Project Documentation Coordinator (m/f/d)

NKT; Köln; On-site; EUR 42,000 - 60,000; Full time

Job summary

NKT in Köln/Cologne ist auf Infrastrukturprojekte spezialisiert. Als Project Documentation Coordinator koordinieren Sie Dokumentenmanagement, Projektreporting, SharePoint-Administration und administrative Unterstützung im Projektteam.

Sie arbeiten eng mit Projektleitern, Kunden und externen Partnern zusammen, pflegen Dokumentenregister, erstellen Zeitpläne und bereiten Unterlagen vor. Anforderungen: abgeschlossene Berufsausbildung, relevante Erfahrung im Dokumentenmanagement, Kenntnisse in

Qualifications

• Abgeschlossene Berufsausbildung.
• Relevante Berufserfahrung im Dokumentenmanagement.
• Erfahrung in Dokumentationsprozessen von Projekten.
• Kenntnisse in SharePoint und Dokumentenmanagementsystemen.
• Unterstützung von Projektreportings, Analysen und administrativen Tätigkeiten.

Responsibilities

• Koordination und Pflege von Projekt- und Angebotsdokumentationen gemäß vertraglichen Vorgaben
• Verwaltung von Dokumentenregistern, Dokumentationszeitplänen und Ablagestrukturen
• Vorbereitung, Prüfung und Nachverfolgung von Projektdokumentationen vor Übergabe an Kunden
• Erstellung und Administration von SharePoint-Projektseiten und Zugriffsrechten
• Unterstützung bei Projektreportings, Analysen und administrativen Tätigkeiten

Skills

Dokumentenmanagement

Projektkoordination

SharePoint

PMO-Umfeld

Education

Abgeschlossene Berufsausbildung

Tools

SharePoint

Job description

Projekt- und Programmmanagement

Stellenstandort (kurz): Cologne, Germany | Troisdorf, Germany

Stellenbeschreibung

Projektdokumentation und administrative Projektunterstützung koordinieren

Möchtest du hochwertige Projektdokumentation in einem internationalen Unternehmen sicherstellen, das die Energiewende mitgestaltet? Als Project Documentation Coordinator (m/w/d) koordinierst du Dokumentenmanagement, Projektreporting, SharePoint-Administration und Projektunterstützungsaktivitäten und arbeiten dabei eng mit Projektteams und Kunden zusammen. Dies ist eine spannende Gelegenheit, an bedeutenden Infrastrukturprojekten mitzuwirken und Teil eines globalen Unternehmens zu sein, das Lösungen für eine nachhaltigere Zukunft entwickelt. Könnte dies dein nächster Karriereschritt sein?

Qualität, Compliance und termingerechte Projektdokumentation sicherstellen

In dieser Position unterstützt du Projektteams in den Bereichen Dokumentenmanagement, Projektadministration und Reporting. Du trägst dazu bei, dass Projekt- und Angebotsdokumentationen korrekt, vertragskonform und fristgerecht bereitgestellt werden. In enger Zusammenarbeit mit verschiedenen Stakeholdern pflegest du Dokumentenmanagementsysteme, koordinieren Dokumentationsprozesse und unterstützen Projektleiterinnen und Projektleiter bei organisatorischen und administrativen Aufgaben.

Deine Aufgaben umfassen:

• Koordination und Pflege von Projekt- und Angebotsdokumentationen gemäß vertraglichen Vorgaben
• Verwaltung von Dokumentenregistern, Dokumentationszeitplänen und Dokumentenablagestrukturen
• Vorbereitung, Prüfung und Nachverfolgung von Projektdokumentationen vor der Übergabe an Kunden und Partner
• Erstellung und Administration von SharePoint-Projektseiten, Zugriffsrechten und Kommunikationsplattformen
• Unterstützung bei Projektreportings, Analysen, Präsentationen, der Nachverfolgung von Risikoregistermaßnahmen sowie administrativen Tätigkeiten

Die Position ist in Köln angesiedelt und berichtet an den Head of Project Execution Services. Die Zusammenarbeit mit Projektteams, Kunden und externen Partnern ist ein wesentlicher Bestandteil der Rolle.

Strukturierte und teamorientierte Persönlichkeit mit Blick fürs Detail

Du bist eine organisierte und zuverlässige Person, die Freude daran hat, Informationen zu koordinieren und mit unterschiedlichen Interessengruppen zusammenzuarbeiten. Du kommunizierst klar, übernimmst Verantwortung für deine Aufgaben und arbeitest mit einem hohen Qualitäts- und Genauigkeitsanspruch. Auch bei mehreren parallelen Aufgaben behältst du den Überblick und leistest einen positiven Beitrag zu einer kooperativen Teamkultur. Eine proaktive Arbeitsweise und Interesse an der Optimierung von Prozessen unterstützt deinen Erfolg in dieser Position.

Du bringst außerdem mit:

• Abgeschlossene Berufsausbildung
• Relevante Berufserfahrung
• Erfahrung im Dokumentenmanagement und in Dokumentationsprozessen von Projekten
• Erfahrung im Umgang mit SharePoint und Dokumentenmanagementsystemen
• Erfahrung in der Unterstützung von Projektreportings, Analysen und administrativen Projektaktivitäten
• Kenntnisse im Projektmanagement- oder PMO-Umfeld sind von Vorteil

Nachhaltige Infrastrukturprojekte von morgen mitgestalten

Wir wollen einen Arbeitsplatz schaffen, an dem Menschen aller Hintergründe geschätzt, unterstützt und in der Lage sind, ihre beste Arbeit zu leisten. Wir setzen uns dafür ein, die Geschlechtervielfalt bei NKT zu erhöhen und begrüßen Bewerbungen von einer breiten Palette von Kandidaten. Wir freuen uns über unterschiedliche Hintergründe und Karrierewege - auch wenn du nicht alle Anforderungen erfüllst. Wir sind überzeugt, dass inklusive Teams zu positiven Ergebnissen beitragen und ein besseres Arbeitsumfeld im Alltag schaffen.

Diese Position bietet dir Entwicklungsmöglichkeiten in einem internationalen Unternehmen, das an komplexen Infrastrukturprojekten für eine nachhaltigere Zukunft arbeitet. Du arbeitest mit erfahrenen Kolleginnen und Kollegen aus unterschiedlichen Fachbereichen zusammen, baust deine Fähigkeiten in der Projektkoordination und im Dokumentenmanagement weiter aus und sammelst Erfahrungen in groß angelegten Projekten innerhalb eines dynamischen und unterstützenden Umfelds.

„Als Führungskraft schätze ich Menschen, die Wert auf strukturierte und qualitativ hochwertige Arbeit legen und gleichzeitig offen und konstruktiv mit Kolleginnen, Kollegen und Stakeholdern zusammenarbeiten. In dieser Rolle leistest du einen wichtigen Beitrag dazu, dass unsere Projekte organisiert, regelkonform und termingerecht umgesetzt werden können“, sagt Hiring Manager Florian Krull.

Bei Fragen zu der Position kannst du dich gerne an den Hiring Manager Florian Krull unter [phone] oder [e-mail] wenden. Bei Fragen zum Rekrutierungsprozess kontaktiere bitte Kevin Strack unter [e-mail]. Bitte beachte, dass wir aufgrund der DSGVO keine Bewerbungen per E-Mail akzeptieren können.

Wir sammeln vertrauliches Feedback von Kandidatinnen und Kandidaten, um unseren Rekrutierungsprozess kontinuierlich zu verbessern. Deine Antworten dienen ausschließlich der Qualitätsentwicklung und haben keinen Einfluss auf Personalentscheidungen.

Be a Connector of the green tomorrow!