Projektkoordinator Field Operations (m/w/d)

PAUL Tech AG; Mannheim; Vor Ort; EUR 40.000 - 60.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Unbefristeter Vertrag

30 Tage Urlaub

Private Krankenzusatzversicherung

Altersvorsorgezuschuss

Firmenfitness

Firmenevents

Deutschlandticket

Zusammenfassung

PAUL Tech AG in Mannheim sucht eine/n Projektkoordinator Field Operations, der/die die administrative und operative Tagesarbeit der Projekt- und Serviceorganisation koordiniert und so die technischen Führungskräfte spürbar entlastet. Du verbindest Projektkoordination, Personal- und Materialsteuerung sowie Prozesssicherheit mit einer strukturierten, verbindlichen Arbeitsweise.

Zu deinen Aufgaben gehören Reiseanträge, Reisekosten, Hotelbuchungen und Rechnungserfassung, Pflege von Personalakten

Qualifikationen

• Schwerpunkt liegt auf Fähigkeiten statt formaler Ausbildung.
• Typische Vorkenntnisse: kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung in Projektkoordination, Administration oder Disposition wird erwartet.

Aufgaben

• Administrative Unterstützung in der Projekt- und Serviceorganisation.
• Projekt- & Prozessunterstützung durch Dashboards, Reporting und Listenpflege.
• Personal- & Einsatzkoordination inklusive Planung von Ein-/Austritten.
• Material- & Ressourcensteuerung, Bestell- und Lagerverwaltung.

Kenntnisse

Projektkoordination

Administrative Unterstützung

Personalsteuerung

Schnittstellenmanagement

Prozesssicherheit

Strukturierte Arbeitsweise

Kommunikationsstärke

Verbindlichkeit

Zuverlässigkeit

Genauigkeit

Serviceorientierung

MS Office

Deutschkenntnisse

Ausbildung

kaufmännische Ausbildung

Vergleichbare Qualifikation

Tools

MS Office

Outlook/Excel/Word

ERP-/Abrechnungssysteme

Jobbeschreibung

PAUL macht Bestandsgebäude fit für eine klimaneutrale Zukunft. Als Technologieführer der Immobilienwirtschaft verbinden wir mit PAUL Net Zero künstliche Intelligenz, IoT-Hardware und Wärmepumpen zu einem intelligenten System für CO₂-neutrale Wärme. So bringen wir die Wärmewende direkt in den Gebäudebestand – schnell, skalierbar und ohne klassischen Sanierungsaufwand oder Investitionsrisiko für unsere Kunden.

Deine Mission wird es, administrative und operative Themen unserer Projekt- und Serviceorganisation so zu koordinieren, dass unsere technischen Führungskräfte im Tagesgeschäft spürbar entlastet werden. Dabei verbindest du Projektkoordination, Personal- und Materialsteuerung, Schnittstellenmanagement und Prozesssicherheit mit einer strukturierten, verbindlichen Arbeitsweise.

Projektkoordinator Field Operations (m/w/d) in Mannheim

Deine Aufgaben

Administrative Unterstützung

• Du bearbeitest Reiseanträge, Reisekosten, Hotelbuchungen und Rechnungserfassung
• Du pflegst Personalakten und erstellst interne Kommunikation und Aushänge

Projekt- & Prozessunterstützung

• Du pflegst Projektlisten, Dashboards und Projektordner und unterstützt beim Reporting
• Du koordinierst organisatorische Themen wie Kundenzugänge und Terminschleifen

Personal- & Einsatzkoordination

• Du unterstützt die teamübergreifende Personaleinsatzplanung und koordinierst Ein-/Austritte
• Du verwaltest Monteur-Termine und operative Kalenderstrukturen

Material- & Ressourcensteuerung

• Du unterstützt bei Bestellung und Verwaltung von Werkzeugen, Maschinen und Materialien
• Du hältst Lagerbewegungen und Nachbestellungen nach

Das bringst du mit

Fachlicher Hintergrund

• Wichtiger als Ausbildung oder Studium ist uns, was du kannst und mitbringst — typische Wege in diese Rolle sind dennoch: eine kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Du kommst z. B. aus Rollen wie Projektassistenz, Disposition oder Teamassistenz Operations
• Erste bis mehrjährige Erfahrung in Projektkoordination, Administration oder Disposition

Erfahrung & Methoden

• Strukturierte Arbeitsweise, hohes Organisationsvermögen und Priorisierungsgespür
• Kommunikationsstärke und Verbindlichkeit in der Nachverfolgung offener Punkte
• Zuverlässigkeit, Genauigkeit und Serviceorientierung im Tagesgeschäft

Tools, Systeme & Sprache

• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Excel und Word
• Idealerweise Erfahrung mit ERP-/Abrechnungssystemen
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Du passt zu uns, wenn

• du viele operative Themen gleichzeitig sauber und verbindlich am Laufen hältst
• du mit Lösungsorientierung und Eigenverantwortung eigenständig Lösungen umsetztdu Proaktivität zeigst, auch wenn noch nicht jeder Prozess perfekt definiert ist
• du Exzellenz in Qualität und Wirtschaftlichkeit anstrebst
• du für Strukturierung und Skalierbarkeit komplexer Themen sorgst

Das bieten wir dir

• Sinnstiftende Tätigkeit mit echtem Impact — direkter Beitrag zur CO₂-Einsparung im Gebäudebestand
• Kollegiale Arbeitsatmosphäre mit kurzen Entscheidungswegen
• Unbefristeter Arbeitsvertrag mit attraktivem Gehaltspaket
• 30 Tage Urlaub plus 24.12. und 31.12. frei
• Private Krankenzusatzversicherung und Altersvorsorgezuschuss
• Firmenfitness, Firmenevents und Corporate Benefits
• Deutschlandticket