet werden. Zudem begleiten wir Sie von Beginn an und erleichtern Ihnen den Start durch unsere Welcome Days und unseren Welcome Guide
• Faire Vergütung: In Abhängigkeit von Ihren vorhandenen Qualifikationen und je nach Aufgabenübertragung erfolgt eine Eingruppierung im Bereich der Entgeltgruppe 7 TVöD-Bund. Alle Informationen zum Tarifvertrag des TVöD-Bund finden Sie auf der Seite des BMI. Die monatlichen Entgelte in Euro entnehmen Sie bitte dort auf Seite 74 des PDF-Downloads
• Zusätzliche Benefits: Profitieren Sie von attraktiven Zusatzleistungen wie einer betrieblichen Altersvorsorge mit Arbeitgeberzuschuss. Zusätzlich zum Grundgehalt gibt es eine zusätzliche tarifliche Sonderzahlung zum Jahresende in Höhe von 95% eines Monatsgehalts sowie vermögenswirksame Leistungen
• Perspektive: Nach einer 2-jährigen Befristung ist es unser Ziel, Sie langfristig für uns zu gewinnen. Lassen Sie uns gemeinsam diese Zeit nutzen, um herauszufinden, wie gut wir zueinander passen

Neben spannenden Aufgaben und einem kollegialen Miteinander bieten wir Ihnen noch viel mehr: https://go.fzj.de/Benefits

Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit vielfältigen Hintergründen, z. B. hinsichtlich Alter, Geschlecht, Behinderung, sexueller Orientierung / Identität sowie sozialer, ethnischer und religiöser Herkunft. Ein chancengerechtes, diverses und inklusives Arbeitsumfeld, in dem alle ihre Potentiale verwirklichen können, ist uns wichtig.

Über die folgenden Links erhalten Sie weitere Informationen zu Vielfalt und Chancengerechtigkeit: https://go.fzj.de/diversitaet sowie zur gezielten Förderung von Frauen: https://go.fzj.de/job-journey-women

Dienstort: Jülich

Beginn: Zum nächstmöglichen Termin

Umfang: 19,5 Stunden / Woche

Gehalt: EG 7 TVöD-Bund

Bewerbungsfrist: 25.11.2026

Kennziffer: 2026T-0868