Office Manager/ Receptionist (all gender) | Teilzeit

Havas Media Germany; Frankfurt; Vor Ort; EUR 22.000 - 31.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Fitness First Mitgliedschaft

Sommerfest & Weihnachtsfeier

Entwicklungsplan & Weiterbildung

Havas University Training

Zusammenfassung

Havas Media Germany sucht eineOffice Managerin/Office Manager (all gender) in Teilzeit (25-30 Std./Woche). Du bist die erste Anlaufstelle im Office, empfängst Gäste, Bewerbende und Mitarbeitende und koordinierst administrative Abläufe. Du organisierst Besprechungsräume, bestellst Catering und sorgst dafür, dass das Büro gut ausgestattet ist.

Deutsch ist Pflicht, Englischkenntnisse willkommen. Zu den Benefits gehören Fitness First-Mitgliedschaft, Teamevents, individuelle Entwicklungspläne und

Qualifikationen

• Erste Berufserfahrung im Empfang, Office Management oder ähnlicher Rolle.
• Gute Kenntnisse in MS Office (Outlook, Word, Excel).
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse willkommen.
• Teilzeithomeoffice-/Arbeitszeitmodelle verstehen und flexibel arbeiten können.

Aufgaben

• Empfangsbereich: herzlicher Empfang von Gästen, Bewerbenden und Mitarbeitenden.
• Post- und Paketannahme, Koordination von Kurierdiensten, Ein- und Ausgänge im Blick behalten.
• Bestellung von Catering, Snacks, Getränken und Office Supplies sicherstellen.
• Besprechungsräume organisieren, interne Meetings unterstützen und Büroabläufe reibungslos gestalten.
• Allgemeine administrative Aufgaben im Office Management übernehmen.

Kenntnisse

Serviceorientiert

Organisiert

Kommunikationsfähigkeit

Deutsch+Englisch

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Willkommen bei Havas Media – Entdecke deine Leidenschaft für die Welt der Medien!

Was macht eine Mediaagentur?

Hast du dich schon einmal gefragt, wie genau die Werbespots ins Fernsehen oder auf Social Media kommen?

Bei Havas Media sind wir die Trendsetter, die Innovatoren und die Planer unvergesslicher Kampagnen. Während Kreativagenturen die Kampagnen gestalten, sorgen wir dafür, dass sie auf allen digitalen Kanälen wie Social Media, YouTube und verschiedenen Websites aber auch in allen klassischen Kanälen wie TV, Radio und Plakaten zu sehen sind.

Zu unseren Aufgaben als Mediaagentur gehört dabei die Untersuchung von Zielgruppen sowie die Analyse ihrer Mediennutzung. Wir beraten unsere Kunden bei der Auswahl von geeigneten Medien, verhandeln Preise und spielen die Werbung in den ausgewählten Kanälen aus. So stellen wir sicher, dass unsere Kunden effektiv und nachhaltig ihre Zielgruppe erreichen.

Dabei arbeiten wir mit Kunden wie Bauhaus, Hyundai Kia, Nintendo, O2, Puma, RedBull und Sparkasse.

Werde Teil unseres Teams als:

Office Manager/ Receptionist (all gender) | Teilzeit

In Teilzeit: 25-30h/Woche, abwechselnd vormittags (08:00 - 13:00 Uhr) und nachmittags (13:00 - 18:00 Uhr)

Was machst du bei uns?

• Du bist die erste Anlaufstelle in unserem Office und sorgst mit deiner offenen Art für einen herzlichen Empfang unserer Gäste, Bewerbenden, Mitarbeitenden und Dienstleister.
• Du nimmst Post und Pakete an, koordinierst Kurierdienste und behältst alle Ein- und Ausgänge zuverlässig im Blick.
• Du kümmerst dich um die Bestellung von Catering, Snacks, Getränken und weiteren Office Supplies und stellst sicher, dass unser Büro immer gut ausgestattet ist.
• Du organisierst Besprechungsräume, unterstützt bei internen Meetings und Events und sorgst dafür, dass vor Ort alles rund läuft.
• Du übernimmst allgemeine administrative und organisatorische Aufgaben im Office Management und unterstützt dabei, unseren Büroalltag effizient, ordentlich und angenehm zu gestalten.
• Du hast idealerweise erste Berufserfahrung im Empfang, Office Management, Assistenzbereich oder in einer vergleichbaren organisatorischen Rolle gesammelt.
• Du bist serviceorientiert, organisiert und behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Themen gleichzeitig auf deinem Tisch landen.
• Du trittst freundlich, professionell und verbindlich auf und hast Freude daran, mit vielen unterschiedlichen Menschen in Kontakt zu sein.
• Du gehst sicher mit den gängigen MS-Office-Programmen um und kommunizierst sehr gut auf Deutsch und Englisch.

Welche Benefits bieten wir dir?

• Bleib fit: Für 10€ im Monat bekommst du bei uns die volle Fitness First Mitgliedschaft.
• Hab Spaß: Unser Motivations-Team sorgt jedes Jahr für unvergessliche Momente, ob bei der Weihnachtsfeier oder unserem Sommerfest.
• Komm weiter: Wir gestalten mit dir einen individuellen Entwicklungsplan, du bekommst regelmäßige Feedbacks und Weiterbildungen, die genau zu dir passen. Außerdem hast du Zugang zu unserer Havas University mit über 200 Trainings und Workshops.
• Gestalte mit: Wir sind noch lange nicht perfekt und freuen uns, wenn du deine Ideen einbringst und aktiv Themen angehst und Prozesse mitgestaltest.