Projektkoordinator/in (w/m/d) – Administration, Finanzen und Projektmanagement

RWTH Aachen; Aachen; Vor Ort; EUR 42.000 - 54.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Vollzeitstelle

Befristung 2 Jahre

Verlängerung möglich

TV-L Eingruppierung

EG 9a

Zusammenfassung

Die RWTH Aachen University sucht am Institut für Massivbau eine engagierte Fachkraft zur eigenständigen Organisation des Office-Managements und zur Unterstützung der CARE-Geschäftsstelle. Sie arbeiten an Schnittstellen zwischen Wissenschaft, Verwaltung und externen Partnern.

Die Stelle ist Vollzeit und befristet auf zwei Jahre. Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung, Erfahrung im Finanz- und Beschaffungsmanagement sowie sichere SAP- und

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung.
• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung, idealerweise im Hochschul-, Wissenschafts- oder öffentlichen Verwaltungsumfeld.
• Kenntnisse im Finanz- und Beschaffungsmanagement, idealerweise im Drittmittelmanagement, sowie im Umgang mit SAP oder vergleichbaren Verwaltungssystemen.
• Sicherer Umgang mit gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Excel.

Aufgaben

• Selbstständige Organisation und Koordination der administrativen Abläufe des Office-Managements und der CARE-Geschäftsstelle.
• Eigenständige Bearbeitung administrativer Finanzprozesse des Exzellenzclusters und weiterer Forschungsprojekte (Budgetübersichten, Mittelabrufe, Finanzdatenpflege, Budgetmonitoring).
• Koordination administrativer Beschaffungsprozesse inkl. Angebotseinholung und -bewertung, Abstimmung mit Einrichtungen, Nachverfolgung unter Vergabevorschriften.
• Projekt-, Fristen- und Berichtscontrolling inkl. Aufbereitung administrativer Kennzahlen.
• Administrative Vorbereitung und Betreuung von Veranstaltungen, Workshops und Gremiensitzungen.
• Schnittstellenmanagement zwischen Leitung, Wissenschaftlern, Verwaltung und externen Partnern.
• Pflege und Weiterentwicklung administrativer Dokumentationen, Datenbanken und Verwaltungssysteme.
• Weiterentwicklung administrativer Prozesse und der CARE-Geschäftsstelle.

Kenntnisse

Selbstständige Arbeitsweise

Organisationskompetenz

Kommunikationsfähigkeit

Teamkoordination

Ausbildung

kaufmännische Ausbildung

Verwaltungsbezogene Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

SAP

MS-Office

Excel

Jobbeschreibung

Unser Profil

Das Institut für Massivbau (IMB) der RWTH Aachen University gehört zu den führenden Forschungseinrichtungen im Bereich des konstruktiven Ingenieurbaus. Mit rund 60 Mitarbeitenden bearbeitet das Institut zahlreiche Forschungsprojekte in den Bereichen Massivbau, nachhaltiges und ressourceneffizientes Bauen , digitale Planungs- und Fertigungstechnologien sowie innovative Baustoffe und Tragwerke . Neben der Grundlagenforschung werden gemeinsam mit Industriepartnern neue Bauweisen und Fertigungskonzepte entwickelt und in die praktische Anwendung überführt. Zu den größten Forschungsverbünden des Instituts zählt der Exzellenzcluster CARE –Climate-Neutral And Resource-Efficient Construction, den das IMB als Sprecherinstitut gemeinsam mit der Technischen Universität Dresden koordiniert. Darüber hinaus unterstützt das Institut zahlreiche weitere öffentlich geförderte Forschungsprojekte.

In dieser Position übernehmen Sie einen eigenständigen administrativen Aufgabenbereich und unterstützen sowohl die Forschungsaktivitäten des Instituts für Massivbau als auch administrative Prozesse des Exzellenzclusters CARE. Dabei arbeiten Sie an der Schnittstelle zwischen Wissenschaft, Verwaltung und externen Partnern und tragen wesentlich zum erfolgreichen Management nationaler und internationaler Forschungsprojekte bei.

Ihr Profil

Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation; mehrjährige einschlägige Berufserfahrung, idealerweise im Hochschul-, Wissenschafts- oder öffentlichen Verwaltungsumfeld, ist wünschenswert
Kenntnisse im Finanz- und Beschaffungsmanagement, idealerweise im Drittmittelmanagement, sowie im Umgang mit SAP oder vergleichbaren Verwaltungssystemen sind von Vorteil
Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Excel
Sicherer Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln sowie Bereitschaft zum routinierten Einsatz moderner KI-gestützter Werkzeuge zur Unterstützung administrativer Prozesse
Fähigkeit zur selbstständigen Bearbeitung komplexer administrativer Fragestellungen sowie ausgeprägte Organisations- und Koordinationskompetenz
Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise sowie ausgeprägtes Organisationsgeschick
Hohes Verantwortungsbewusstsein, Kommunikationsstärke und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Akteursgruppen
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Ihre Aufgaben

• Selbstständige Organisation und Koordination der administrativen Abläufe des administrativen Office-Managements sowie der CARE-Geschäftsstelle unter Anwendung umfassender Fachkenntnisse im Verwaltungs- und Drittmittelumfeld
• Selbstständige Bearbeitung administrativer Finanzprozesse des Exzellenzclusters und weiterer Forschungsprojekte des IMB (u. a. Erstellung von Budgetübersichten, Bearbeitung von Mittelabrufen, Pflege der Finanzdaten sowie Unterstützung des Budgetmonitorings)
• Selbstständige Bearbeitung und Koordination administrativer Beschaffungsprozesse einschließlich Einholung und Bewertung von Angeboten, Abstimmung mit den beteiligten Einrichtungen sowie Nachverfolgung der Beschaffungsvorgänge unter Berücksichtigung der geltenden Vergabevorschriften
• Eigenständiges Projekt-, Fristen- und Berichtscontrolling einschließlich der Aufbereitung administrativer Kennzahlen und Entscheidungsgrundlagen für die Leitung
• Selbstständige organisatorische Vorbereitung und administrative Betreuung von Veranstaltungen, Workshops und Gremiensitzungen
• Schnittstellenmanagement: Koordination der Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Leitung, Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern, Universitätsverwaltung sowie externen Partnern
• Eigenständige Pflege und Weiterentwicklung administrativer Dokumentationen, Datenbanken und universitätsinterner Verwaltungssysteme
• Mitwirkung an der Weiterentwicklung und Standardisierung administrativer Prozesse sowie der kontinuierlichen Optimierung der CARE-Geschäftsstelle

Unser Angebot

• Die Einstellung erfolgt im Beschäftigtenverhältnis.
• Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen und befristet auf zwei Jahre.
• Eine Verlängerung wird angestrebt.
• Die Befristung richtet sich nach § 14 Abs. 1 Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG).
• Es handelt sich um eine Vollzeitstelle.
• Die Eingruppierung richtet sich nach dem TV-L.
• Die Stelle ist bewertet mit bis zu EG 9a, je nach persönlicher Voraussetzung.

Über uns

Die RWTH ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert.
Die RWTH bietet im Rahmen eines Universitären Gesundheitsmanagements eine Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten (z. B. Hochschulsport) an. Für Tarifbeschäftigte und Beamtinnen und Beamte besteht ein umfangreiches Weiterbildungsangebot und die Möglichkeit, ein Jobticket zu erwerben.
Die Stellenausschreibung richtet sich an alle Geschlechter.
Wir wollen an der RWTH Aachen University besonders die Karrieren von Frauen fördern und freuen uns daher über Bewerberinnen.
Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern sie in der Organisationseinheit unterrepräsentiert sind und sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.
Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.
Im Sinne der Gleichbehandlung bitten wir Sie, auf ein Bewerbungsfoto zu verzichten.
Unterhttps://www.rwth-aachen.de/bewerbung/dsgvo-information finden Sie Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten nach den Artikeln 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO).

Kontakt & Bewerbung

Kontaktperson für Rückfragen zur Bewerbung

Sven Engel
Im Süsterfeld 9
52072
Aachen
Tel.: [phone]
E-Mail: [e-mail]