People Ops Engineer (m/w/d)

United States Digital Space LLC; München; Vor Ort; EUR 75.000 - 115.000; Vollzeit

Zusammenfassung

the company baut eine führende Beratungsplattform für den deutschen Mittelstand auf und sucht eine erfahrene Person Operations-Führungskraft. Du verantwortest das Onboarding, die Vertrags-Workflows, die Pflege von Personio und die Payroll-Schnittstelle, arbeitest eng mit Finance, Legal und den Operations zusammen.

Du entwickelst eine skalierbare People-Operations-Architektur, leitest Akquisitions-Integrationen, setzt Automatisierung in Workflows um und sorgst für Compliance, Transparenz und

Qualifikationen

• Zwei bis vier Jahre Berufserfahrung im People Operations/HR-Bereich bei Tech-Scaleups oder Professional Services.
• Kenntnisse in Personio oder vergleichbaren HRIS-Systemen.
• Erfahrung mit Ashby oder Bereitschaft zur Einarbeitung.
• Verantwortung für Vertrags-, Payroll- oder Comp-Migrationen in wachsenden Organisationen.

Aufgaben

• End-to-End-Onboarding vom Vertrag bis Tag eins, inkl. IT-Setup und Welcome-Material.
• Pflege von Personio als zentralem Datensystem (Stammdaten, Verträge, Abwesenheiten).
• Verwaltung des Recruitingprozesses in Ashby und Automatisierung von Prozessen.
• Automatisierung und Skalierung von People-Workflows.
• Payroll-Schnittstellen bearbeiten, Datenkonsistenz sicherstellen.
• Vertrags- und Vergütungslogik operativ umsetzen und Entgelttransparenz dokumentieren.
• Integration akquirierter Einheiten (Contract Harmonisierung, Migration, Payroll-Übernahme).
• Entwicklung einer skalierbaren People-Operations-Architektur.

Kenntnisse

People Operations

HR Operations

Contract management

Payroll

Personio

Ashby

Automation

Data accuracy

Compliance

Tools

Personio

Ashby

DATEV

Jobbeschreibung

Deine RolleVogel baut die führende Beratungsplattform für den deutschen Mittelstand auf — durch Konsolidierung eines fragmentierten Marktes und die gleichzeitige Transformation der zugrundeliegenden Strukturen. Mehrere Tausend mittelständische Unternehmen vertrauen uns. People Operations bei the company ist bewusst keine eigenständige HR-Unit. People Development liegt bei den Führungskräften, Kultur bei der Geschäftsführung. Du bist die operative Schnittstelle, die sicherstellt, dass die Plattform mit jeder Akquisition und jedem Hire personaladministrativ tragfähig bleibt — von Onboarding über Payroll bis Entgelttransparenz.

Du bringst zwei bis vier Jahre Berufserfahrung als People Operations Manager, HR Operations Manager oder Senior HR Generalist bei einem Tech-Scaleup, einer Professional-Services-Firma oder einer mittelstandsnahen Service-Brand mit. Du hast dort gelernt, dass People Operations vor allem ein Operations-Job ist — saubere Prozesse, präzise Daten, verlässliche Verträge, korrekte Lohnabrechnung — und kein Strategie-HR-BP-Track. Du wechselst, weil dein aktuelles Setup in den HR-Generalisten-Modus gerutscht ist und dein Handwerk verflacht.

Deine Verantwortung

Onboarding, Vertrags-Workflow und Personio-Pflege

• Verantworte den End-to-End-Onboarding-Prozess vom unterschriebenen Vertrag bis zum produktiven Tag eins — Vertragsdokumente, IT-Setup-Trigger, Welcome-Material, erste Wochen.

• Pflege Personio als zentrales Datensystem — Stammdaten, Verträge, Abwesenheiten, organisatorische Zuordnung — sauber und prüfungsfest.

• Verwalte unsere Recruitingprozess in Ashby und arbeite an Automatisierungen, die unser Wachstum skalieren.

• Halte die People-Workflows automatisiert und skalierbar — repetitive Aufgaben gehören in Tools, nicht in Stellenmehrbedarf.

Payroll, Compensation und Compliance

• Verantworte die Payroll-Schnittstelle der Gruppe — saubere Datenübergabe für Lohnbuchhaltung, monatlicher Lauf-Check, Korrektur-Mechanik bei Abweichungen, Datenkonsistenz zwischen Personio, Verträgen und Lohnsystem. Bei the company besonders sensibel: Lohnbuchführung gehört selbst zu unserem Mandantengeschäft, der eigene Payroll-Prozess muss vorbildlich laufen.

• Setze die the company-Vergütungs-Bandlogik operativ um — Vertragsbausteine, Anpassungslogiken, jährliche Reviews.

• Führe die Entgelttransparenz-Dokumentation prüfungsfest und sorge dafür, dass wir der gesetzlichen Pflicht zur Entgelttransparenz jederzeit sauber begegnen können.

• Halte die People-Compliance der Gruppe sauber — arbeitsrechtliche Hygiene, sozialversicherungsrechtliche Themen, Lohnsteuer-Schnittstellen — in enger Verzahnung mit Finance und externer Rechtsberatung.

Integration nach Akquisitionen und People-Operations-Architektur

• Verantworte die personaladministrative Integration akquirierter Einheiten — Vertragsharmonisierung, Personio-Migration, Comp-Anpassung, Payroll-Übernahme, Compliance-Sichtung.

• Entwickle eine People-Operations-Architektur, die mit jeder Akquisition skaliert, ohne dass die Funktion linear mitwachsen muss — automatisierte Workflows, dokumentierte Prozesse, klare Ownership.

• Arbeite mit Manager Operations & Automation an Tools und Schnittstellen, die People-Daten produktiv mit anderen Datenflüssen verbinden — Personio, Lohnsystem, DATEV-Mandanten-Lohn, Reporting-Layer.

Deine Perspektiven

Was du nach 6 Monaten geliefert hast:

• Onboarding läuft strukturiert vom unterschriebenen Vertrag bis Tag eins, Personio ist sauber gepflegt, Payroll-Schnittstelle läuft fehlerfrei.

• Du hast mindestens eine personaladministrative Akquisitions-Integration durchgezogen — Vertragsharmonisierung, Personio-Migration, Comp-Anpassung, Payroll-Übernahme.

• Du hast erste Automatisierungs-Schritte in der People-Operations-Schicht produktiv gemacht.

Was du nach 12 Monaten geliefert hast:

• Du hast mindestens drei personaladministrative Akquisitions-Integration abgeschlossen.

• Die People-Operations-Workflows sind dokumentiert und automatisiert — neue Standorte und Hires werden schneller produktiv.

• Du arbeitest sichtbar mit der Geschäftsführung an Comp-Bandlogik, Performance-Cycles und People-Compliance.

Was du nach 24 Monaten geliefert hast:

• Die People-Operations-Schicht der the company-Gruppe trägt das Wachstum — Hires, Akquisitionen, Standorte werden personaladministrativ aufgenommen, ohne dass die Funktion linear mitwächst.

• Du übernimmst erste fachliche Sparring-Aufgaben für jüngere People-Ops-Profile.

• Du bist konkreter Kandidat für die Senior-People-Ops-Stufe.

Wohin sich die Stelle entwickelt:

Der nächste Schritt ist Senior People Operations Manager — Verantwortung für die gesamte People-Operations-Funktion über alle Standorte. Über die Senior-Stufe öffnet sich der Lead/Director-Pfad entlang unseres Career Frameworks.

Das bringst du mit

Erfahrung & Track Record

• Du hast bestenfalls zwei bis vier Jahre als People Operations Manager, HR Operations Manager oder Senior HR Generalist bei einem Tech-Scaleup (Personio, Pleo, Celonis, Forto, vergleichbare Marken), einer Professional-Services-Firma oder einer mittelstandsnahen Service-Brand gearbeitet.

• Du hast Personio (oder ein vergleichbares HRIS) operativ verantwortet und kennst die typischen Probleme im Detail.

• Du kennst Ashby oder bist motiviert dich selbstständig einzuarbeiten.

• Du hast mindestens einmal eine Vertrags-, Payroll- oder Comp-Migration in einer wachsenden oder akquirierenden Organisation begleitet.

• Profile, die nicht in das obige Raster passen, aber substanzielle Operations-Tiefe mitbringen, sind ausdrücklich eingeladen — wir bewerten am Beitrag, nicht am Etikett. Konkret: Operations-Profile aus Vertical SaaS mit People-Ops-Aufbau-Erfahrung; ehemalige Steuerfachangestellte mit Lohnbuchführungs-Tiefe und Wechsel in People Ops; juristische Profile (LL.M. Arbeitsrecht) mit operativem Hand und Wechsel aus Kanzlei in Inhouse-Funktion.

Skills & Arbeitsweise

• Du arbeitest analytisch und strukturiert — eine Vertrags- oder Payroll-Harmonisierung über mehrere Gesellschaften ist ein Prozess, kein Bauchgefühl.

• Du beherrschst Personio (oder ein vergleichbares HRIS) auf einem Niveau, das über Standardklicks hinausgeht — Workflows, Reports, Schnittstellen zur Payroll.

• Du gehst sauber mit Payroll, Lohnabrechnung, sozialversicherungs- und lohnsteuerrechtlichen Themen um — nicht als juristische Tiefe, sondern als operative Sicherheit. Du kennst den Unterschied zwischen Brutto-Netto-Logik, Pauschalierungs-Mechaniken und Lohnsteuer-Anmeldungen.

• Du arbeitest mit KI als selbstverständlichem Werkzeug für Recherche, Drafting, Dokumentation und Workflow-Automation.

• Du kommunizierst Compliance-, Vertrags- und Payroll-Fragen so, dass Geschäftsführung und Mitarbeitende sie verstehen und handeln können.

Mindset & Persönlichkeit

• Du verstehst People Operations als Operations — saubere Daten, klare Prozesse, verlässliche Compliance, korrekte Payroll — und nicht als Coaching- oder Strategie-HR-Rolle.

• Du hast eine natürliche Abneigung gegen Ungenauigkeit — auf unzuverlässigen Personaldaten oder fehlerhaften Lohnabrechnungen werden weder zuverlässige Vertrags- noch Comp-Entscheidungen getroffen.

• Du willst Prozesse aufbauen, die mit Akquisitionen mitskalieren — nicht eine HR-Funktion verwalten, die mit jeder Akquisition linear wächst.

• Du hast den Anspruch, in allem, was du ablieferst, den höchsten Standard zu setzen — nicht weil jemand es kontrolliert, sondern weil Mittelmäß wird dich persönlich stört.

Was du bei uns nicht finden wirst

Keine klassische HR-Rolle in einer Personalabteilung. Wir haben bewusst keine People-Unit. Du bist die operative Schnittstelle, kein Strategie-HR-BP.

• Kein People-Development-Mandat. Mitarbeiterentwicklung liegt bei den Führungskräften, Kultur bei der Geschäftsführung — du baust die operative Infrastruktur darunter.

• Keinen Themen-Spielplatz. Du arbeitest an Prozessen, die in den nächsten zwölf Monaten produktiv tragen müssen — nicht an Konzepten, die intellektuell schön, aber operativ folgenlos sind.

• Keine Partnergesellschaft mit konkurrierenden Eigeninteressen. Wir sind ein Unternehmen mit One-Firm-Logik — eine Marke, eine Kultur, eine Hiring-Bar.

FAQ

1. Was ist the company — und wo arbeitet ihr?the company ist eine der führenden Mittelstandsberatungen Deutschlands — Familienunternehmen seit 1959, aus Aalen — und baut daraus die führende Beratungsplattform für den Mittelstand. Wir wachsen an mehreren Standorten: in Aalen/Ostwürttemberg als gewachsenem Stammsitz und in München als neuem Hub. An beiden suchen wir quer durch die Funktionen — von Steuerberatung über Beratung bis zu den strategischen Teams, die die Plattform bauen.

2. Wie sind die Gehaltsbänder zu verstehen?Bewusst breit — und an jeder Stelle ausgewiesen. Wir differenzieren nach Track Record und Marktwert, nicht nach Abschluss: knappe, stark gefragte Profile am oberen Ende, weniger knappe am unteren. Wir kalibrieren ausschließlich am Markt — zwei Menschen mit ähnlicher Erfahrung können bei uns unterschiedlich verdienen.

3. Wie viel — und wie — wird bei the company gearbeitet?Gemessen wird an dem, was du bewegst, nicht an Stunden. Ehrlich ist aber auch: Wer 9-to-5 sucht, ist bei uns nicht die erste Adresse. Wir suchen Menschen, die aus eigenem Antrieb intensiv arbeiten, weil die Aufgaben es wert sind. Wie du deine Zeit verteilst, ist weitgehend deine Sache. Was wir teilen: Wir arbeiten präsent zusammen — Kultur, Sparring und die besten Ideen entstehen in der täglichen Nähe. Wir sind keine Remote-Company und haben keine großen Home-Office-Policies; einzelne Remote-Tage sind kein Problem.

5. Wie funktioniert die variable Vergütung?Quartalsweise an Leistung gekoppelt, qualitativ bewertet. Die Skala steigt mit dem Level: bis 20 % Associate, 27,5 % Manager, 35 % Senior Manager, 42,5 % Director, 50 % VP. Erwartungswert bei guter Leistung — du erfüllst die Anforderungen, setzt eigene Akzente, bestehst den Keeper Test — liegt bei rund 50 % des Maximums; der Maximalbonus ist nicht der Normalfall. Im Fokus steht eine ganzheitliche Beurteilung durch deine Führungskraft: Ownership, Qualität, Lernkurve, Zusammenarbeit, Impact.

6. Wie entwickle ich mich — welche Karrierewege gibt es?Zwei aktive Wege: Mastery (fachliche Tiefe, Expertenlaufbahn) und Pioneer (Führung, Management). Die Richtung wählst du nach dem Onboarding, meist in Jahr 1–3. Berufseinstieg ist kein Sonderweg, sondern der frühe Teil derselben Strecke — vom Werkstudenten oder Praktikanten zum Associate, für die Besten ohne erneutes Bewerbungsverfahren.

7. Team, Kultur, Urlaub?Ein gemeinsames Mittagessen ist ein offenes tägliches Angebot — keine Pflicht; wer mag, kommt dazu, essen kann jeder jederzeit. Dazu Abendessen, Social Events und Offsites in regelmäßigem Rhythmus — nicht als Pflichtprogramm, sondern weil ein gutes Team auch abseits der Arbeit Zeit teilt. Benefits: durchdacht und substanziell, nicht symbolisch. Urlaub: 28 Tage.

8. Ich kenne jemanden — gibt es einen Empfehlungsbonus?Ja — 2.500 EUR für jede erfolgreich besetzte Stelle (keine Praktika). Kurzer Kontext reicht: an wen du denkst, für welche Rolle, warum. Muss nicht perfekt sitzen, aber substanziell sein.

Compensation: €95,625 – €114,750, Fix: €75k - €90k, Bonus: €20,625k - €24,75k, EV: €87,75k - €105,3k

• OTE €95,625 – €114,750, Fix: €75k - €90k, Bonus: €20,625k - €24,75k, EV: €87,75k - €105,3k