Project Manager Guest Management (m/w/d)

VOK DAMS Events GmbH; Wuppertal; Hybrid; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Betriebliche Altersvorsorge

Sportzuschuss

Fahrradleasing

Deutschlandticket

Mitarbeiterangebote

Job summary

VOK DAMS Events GmbH bietet im Büro in Wuppertal oder München eine spannende Position im Guest Management. Sie betreuen nationale und internationale Gäste entlang der gesamten Guest Journey und arbeiten eng mit Client-Teams zusammen.

Sie bringen mindestens 4 Jahre Erfahrung im Gastgewerbe oder Eventservice mit, beherrschen Deutsch und Englisch sicher und koordinieren proaktiv Organisation, Kommunikation sowie Datenpflege. Flexible Arbeitsmodelle und attraktive Zusatzleistungen warten auf Sie.

Qualifications

• Mindestens 4 Jahre Berufserfahrung im Bereich Guest Management, Hospitality oder vergleichbaren Serviceumfeld.
• Erfahrung in eigenständiger Steuerung von Projekten oder Teilprojekten.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
• Fähigkeit, komplexe Sachverhalte und Daten zu erfassen, zu strukturieren und weiterzuverarbeiten.
• Ausgeprägte Serviceorientierung und sichere Kommunikation in dynamischen Situationen.
• Routine im Umgang mit digitalen Tools und Eventsoftware.
• Eigeninitiative, Teamgeist sowie Hands-on-Mentalität.

Responsibilities

• Teilnehmermanagement: Planung und Steuerung des Guest Management für nationale und internationale Events.
• Organisation und Kommunikation: Einladungs- und Registrierungsprozesse, Gästelistenpflege sowie Teilnehmerdatensteuerung.
• Datenmanagement: Strukturierung von Teilnehmerdaten und Aufbereitung relevanter Informationen.
• Reise- und Hotelorganisation: Koordination von Reisebuchungen und Hotelkontingenten.
• Dienstleister- und Kundenkoordination: Abstimmung mit externen Dienstleistern und Projektteams.
• Eventbetreuung vor Ort: Check-in, Gästebetreuung und Anpassung bei kurzfristigen Änderungen.

Skills

Gastgeber-Management

Projektleitung

Kommunikation

Englischkenntnisse

Teamfähigkeit

Tools

Registrierungs-/Teilnahme-Software

Datenmanagement-Tools

Job description

Für unser Büro in Wuppertal oder München

Du sorgst dafür, dass sich Gäste vom ersten Kontakt bis zum letzten Moment bestens betreut fühlen?

Du liebst die Eventbranche, denkst serviceorientiert und behältst auch bei komplexen Teilnehmerstrukturen den Überblick? Du hast Freude daran, Menschen, Daten und Prozesse zusammenzubringen und aus einer professionellen Organisation ein besonderes Gästeerlebnis zu machen?

Dann werde schnellstmöglich Teil unseres Guest Management Teams bei VOK DAMS!

Als eine der führenden Agenturen für Events und Live-Marketing entwickeln und realisieren wir außergewöhnliche Markenerlebnisse für nationale und internationale Kunden. Bei uns treffen kreative Ideen auf professionelles Projektmanagement, unterschiedliche Perspektiven auf gemeinsame Ziele und anspruchsvolle Herausforderungen auf ein Team, das mit viel Spaß und Engagement zusammenarbeitet.

Deine Aufgaben -für einen reibungslosen Ablauf bei jedem Event:

• Teilnehmermanagement: Du planst und steuerst das Guest Management für nationale und internationale Events und sorgst für eine professionelle Betreuung der Gäste entlang der gesamten Guest Journey.
• Organisation und Kommunikation: Du verantwortest Einladungs- und Registrierungsprozesse, Teilnehmerkommunikation sowie die Pflege und Steuerung von Gästelisten und Teilnehmerdaten.
• Datenmanagement: Du strukturierst Teilnehmerdaten, bereitest relevante Informationen für Kunden und Projektteams auf und stellst sicher, dass alle Beteiligten zuverlässig auf dem aktuellen Stand sind.
• Reise- und Hotelorganisation: Du koordinierst Reisebuchungen, Hotelkontingente und weitere organisatorische Leistungen rund um die Teilnahme an Veranstaltungen.
• Dienstleister- und Kundenkoordination: Du steuerst externe Dienstleister, stimmst Dich mit internen Projektteams ab und bist eine zentrale Ansprechperson für Kunden und Gäste.
• Eventbetreuung vor Ort: Du begleitest Veranstaltungen vor Ort, koordinierst Check-in und Gästebetreuung und stellst sicher, dass auch bei kurzfristigen Änderungen alles reibungslos funktioniert.

WAS WIR UNS VON DIR WÜNSCHEN:

• Mindestens 4 Jahre Berufserfahrung im Bereich Guest Management, Hospitality oder vergleichbaren Serviceumfeld mit, idealerweise in der Eventbranche.
• Erfahrung in der eigenständigen Steuerung von Projekten oder Teilprojekten und ein gutes Verständnis für professionelle Eventabläufe.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
• Fähigkeit, komplexe Sachverhalte und Daten schnell zu erfassen, zu strukturieren und zuverlässig weiterzuverarbeiten.
• Ausgeprägte Serviceorientierung, sichere Kommunikation mit unterschiedlichen Ansprechpartnern und die Fähigkeit, auch in dynamischen Situationen den Überblick zu behalten.
• Routine im Umgang mit digitalen Tools und idealerweise Erfahrung mit Teilnehmermanagement-, Registrierungs- oder Eventsoftware.
• Eigeninitiative, Teamgeist sowie eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität.

DAS ERWARTET DICH BEI VOK DAMS:

• Spannende Projekte: Arbeite für namhafte nationale und internationale Marken und gestalte vielseitige Events und Live-Marketing-Erlebnisse.
• Verantwortung und Gestaltungsspielraum: Bringe Deine Ideen ein, übernimm Verantwortung und entwickle gemeinsam mit Deinem Team kreative Lösungen.
• Ein starkes Team: Erlebe eine offene, respektvolle und familiäre Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen.
• Flexibles Arbeiten: Wir kombinieren Remote Work mit der Zusammenarbeit im Office.
• Persönliche Entwicklung: Profitiere von regelmäßigen Personalgesprächen sowie individuellen Weiterbildungsmöglichkeiten über die VOK DAMS Academy und externe Programme.
• Attraktive Zusatzleistungen: Dazu gehören zum Beispiel betriebliche Altersvorsorge, Zuschuss zu unterschiedlichen Sportangeboten, Fahrradleasing, Deutschlandticket sowie exklusive Mitarbeiterangebote.
• Gemeinsame Erlebnisse: Freue Dich auf regelmäßige interne Events und Teamaktivitäten, denn der Spaß darf bei uns nicht zu kurz kommen.

Hast Du Lust, gemeinsam mit uns unvergessliche Gästeerlebnisse zu gestalten?

Dann freuen wir uns darauf, Dich kennenzulernen!

Kontakt

Anna Gerhard
VOK DAMS Events GmbH
Katernberger Straße 54
42115 Wuppertal

Wo?

Wuppertal
ODER
München