Pfortenmitarbeiter (m/w/d) für den Tagdienst

Trägerverein Franz Sales Haus; Essen; On-site; EUR 27,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

AVR Caritas Tarif

Dienstplan-Mitbestimmung

Mitarbeiter-Rabatte

Job summary

Der Trägerverein Franz Sales Haus in Essen sucht eine engagierte Empfangskraft für die Pforte. Sie sind erster Ansprechpartner für Besucher, Dienstleister und Mitarbeitende und koordinieren Informationen sowie Anfragen aus Technik, Hausverwaltung und IT-Systemen.

Zu Ihren Aufgaben gehören Annahme und Weiterleitung von Telefonaten, Empfang von Besuchern, Post- und Paketsendungen, Verwaltung von Schlüsseln und Koordination der Poolfahrzeuge.

Qualifications

• Idealerweise erste Erfahrungen im Empfangs-, Service-, Pforten- oder Verwaltungsbereich.
• Freundliches und serviceorientiertes Auftreten gegenüber Besuchern, Mitarbeitenden und externen Ansprechpartnern.
• In der Tätigkeit begegnen Sie Menschen mit Behinderung jederzeit offen, wertschätzend und unvoreingenommen

Responsibilities

• Annahme, Bearbeitung und Weiterleitung eingehender Telefonate
• Empfang von Besuchern sowie Erteilung allgemeiner Auskünfte
• Annahme, Verteilung und Weiterleitung von Post- und Paketsendungen
• Ausgabe, Rücknahme und Verwaltung von Schlüsseln
• Koordination und Verwaltung der Poolfahrzeuge
• Pflege und Dokumentation von Schlüssel-, Fahrzeug- und Kopierlisten
• Bearbeitung von E-Mails sowie Durchführung einfacher Recherchen und Auskünfte in IT-Systemen
• Dokumentation von Meldungen aus der Brandmeldezentrale
• Erfassung und Weiterleitung von Betriebsstörungen und technischen Notfällen

Skills

Empfangserfahrung

Kundenorientierung

Kommunikationsfähigkeit

Teamfähigkeit

Organisationstalent

Tools

Outlook

Word

Job description

Ihr Einsatzort

Die Pforte ist die erste Anlaufstelle für Besucher, Dienstleister und Personal. Neben klassischen Empfangs- und Servicetätigkeiten werden in der Pforte Meldungen von technischen Störungen und der Brandmeldeanlage bearbeitet. Im Tagdienst tragen Sie dazu bei, dass alle wichtigen Informationen und Anliegen zuverlässig zusammenlaufen und koordiniert werden. Dabei kümmern Sie sich unter anderem um die Entgegennahme von Anrufen, die Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, die Schlüsselverwaltung sowie die Unterstützung von Besuchern.

Die Position ist in Voll- oder Teilzeit bis zum 31.12.2027 befristet zu besetzen.

Das machen Sie bei uns

• Annahme, Bearbeitung und Weiterleitung eingehender Telefonate


• Empfang von Besuchern sowie Erteilung allgemeiner Auskünfte


• Annahme, Verteilung und Weiterleitung von Post- und Paketsendungen


• Ausgabe, Rücknahme und Verwaltung von Schlüsseln


• Koordination und Verwaltung der Poolfahrzeuge


• Pflege und Dokumentation von Schlüssel-, Fahrzeug- und Kopierlisten


• Bearbeitung von E-Mails sowie Durchführung einfacher Recherchen und Auskünfte in IT-Systemen


• Dokumentation von Meldungen aus der Brandmeldezentrale


• Erfassung und Weiterleitung von Betriebsstörungen und technischen Notfällen

Sie arbeiten in Früh- und Spätschicht (06:00 Uhr bis 14:00 Uhr und 14:00 Uhr bis 22:00 Uhr)

Das bringen Sie mit

• Idealerweise erste Erfahrungen im Empfangs-, Service-, Pforten- oder Verwaltungsbereich


• Freundliches und serviceorientiertes Auftreten gegenüber Besuchern, Mitarbeitenden und externen Ansprechpartnern


• In ihrer Tätigkeit begegnen sie Menschen mit Behinderung jederzeit offen, wertschätzend und unvoreingenommen


• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Freude am Umgang mit Menschen


• Strukturierte, zuverlässige und gewissenhafte Arbeitsweise


• Schnelle Auffassungsgabe und souveräner Umgang mit unerwarteten Situationen


• Sicherer Umgang mit gängigen EDV-Anwendungen (z. B. Outlook, Word)


• Bereitschaft zur Arbeit auch an Wochenenden und Feiertagen


• Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Das bieten wir Ihnen

• Eine tarifliche Vergütung nach AVR Caritas


• Eine Tätigkeit mit klaren Abläufen im Tagdienst


• Angenehmes Arbeitsumfeld und strukturierte Einarbeitung


• Mitbestimmung bei der Dienstplanung


• Mitarbeiter-Rabatte durch Kooperationen, z. B. mit der WGKD