Projektassistenz (w/m/d)

Bundesamt für Bauwesen und Raumordnung; Berlin; On-site; EUR 36,000 - 47,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Mobile Arbeiten möglich

Job summary

Das Bundesamt für Bauwesen und Raumordnung (BBR) in Berlin sucht eine Projektassistenz (w/m/d) zur Unterstützung des Referats BS I 2 Bundespolizei. Zu den Aufgaben gehören Abrechnungsvorbereitung, Haushalts- und Kostenkontrolle sowie administrative Assistenz.

Vorausgesetzt wird eine abgeschlossene Büroausbildung oder ähnlicher Abschluss; Erfahrungen in öffentlicher Verwaltung und MS Office-Kenntnisse sind wünschenswert.

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung im Bürobereich oder Verwaltungsdienst.
• Kenntnisse in Kostenkontrolle und Vertragswesen vorteilhaft.
• Gute IT-Anwendungskenntnisse, insbesondere MS Office und PKMS.

Responsibilities

• Vorbereitung und Mitwirkung bei Abrechnung von Baumaßnahmen.
• Bearbeitung von Haushalts- und Rechnungsangelegenheiten.
• Kostenkontrolle mit dem System O‑Xilis.
• Mitwirkung bei Vergabe-, Qualitäts- und Terminmanagement.
• Allgemeine Büro-, Schreib- und Verwaltungsarbeiten.
• Koordination interner und externer Besprechungen.

Skills

Kostenkontrolle

Projektkommunikation

Service- und Kundenausrichtung

Organisationsfähigkeit

Teamfähigkeit

Vertragswesen

Sicherheitsüberprüfung

Education

Ausbildung Bürokommunikation/Verwaltungsfachangestellte etc.

Tools

MS Office

PKMS

Job description

Projektassistenz (w/m/d)

Knr. 88-26

Stellenbeschreibung

Das Bundesamt für Bauwesen und Raumordnung (BBR) sucht für das Referat BS I 2 Bundespolizei (BPOL) in Berlin zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Projektassistenz (w/m/d) Knr. 88-26. Das BBR ist eine Bundesoberbehörde im Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Wohnen, Stadtentwicklung und Bauwesen (BMWSB). Die Hauptaufgaben liegen in der Durchführung von Baumaßnahmen des Bundes, insbesondere für die Verfassungsorgane und für die Ministerien in Berlin, Bonn und im Ausland sowie für die Stiftung Preußischer Kulturbesitz in Berlin. Das Referat BS I 2 nimmt Projektmanagementaufgaben für die Bauprojekte der Bundespolizei (BPOL), der Bundesanstalt für den Digitalfunk der Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben (BDBOS), des Technischen Hilfswerks in Berlin (THW) und der Bundesnetzagentur (BNetzA) wahr. Die Projekte reichen von Neubauten über komplexe Umbauten denkmalgeschützter Gebäude bis hin zu Maßnahmen mit hohen technischen und sicherheitsrelevanten Anforderungen. Damit werden moderne und funktionsgerechte Liegenschaften für Sicherheits- und Infrastruktureinrichtungen des Bundes realisiert. Nähere Informationen erhalten Sie unter: BS I 2

Aufgaben

• Vorbereitung und Mitwirkung bei der Abrechnung von Baumaßnahmen
• Bearbeitung von Haushalts- und Rechnungsangelegenheiten
• Kostenkontrolle mit Kostenkontrollsystem „O-Xilis“
• Mitwirken bei Vergabevorgängen, im Qualitäts- und Terminmanagement sowie bei der Zusammenstellung der Rechnungslegungsunterlagen
• Büro-, Schreib-, Sekretariats- und sonstige Verwaltungsarbeiten wie z.b. Postbearbeitung, Terminplanung, Assistenztätigkeiten unter Einhaltung enger Terminvorgaben
• Koordination und Organisation von internen und externen Besprechungen

Ihr Profil

Vorausgesetzt werden:

• abgeschlossene Ausbildung zur/zum Fachangestellten für Bürokommunikation, zur/zum Verwaltungsfachangestellten, zur/zum Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation bzw. Büromanagement, Angestelltenlehrgang I oder ein vergleichbarer Abschluss für den mittleren nichttechnischen Dienst
• in Frage kommen sowohl Tarifbeschäftigte als auch Bewerbende, die nicht im öffentlichen Dienst tätig sind

Worauf Es Uns Noch Ankommt

• Erfahrungen in der öffentlichen Verwaltung und/oder Projektbearbeitung insbesondere im Bereich Kostenkontrolle und Vertragswesen und/oder Grundkenntnisse im Haushaltsrecht
• gute IT-Anwendungskenntnisse, insbesondere in den gängigen MS-Office-Anwendungen sowie eines Projektkommunikationsmanagementsystems (PKMS)
• selbstständige, strukturierte und effiziente Arbeitsweise
• ausgeprägte Service- und Kundenorientierung
• hohe Leistungsbereitschaft, Flexibilität und Verantwortungsbewusstsein
• rasche Auffassungsgabe sowie Organisations- und Verhandlungsgeschick
• Teamfähigkeit und engagierte Arbeitsweise
• erfolgreiches Durchlaufen einer Sicherheitsüberprüfung bis „Ü 2“ gemäß dem Sicherheitsüberprüfungsgesetz des Bundes (SÜG) nach einem erfolgreichen Auswahlverfahren
• Sprachkenntnisse des Sprachniveaus C 2 nach dem Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen (Bewerbende, deren Erstsprache nicht die deutsche Sprache ist, bitten wir um einen Nachweis)

Unser Angebot

Eine Einstellung erfolgt in der Entgeltgruppe 7 TVöD Bund, soweit die persönlichen Anforderungen erfüllt sind. Die aktuelle Entgelttabelle und den Entgeltrechner finden Sie unter https://oeffentlicher-dienst.info/

Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Wochenstunden bei Tarifbeschäftigten

Interne Tarifbeschäftigte möchten wir darauf hinweisen, dass der Dienstposten während der Erprobungszeit von maximal sechs Monaten zunächst nur vorübergehend übertragen wird. Eine Höhergruppierung erfolgt in dieser Phase nicht. Bei Vorliegen der Voraussetzungen erfolgt jedoch die Zahlung einer Zulage gem.

• 14 Abs. 3 TVöD. Befristet Beschäftigte müssen die Wartezeit nach
• 1 Kündigungsschutzgesetz von sechs Monaten im BBR erfolgreich bestanden und absolviert haben.

Das strukturierte Auswahlverfahren wird voraussichtlich in der 48. Kalenderwoche stattfinden.

Wir Stehen Für

Als moderner und zukunftssicherer Arbeitgeber gewährleisten wir die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern sowie die Förderung der Vielfalt unter unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Hierfür wurden wir wiederholt durch das audit berufundfamilie zertifiziert.

Frauen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt, wenn in dem betroffenen Bereich eine Unterrepräsentanz vorliegt.

Schwerbehinderte und gleichgestellte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt; von Ihnen wird nur ein Mindestmaß an körperlicher Eignung verlangt.

Unsere Arbeitsumgebung zeichnet sich durch Familienfreundlichkeit aus und bietet flexible Arbeitszeiten und -formen. Individuelle Teilzeitvereinbarungen sind möglich und können je nach dienstlichen Belangen mit mobilem Arbeiten kombiniert werden.

Als Unterzeichner der Charta der Vielfalt setzen wir uns aktiv für die Chancen der Diversität in der Arbeitswelt ein. Unser Ziel ist es, ein wertschätzendes Arbeitsumfeld für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu schaffen. Daher begrüßen wir Bewerbungen von Menschen aller Nationalitäten und mit Migrationshintergrund.

Weitere Gründe, die für uns als Arbeitgeber sprechen, finden Sie auf unserer Karriereseite Das BBR als Arbeitgeber.