Office & Reception Coordinator (d/w/m) – Teilzeit

4flow; Berlin; Vor Ort; EUR 28.000 - 36.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Mobilitätsbudget

Urban Sports Club Budget

Weiterbildungsbudget

LinkedIn Learning Zugang

30 Tage Urlaub

Team-Events

Zusammenfassung

4flow in Berlin sucht eine/n engagierte/n Empfangsmitarbeiter:in zur Verstärkung des Administrationsteams. Sie betreuen Besucher:innen und Mitarbeitende, koordinieren Zutritt und den Empfangsbereich sowie Meetings.

Sie organisieren Post, Pakete, Catering und Büromaterial, sind Anlaufstelle für Mitarbeitende und arbeiten vor Ort in einem lebhaften Büro. Profunde Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse sind wünschenswert; MS-Office-Kenntnisse werden erwartet.

Qualifikationen

• Berufserfahrung im Empfang oder Office Management oder Hotellerie.
• Freude am Austausch mit Menschen und serviceorientierte Haltung.
• Fließendes Deutsch und gute bis sehr gute Englischkenntnisse.
• Versierter Umgang mit MS Office; schnelle Einarbeitung in neue Systeme.
• Organisationstalent, Zuverlässigkeit und eigenverantwortliches Arbeiten.

Aufgaben

• Du empfängst Besucher:innen, Bewerber:innen, Kund:innen und Dienstleister und koordinierst die Anmeldung sowie das Zutrittsmanagement.
• Du organisierst Empfangsbereich und Meetingräume und sorgst für ein professionelles Erscheinungsbild.
• Du kümmerst dich um Posteingang/-ausgang, Pakete und Kurierdienste.
• Du organisierst Catering und unterstützt Meetings, interne Veranstaltungen und Office-Aktivitäten.
• Du verwaltest Büromaterialien und koordinierst Bestellprozesse.
• Du bist Anlaufstelle für Mitarbeitende bei Office-Anliegen.

Kenntnisse

Empfangserfahrung

Office Management

Kundenorientierung

Organisationstalent

MS Office

Outlook

Teams

Word

Tools

MS Office

Outlook

Teams

Word

Jobbeschreibung

Du liebst es, mit Menschen im Kontakt zu sein, behältst auch in einem lebhaften Büroalltag den Überblick und sorgst für eine professionelle und einladende Atmosphäre?

Dann werde Teil unseres Administration Teams und gestalte den ersten Eindruck unseres Unternehmens aktiv mit.

Bei 4flow spielen unsere Corporate Services eine wichtige Rolle. Die Teams HR, Corporate Development, IT & Compliance, Finance, Controlling, Marketing und Administration schaffen eine erfolgreiche Grundlage für unsere Geschäftsbereiche.

Was erwartet dich bei uns?

• Du empfängst und betreust Besucher:innen, Bewerber:innen, Kund:innen und Dienstleister und koordinierst die Besucheranmeldung sowie das Zutrittsmanagement.
• Du organisierst unseren Empfangsbereich und die Meetingräume und sorgst für ein professionelles und einladendes Erscheinungsbild.
• Du kümmerst dich um den Posteingang und -ausgang sowie um Pakete und Kurierdienste.
• Du organisierst Catering und unterstützt bei Meetings, internen Veranstaltungen und weiteren Office-Aktivitäten.
• Du verwaltest Büromaterialien und koordinierst die entsprechenden Bestellprozesse.
• Du bist erste Anlaufstelle für unsere Mitarbeitenden bei allen Anliegen rund um das Office.

Darum passt du zu uns:

• Du bringst bereits Berufserfahrung im Empfang, Office Management oder der Hotellerie mit.
• Du bist gerne vor Ort, hast Freude am Austausch mit Menschen und überzeugst mit deiner offenen und serviceorientierten Art.
• Fließende Deutschkenntnisse sowie gute bis sehr gute Englischkenntnisse ermöglichen dir eine souveräne Kommunikation mit unterschiedlichen Ansprechpartner:innen.
• Mit MS Office, insbesondere Outlook, Teams und Word, gehst du sicher um und findest dich schnell in neuen Systemen zurecht.
• Du bist ein Organisationstalent, arbeitest zuverlässig und eigenverantwortlich, denkst proaktiv mit und behältst auch bei mehreren Aufgaben den Überblick.

Warum 4flow?

• Mobilität & Fitness: Flexibel einsetzbares Mobilitäts- und Urban Sports Club Budget
• Weiterentwicklung: Persönliches Weiterbildungsbudget und Zugang zu LinkedIn Learning
• Zusätzliche Benefits: 30 Tage Urlaub, zahlreiche Corporate Benefits und regelmäßige Team-Events
• Office: Moderner Arbeitsplatz mit Dachterrasse, Freizeitraum sowie Mitarbeiterparkplätzen.

Wir fördern Chancengleichheit und freuen uns über Bewerbungen aller Menschen - unabhängig von Alter, Geschlecht, Herkunft, Behinderung, sexueller Orientierung, Religion oder anderen gesetzlich geschützten Merkmalen.