Projektassistenz RWTH Together University (w/m/d)

RWTH Aachen University; Aachen; Vor Ort; EUR 58.000 - 78.000; Vollzeit

Zusammenfassung

RWTH Aachen University sucht eine/n engagierte/n Administrative/n Assistenz der Projektkoordination für das RWTH Together University Projekt. Sie unterstützen die Koordination, planen Termine und Ressourcen, bereiten Sitzungen vor und begleiten das Controlling sowie die Drittmittelberichtserstellung.

Sie bringen Erfahrung in der Assistenz komplexer Vorhaben, sichere Deutsch- und gute Englischkenntnisse mit, arbeiten strukturiert und serviceorientiert und passen sich flexibel an die Anforderungen

Qualifikationen

• Abgeschlossenes Bachelorstudium oder vergleichbare Qualifikation.
• Erste bis mehrjährige Erfahrung in der Assistenz komplexer Projekte.
• Sicherer Umgang mit agilen Projektmanagement-Methoden (z. B. Scrum, Kanban) und Kollaborationsplattformen wie MS 365, Teams, Confluence, Jira.
• Grundkenntnisse im öffentlichen Haushalts- und Vergaberecht sowie im Drittmittelmanagement – oder Bereitschaft, sich diese zügig anzueignen.
• Ausgeprägtes Organisationstalent mit strukturierter, zielorientierter und vorausschauender Arbeitsweise; Fähigkeit, mehrere Vorgänge parallel zu steuern.
• Hohe Service- und Teamorientierung, kommunikatives Geschick und diplomatisches Auftreten.
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Administrative Assistenz der Projektkoordination: Termin- und Ressourcenplanung, Pflege des Projektplans inkl. Meilenstein-, Aufgaben- und Terminverfolgung.
• Meeting- und Veranstaltungsmanagement: Vorbereitung, Protokollierung und Nachbereitung von Sitzungen, Workshops, Gremien- sowie (Online-)Veranstaltungen; Mitarbeit an Konzept- und Qualitätsentwicklungsprozessen.
• Reporting und Präsentationen: Erstellung von Präsentationen, Statistiken und Berichten für internes Controlling, Drittmittelgebende und Hochschulleitung; Pflege der Projektwebsite.
• Finanz- und Ressourcencontrolling: Anlegen von Kostenstellen, Bestell- und Rechnungsabwicklung, Mittelverwendungsprüfung sowie Organisation von Beschaffungen, Verträgen und Dienstreisen in Abstimmung mit dem Projektbüro des CLS.
• Digitale Kollaboration und Dokumentation: Betreuung von Kollaborationsplattformen, Sicherstellung einer lückenlosen Projektdokumentation, Pflege des Projektpostfachs und Unterstützung der Öffentlichkeitsarbeit.
• Kommunikations- und Schnittstellenfunktion: Erste Ansprechperson für interne und externe Partner*innen; Koordination von Terminen, Anfragen und Informationsflüssen sowie eigenständige Bearbeitung definierter Arbeitspakete.

Kenntnisse

Organisationstalent

Teamorientierung

Kommunikationsstärke

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Ausbildung

Bachelorabschluss

Tools

MS 365

Teams

Confluence

Jira

Jobbeschreibung

Weitere Informationen

Die Einstellung erfolgt im Beschäftigtenverhältnis. Die Stelle ist zum 01.10.2026 zu besetzen und befristet bis zum 31.12.2029. Die Befristung richtet sich nach § 14 Abs. 1 Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG). Es handelt sich um eine Vollzeitstelle. Die Eingruppierung richtet sich nach dem TV-L. Die Stelle ist bewertet mit EG 9b.

Unser Profil

Mit dem zunächst auf 4 Jahre angelegten Projekt RWTH Together University (RWTH:2U) initiiert die RWTH Aachen eine umfassende Neuausrichtung des Lehrens, Lernens und Prüfens. Ziel ist, die Hochschule optimal für die digitale Transformation der Hochschulbildung aufzustellen. Im durch die Stiftung Innovation in der Hochschullehre (StIL) geförderten Projekt geht es um vier zentrale Innovationsbereiche: (i) die Förderung von Interdisziplinarität und Praxisbezug, (ii) die Verbindung von technologischem Fortschritt mit didaktischer Innovation, (iii) die Stärkung der Identifikation unserer Studierenden mit der RWTH sowie (iv) die bessere Koordination bestehender Initiativen. Die RWTH möchte ein Bildungsumfeld schaffen, in dem Studierende und Lehrende gemeinsam an nachhaltiger Teilhabe an Wissenschaft, Wirtschaft und Gesellschaft arbeiten.

Für die Umsetzung des Projekts arbeiten viele Stakeholder der RWTH im Verbund zusammen. Die Stelle unterstützt die Projektkoordination im Gesamtverbund. Sie ist gemeinsam mit der Stelle für die Projektkoordination beim Prorektor für Lehre angesiedelt und arbeitet operativ eng mit dem Center für Lehr- und Lernservices (CLS) der RWTH zusammen.

Wir leben an der RWTH eine wertschätzende, integrative, respektvolle und innovationsfördernde Arbeits- und Kommunikationskultur. Enger abteilungsübergreifender Austausch, kurze, digitale Kommunikationswege, gegenseitige Unterstützung und flexible Arbeitsbedingungen mit mobilen Arbeitsmodellen sind für uns selbstverständliche Grundlagen.

Ihr Profil

• Abgeschlossenes Bachelorstudium oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erste bis mehrjährige Erfahrung in der Assistenz komplexer Projekte, vorzugsweise im Hochschul- oder Forschungsumfeld.
• Sicherer Umgang mit agilen Projektmanagement-Methoden (z. B. Scrum, Kanban) und Kollaborationsplattformen wie MS 365, Teams, Confluence, Jira oder vergleichbaren.
• Grundkenntnisse im öffentlichen Haushalts- und Vergaberecht sowie im Drittmittelmanagement – oder die Bereitschaft, sich diese zügig anzueignen.
• Ausgeprägtes Organisationstalent mit strukturierter, zielorientierter und vorausschauender Arbeitsweise; Fähigkeit, mehrere Vorgänge parallel zu steuern.
• Hohe Service- und Teamorientierung, kommunikatives Geschick und diplomatisches Auftreten im Kontakt mit unterschiedlichen Stakeholdern.
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Ihre Aufgaben

• Administrative Assistenz der Projektkoordination: Termin- und Ressourcenplanung, Pflege des Projektplans inkl. Meilenstein-, Aufgaben- und Terminverfolgung.
• Meeting- und Veranstaltungsmanagement: Vorbereitung, Protokollierung und Nachbereitung von Sitzungen, Workshops, Gremien- sowie (Online-)Veranstaltungen; Mitarbeit an Konzept- und Qualitätsentwicklungsprozessen.
• Reporting und Präsentationen: Erstellung von Präsentationen, Statistiken und Berichten für internes Controlling, Drittmittelgebende und Hochschulleitung; Pflege der Projektwebsite.
• Finanz- und Ressourcencontrolling: Anlegen von Kostenstellen, Bestell- und Rechnungsabwicklung, Mittelverwendungsprüfung sowie Organisation von Beschaffungen, Verträgen und Dienstreisen in Abstimmung mit dem Projektbüro des CLS.
• Digitale Kollaboration und Dokumentation: Betreuung von Kollaborationsplattformen, Sicherstellung einer lückenlosen Projektdokumentation, Pflege des Projektpostfachs und Unterstützung der Öffentlichkeitsarbeit.
• Kommunikations- und Schnittstellenfunktion: Erste Ansprechperson für interne und externe Partner*innen; Koordination von Terminen, Anfragen und Informationsflüssen sowie eigenständige Bearbeitung definierter Arbeitspakete.

Über uns

Die RWTH ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert.
Die RWTH bietet im Rahmen eines Universitären Gesundheitsmanagements eine Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten (z. B. Hochschulsport) an. Für Tarifbeschäftigte und Beamtinnen und Beamte besteht ein umfangreiches Weiterbildungsangebot und die Möglichkeit, ein Jobticket zu erwerben.
Die Stellenausschreibung richtet sich an alle Geschlechter.
Wir wollen an der RWTH Aachen University besonders die Karrieren von Frauen fördern und freuen uns daher über Bewerberinnen.
Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern sie in der Organisationseinheit unterrepräsentiert sind und sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.
Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.
Im Sinne der Gleichbehandlung bitten wir Sie, auf ein Bewerbungsfoto zu verzichten.
Unter https://www.rwth-aachen.de/bewerbung/dsgvo-information finden Sie Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten nach den Artikeln 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO).

Besoldung / Entgelt

EG 9b