Projektassistenz Speaker Management (m/w/d)

CloserStill Media; Mannheim; Vor Ort; EUR 42.000 - 56.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexibles Arbeitszeitmodell

Mobiles Arbeiten

Team-Events

Weiterbildung

Veranstaltungen & Networking

Mitarbeiter-Rabatte

Hunde im Büro

Massage-Stuhl

Englisch-Unterricht

Employee Assistance Program

Benefits-Portale

Zusammenfassung

CloserStill Media Germany GmbH sucht eine/n engagierte/n Koordinator/in für Präsenz- und virtuelle HR-Top-Events. Sie fungieren als Bindeglied zwischen Programm-Management und Referent:innen, sichern eine exzellente Kommunikation und koordinieren den reibungslosen Ablauf bis zur erfolgreichen Vortragsdurchführung.

Sie bringen Sprachexpertise in Deutsch und Englisch, Fingerspitzengefühl im Umgang mit verschiedenen Kulturen sowie Organisationstalent mit.

Qualifikationen

• Deutsch- und Englischkenntnisse (schriftlich und mündlich) sind unerlässlich.
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Empathie im Umgang mit internationalen Speaker:innen und Teilnehmenden.
• Strukturierte und präzise Arbeitsweise mit Fokus auf Details und Prozesse.
• Hervorragende Serviceorientierung und Freude am Umgang mit Kunden und Referent:innen.
• Organisationsgeschick und eigenständige Arbeitsweise sind Voraussetzung.

Aufgaben

• Eigenverantwortliche Koordination: Du managst Kommunikation mit nationalen/internationalen Referent:innen und bist deren Ansprechpartner:in vor, während und nach den Veranstaltungen.
• Präzises Datenmanagement: Du pflegst das Konferenzprogramm akribisch und sorgst für vollständig fristgerechte Details.
• Ablauf-Exzellenz: Du koordinierst Briefings von internen Teams, externen Referent:innen und Dienstleistern.
• Inhaltliche Qualitätssicherung: Du erstellst und kontrollierst Programmankündigungen und Grafiken in hoher Qualität.

Kenntnisse

Deutsch/Englischkenntnisse

Kommunikationsstärke

Empathie

Präzision & Struktur

Serviceorientierung

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Flexibilität

Jobbeschreibung

WER WIR SIND:

Die CloserStill Media Germany GmbH zählt zu den führenden Veranstaltern von Messen, Events und Konferenzen in Europa – mit einem besonderen Fokus auf Human Resources, Betriebliches Gesundheitsmanagement und Unternehmenswandel. Mit langjähriger Fachkompetenz und konsequenter Kundenorientierung setzt die Marke „Zukunft Personal“ maßgebliche Impulse für aktuelle Trends, Innovationen und Entwicklungen im Management.

WER WIR SIND:

Die CloserStill Media Germany GmbH zählt zu den führenden Veranstaltern von Messen, Events und Konferenzen in Europa – mit einem besonderen Fokus auf Human Resources, Betriebliches Gesundheitsmanagement und Unternehmenswandel. Mit langjähriger Fachkompetenz und konsequenter Kundenorientierung setzt die Marke „Zukunft Personal“ maßgebliche Impulse für aktuelle Trends, Innovationen und Entwicklungen im Management.

Als Tochterunternehmen der britischen CloserStill Media Ltd. ist CloserStill Media Germany Teil eines internationalen Netzwerks. Weltweit organisiert CloserStill Media mehr als 100 führende Fachveranstaltungen in den Bereichen Bildung, Gesundheitswesen, Technologie und Tiermedizin – in Europa, den USA und Asien.

Wir suchen dich – für großartige Messeerlebnisse!

Du hast Spaß am Umgang mit Menschen, handelst stets serviceorientiert und lässt dich auch bei hohem Andrang nicht aus der Ruhe bringen? Dann werde Teil unseres Teams und hilf uns dabei, unseren Aussteller:innen und Besucherinnen einen erstklassigen Service zu bieten und ihren Messebesuch zu einem einmaligen Erlebnis zu machen.

DEINE AUFGABEN:

In dieser Schlüsselposition bist du das Bindeglied zwischen unserem Programm-Management und den Referent:innen unserer Präsenz- und virtuellen Top-Events im HR-Bereich. Du agierst als zentrale/r Ansprechpartner:in und garantierst eine exzellente Kommunikation und Koordination – von der ersten Kontaktaufnahme bis zum erfolgreichen Vortrag.

• Eigenverantwortliche Koordination: Du managst die Kommunikation mit unseren nationalen und internationalen Referent:innen und bist deren kompetente/r Ansprechpartner:in im Vorfeld, während und nach den Veranstaltungen.
• Präzises Datenmanagement: Du pflegst unser webbasiertes Konferenzprogramm akribisch genau und stellst sicher, dass alle erforderlichen Details von den Referent:innen vollständig und fristgerecht vorliegen.
• Ablauf-Exzellenz: Du übernimmst die detaillierte Koordination und das Briefing von internen Teams, externen Referent:innen und Dienstleistern, um einen reibungslosen Eventablauf zu gewährleisten.
• Inhaltliche Qualitätssicherung: Du erstellst und kontrollierst Programmankündigungen und sorgst für die erforderlichen Grafiken in höchster Qualität.

DAS BRINGST DU MIT:

Du bist eine Persönlichkeit, die Eigenverantwortung schätzt, Kommunikationsstärke lebt und eine ausgeprägte Liebe zum Detail besitzt:

• Sprachtalent: Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse (schriftlich und mündlich) sind für die Kommunikation mit internationalen Speakern unerlässlich.
• Kommunikationsstärke & Empathie: Du bist ein/e exzellente/r Kommunikator:in, die/der mit Fingerspitzengefühl auf unterschiedliche Persönlichkeiten und Kulturen eingehen kann.
• Struktur & Präzision: Dein gesunder Perfektionismus treibt dich an, Prozesse und Daten fehlerfrei zu managen – denn bei uns zählt jedes Detail.
• Serviceorientierung: Eine ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und Freude am Umgang mit Kunden und Speakern zeichnen dich aus.
• Organisationstalent: Exzellentes Zeitmanagement und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und eigenständig zu arbeiten, sind für dich selbstverständlich.
• Teamplayer: Du arbeitest gleichermaßen erfolgreich selbstständig und als wertvolles Mitglied unseres Teams.
• Flexibilität: Eine gewisse Reisebereitschaft für unsere Präsenzveranstaltungen.

UND DAS KANNST DU VON UNS ERWARTEN:

• Abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen und internationalen Arbeitsumfeld, in dem kein Tag wie der andere ist
• Ein wertschätzendes Team, das durch flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und eine offene, transparente Kommunikation überzeugt
• Modernes Arbeiten nach dem New Work-Prinzip – mit ergonomischen Arbeitsplätzen, erstklassiger technischer Ausstattung und inspirierender Arbeitsatmosphäre
• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit auf mobiles Arbeiten für eine optimale Work-Life-Balance
• Regelmäßige Teamevents, die den Zusammenhalt stärken und den Spaß an der Arbeit fördern – von After-Work-Drinks bis zu gemeinsamen Festen
• Vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten sowie klare Entwicklungsperspektiven, die deine persönliche und fachliche Entfaltung aktiv fördern
• Zugang zu spannenden Fachveranstaltungen, Konferenzen und Branchen-Events – zum Networking und zur Erweiterung deines Horizonts
• Attraktive Zusatzleistungen, u.a.:
• Kooperationen mit Fitnessstudios für deine körperliche Gesundheit
• Kostenloser Zugang zu Getränken, Obst, Snacks und Süßigkeiten
• Hunde im Büro – bei uns sind auch Vierbeiner willkommen
• Entspannung zwischendurch am firmeneigenen Massage-Stuhl
• Wöchentlicher Englisch-Unterricht mit zertifiziertem Lehrer während der Arbeitszeit
• Teilnahme am Employee Assistance Program für professionelle Unterstützung in allen Lebenslagen
• Exklusive Rabatte über Mitarbeitendenportale wie benefits.me und Corporate Benefits

VIELFALT UND INKLUSION:

Die CloserStill Media GermanyGmbH setzt auf Vielfalt in all ihren Formen und engagiert sich für die weitere Entwicklung eines vielfältigen und integrativen Umfelds, das Zusammenarbeit und Innovation fördert.

Wir sind ein Arbeitgeber für Chancengleichheit. Alle Bewerber (m/w/d) werden für eine Beschäftigung auf der Grundlage von Verdiensten ohne Berücksichtigung von Alter, ethnischer Zugehörigkeit, Religion oder Weltanschauung, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität, Familien- oder Elternstatus oder Behinderungsstatus berücksichtigt.