Empfangsmitarbeiter:in (m/w/d)

Havas Holding Deutschland GmbH; Düsseldorf; Vor Ort; EUR 28.000 - 38.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Diverse Weiterbildungen

Viele Gestaltungsmöglichkeiten

Zusammenfassung

Havas Services GmbH in Düsseldorf sucht ab sofort eine/n Empfangsmitarbeiter:in (m/w/d). Sie begrüßen Gäste und Kunden, bewirten sie und übernehmen die Vorbereitung der Besprechungsräume sowie die Annahme eingehender Anrufe in Deutsch und Englisch.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Organisation des Büroalltags, die Bearbeitung von E-Mails, Reisekostenabrechnung, Postbearbeitung, Karten- und Dokumentenmanagement sowie die Unterstützung des Back Office.

Qualifikationen

• Berufserfahrung im Office Management bzw. Büroassistenz.
• Serviceorientierung und freundliche Ausstrahlung.
• Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Organisationstalent.

Aufgaben

• Empfang und Bewirtung von Gästen und Kunden
• Annahme/Weiterleitung eingehender Telefonate in Deutsch und Englisch
• Verwalten eines internen Raumbuchungssystems und eindecken der Besprechungsräume
• Bearbeitung/Weiterleitung von E-Mails
• Weiterleitung der Eingangspost
• Vorbereiten der Ausgangspost für den Kurier – national/international
• Kommunikation mit externen Dienstleistern
• Reise-/Hotel-/Mietwagenbuchungen
• Spesenabrechnung
• Allgemeine Einkäufe und Büroverwaltung
• Organisation und Betreuung interner und externer Veranstaltungen/Firmenevents
• Fuhrpark-Management inkl. Korrespondenz mit der Leasinggesellschaft
• Vertretung Back Office

Kenntnisse

Office Management

Serviceorientierung

Kundenorientierung

Teamfähigkeit

Kommunikationsstärke

Organisationstalent

Verhandlungsgeschick

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Ab sofort suchen wir zur Verstärkung unseres Teams einen Empfangsmitarbeiter:in (m/w/d).

Havas Services GmbH ist Teil des weltweiten Havas Agenturnetzwerkes mit Niederlassungen in 120 Ländern, welches sowohl nationale als auch internationale Kunden in allen Belangen der Kommunikationsberatung betreut. Die Havas Services GmbH ist innerhalb der Gruppe zuständig für alle nationalen Servicedienstleistungen.

Deine Aufgaben

• Empfang und Bewirtung von Gästen und Kunden
• Annahme/Weiterleitung eingehender Telefonate in deutscher und englischer Sprache
• Verwalten über ein internes Raumbuchungssystem und eindecken der Besprechungsräume
• Bearbeitung/Weiterleitung von E-Mails
• Weiterleitung der Eingangspost
• Vorbereiten der Ausgangspost für den Kurier – national/international
• Kommunikation mit externen Dienstleistern
• Reise-/Hotel-/Mietwagenbuchungen
• Spesenabrechnung
• Allgemeine Einkäufe und Büroverwaltung
• Organisation und Betreuung interne und externe Veranstaltungen/Firmenevents
• Fuhrpark-Management inkl. Korrespondenz mit der Leasinggesellschaft
• Vertretung Back Office

Das bringst Du mit

• Berufserfahrung im Office Management bzw. Büroassistenz
• Ausgeprägter Servicegedanke
• Positive, zuvorkommende und freundliche Ausstrahlung
• Teamfähigkeit, Kommunikationsfähigkeit, Organisationstalent
• Verhandlungs- und Problemlösungsgeschick
• Sehr gute MS Office Kenntnisse

Das erwartet Dich

• Positive Charaktere mit unterschiedlichen Talenten, Lebenswegen, Ecken und Kanten
• Großartiger Gestaltungs-Spielraum und Erwartung an eigenverantwortlichem Handeln
• Teil einer Truppe zu werden, die überzeugt ist, dass Diversity glücklicher macht
• Die schönsten Agenturräume der Welt
• Diverse Weiterbildungen

Bei Havas sind wir eine bunte Gruppe mit verschiedensten Nationalitäten, Hintergründen, Talenten und Frisuren – denn wir schätzen Vielfalt und glauben an Chancengleichheit. Wir begrüßen jede Art von Ethnie, Religion, Herkunft, Alter, sexueller Orientierung, Geschlecht und Geschlechtsidentität, Familienstand oder Behinderungsstatus. Wir suchen ganz einfach nach den besten Talenten, um gemeinsam Spaß zu haben und erfolgreich zu sein.