Projektassistenz / Projekt Backoffice (w/m/d)

Actemium Deutschland; München; On-site; EUR 30,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

VINCI Aktienprogramm

Bis zu 50 % mobiles Arbeiten

Kostenlose Lernunterstützung für Mitar

Eigene Academy

Mitarbeitendenempfehlung

Firmenevents

Betriebliche Altersvorsorge

Job summary

Actemium Deutschland in München sucht eine engagierte Projektassistenz (w/m/d) zur Unterstützung der Projektleiter bei organisatorischen und kaufmännischen Abläufen. Du koordinierst Termine, pflegst Stammdaten und unterstützt bei Abrechnung und Dokumentation.

Du arbeitest eng mit internen Fachbereichen, Kunden und Lieferanten zusammen und bringst idealerweise Erfahrung in Projektassistenz oder Aufmaßbearbeitung mit. MS Office beherrschst du sicher; VINCI-Verbund bietet starke Perspektiven.

Qualifications

• Sie haben eine kaufmännische Ausbildung oder Studium im relevanten Bereich.
• Idealerweise Erfahrung in Projektassistenz oder kaufmännischer Abwicklung.
• Verständnis für organisatorische Abläufe, Projektcontrolling und Aufmaßbearbeitung von Vorteil.
• Sicherer Umgang mit MS Office; SAP-Erfahrung wünschenswert.
• Strukturierte, eigenständige Arbeitsweise und Kommunikationsstärke.

Responsibilities

• Unterstützung der Projektleiter bei organisatorischer Abwicklung
• Pflegen von Projektstammdaten, Termine koordinieren
• Erstellung projektbezogener Auswertungen und kaufmännische Unterlagen
• Bearbeitung von Aufmaßen, Abrechnungsvorbereitung
• Bestellwesen, Materialbeschaffung, Liefertermine überwachen
• Projektdokumentation und Abstimmung mit Kunden/Lieferanten

Skills

Organisationsgeschick

Selbstständiges Arbeiten

Teamfähigkeit

Kommunikationsstärke

Education

Kaufmännische Berufsausbildung

Wirtschaftsingenieurwesen Studium

Tools

MS Office

Excel

Outlook

SAP

Job description

Du hast Organisationstalent, behältst auch bei mehreren laufenden Projekten den Überblick und möchtest unsere Projektleiter bei der technischen und kaufmännischen Projektabwicklung unterstützen? Bei uns koordinierst Du organisatorische Abläufe, unterstützt bei der Projektabrechnung und sorgst dafür, dass wichtige Informationen, Termine und Unterlagen zuverlässig zusammenlaufen.

Als Projektassistenz / Projekt Backoffice (w/m/d) bei Actemium arbeitest Du eng mit unseren Projektleitern sowie den internen Fachbereichen zusammen. Du begleitest unsere Projekte von der organisatorischen Vorbereitung über die laufende Abwicklung bis zur abschließenden Dokumentation und unterstützt dabei sowohl kaufmännische als auch technische Prozesse.

Das erwartet Dich

• Projektorganisation & Koordination: Du unterstützt unsere Projektleiter bei der operativen Projektabwicklung, pflegst Projektstammdaten, koordinierst Termine und verfolgst offene Aufgaben sowie vereinbarte Maßnahmen
• Projektcontrolling & kaufmännische Abwicklung: Du unterstützt bei der Überwachung von Projektkosten, Budgets und Auftragsständen und erstellst projektbezogene Auswertungen und kaufmännische Unterlagen
• Aufmaß & Abrechnung: Du bearbeitest Aufmaße und Leistungsnachweise, bereitest Abrechnungsunterlagen vor und unterstützt bei deren Nachverfolgung
• Bestellwesen & Materialbeschaffung: Du bearbeitest projektbezogene Bestellanforderungen, unterstützt die Materialbeschaffung und überwachst Bestellvorgänge sowie Liefertermine
• Projektdokumentation: Du organisierst und pflegst technische sowie kaufmännische Projektunterlagen, unterstützt bei Projektierungsprozessen und stellst Abnahme- und Abschlussdokumentationen zusammen
• Kommunikation & Projektbesprechungen: Du bereitest Projektbesprechungen vor, dokumentierst Ergebnisse und unterstützt die Abstimmung zwischen Projektleitung, Kunden, Lieferanten und internen Fachbereichen

Kurz gesagt: Du unterstützt unsere Projektleiter in organisatorischen und kaufmännischen Belangen und stellst sicher, dass die Abläufe im Projektalltag strukturiert und zuverlässig funktionieren.

Was Du idealerweise mitbringst

• Qualifikation: Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, beispielsweise als Industriekaufmann, Kaufmann für Büromanagement oder ein abgeschlossenes Studium im Bereich Wirtschaftsingenieurwesen
• Berufserfahrung: Idealerweise bringst Du erste Erfahrung in der Projektassistenz, technischen Sachbearbeitung oder kaufmännischen Projektabwicklung mit
• Kaufmännische Kenntnisse: Du hast ein gutes Verständnis für organisatorische und kaufmännische Abläufe. Kenntnisse im Projektcontrolling, Bestellwesen oder in der Aufmaßbearbeitung sind von Vorteil
• Software & Systeme: Du arbeitest sicher mit MS Office, insbesondere Excel, Word und Outlook. Erste Erfahrungen mit ERP-Systemen, idealerweise SAP, sind wünschenswert
• Technisches Verständnis: Du interessierst Dich für industrielle und elektrotechnische Projekte und bist offen dafür, Dich in die Abläufe und Besonderheiten dieses Umfelds einzuarbeiten
• Arbeitsweise: Du arbeitest selbstständig, strukturiert und sorgfältig, setzt Prioritäten und behältst auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick
• Kommunikation: Du bist teamorientiert, kommunizierst verbindlich und arbeitest gerne mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartnern zusammen

Darauf kannst Du Dich freuen

• Zukunftssicher arbeiten. Unfallsicher handeln: Ein wirtschaftlich starker Arbeitgeber mit klarer Verantwortung für Deine Sicherheit
• Aktienprogramm (VINCI): Am Unternehmenserfolg beteiligt und Vermögen aufbauen
• Bis zu 50 % mobiles Arbeiten: Flexibilität, die wirklich gelebt wird
• Kostenlose Lernunterstützung für Mitarbeitendenkinder: Nachhilfe ab der 5. Klasse per Video und Chat
• Eigene Academy: Klare fachliche und persönliche Entwicklung
• Mitarbeitendenempfehlung: Bis zu 3.000 € Prämie für erfolgreiche Empfehlungen

Noch mehr Gründe für uns:

30 Urlaubstage | Kinderbetreuungszuschuss & Sonderurlaub | Firmenfitnessprogramm | Bikeleasing | Krankenzusatzversicherung | Mentale Gesundheitsangebote | Mitarbeiterrabatte | Welcome Day & Expertennetzwerk | Betriebliche Altersvorsorge | Firmenevents | Kostenlose Parkplätze & gute Anbindung

Konzern im Rücken - Business Unit im Herzen

Unsere Business Unit München sorgt dafür, dass Energie zuverlässig fließt. Wir planen, errichten und betreiben Energieverteilungsanlagen sowie Netzersatz- und Infrastrukturlösungen für Industrie und kritische Anwendungen.

Actemium ist die Industriemarke von VINCI Energies. Wir planen, bauen und betreiben industrielle Anlagen und halten die Produktion am Laufen. Als Teil eines internationalen Netzwerks arbeiten wir in eigenständigen Gesellschaften mit kurzen Entscheidungswegen – dort, wo das Know-how sitzt.

Unsere Werte: Vertrauen, Eigenständigkeit, Solidarität, Unternehmergeist und Verantwortung. Wir stehen für Vielfalt und echte Chancengleichheit - jede Bewerbung ist willkommen.

Wir gestalten nicht nur die Industrie von morgen, sondern übernehmen auch Verantwortung für die Gesellschaft. Wie wir uns sozial engagieren, erfährst Du hier: Unser soziales Engagement.

Du bist dran. It’s time to act.