Office Manager / Office Operations Support (w/m/d)

1&1 IONOS SE; Berlin; Vor Ort; EUR 32.000 - 42.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten durch Vertrau.

Kantine am Standort

Getränke inklusive

Moderne Büroflächen

Mitarbeiterrabatte

Mitarbeiterevents

Weiterbildungsmöglichkeiten

Gesundheitsangebote

Zusammenfassung

1&1 IONOS SE in Berlin sucht eine engagierte Office Manager/Office Operations Support-Position. Sie sind das Herz des Büros, empfangen Gäste, koordinieren Meetings und sorgen für eine gut organisierte Arbeitsumgebung.

Sie planen Bestände, steuern Catering und Paketlogistik, arbeiten eng mit Gebäudemanagement zusammen, pflegen Zutrittsberechtigungen und unterstützen HR bei On-/Offboarding. Ihre Arbeit umfasst Arbeitsschutz- und Sicherheitsaufgaben sowie die Organisation interner Events.

Qualifikationen

• Berufserfahrung im Office Management, Facility Management oder Front Office (1–3 Jahre)
• Strukturiertes Arbeiten, Eigenverantwortung und gutes Organisationstalent
• Kunden- und Mitarbeitendenorientierung mit pragmatischen Lösungsansätzen
• Sicherer Umgang mit MS Office/Google Workspace; Offenheit für neue Systeme
• Klare Kommunikation auf Deutsch, Englisch von Vorteil, Kenntnisse zu Datenschutz/Informationssicherheit

Aufgaben

• Empfangs- und Gästebetreuung für Besuchende und Mitarbeitende.
• Eigenständige Büroorganisation, Bestandspflege von Materialien, Catering-Logistik.
• Koordination Infrastruktur, Wartungen und Zusammenarbeit mit Gebäudemanagement/Externen.
• Verwaltung von Zugangsberechtigungen, Mitarbeit beim On-/Offboarding.
• Mitwirkung an Arbeitsschutz, Brandschutz und Planung von internen Events.

Kenntnisse

Empfang & Gästebetreuung

Prozess- & Organisationsverständnis

Serviceorientierung

Digitale Kompetenz

Kommunikation & Compliance

Teamplayer & Zuverlässigkeit

Jobbeschreibung

Aufgabenbereich

Aufgabenbereich

Bei IONOS bringst Du täglich Ordnung in die Dinge, die zählen – und das buchstäblich. Als Office Manager oder Office Operations Support bist Du das Herzstück unseres Büros: die erste Anlaufstelle für Kolleg:innen, Dienstleister und Gäste. Du schaffst eine Arbeitsumgebung, in der sich alle wohlfühlen, Prozesse reibungslos laufen und nichts dem Zufall überlassen wird.

• Empfang & Gästebetreuung: Du bist das freundliche Gesicht unseres Unternehmens – Du empfängst Gäste und Besucher:innen professionell, koordinierst Meetingräume und sorgst dafür, dass unsere Mitarbeitenden jederzeit einen gut organisierten Anlaufpunkt vorfinden.
• Büroorganisation & Logistik: Du planst und optimierst eigenständig die Bestände an Büromaterialien, Verbrauchsgütern und Cateringartikeln (Kaffee, Getränke, Snacks, Sanitärprodukte) – mit Blick auf Effizienz und Verfügbarkeit. Außerdem koordinierst Du die gesamte ein- und ausgehende Paket- und Postlogistik, einschließlich komplexer Sendungen und IT-Hardware-Versand.
• Infrastruktur & Facility Management: Du bist die zentrale Schnittstelle zum Gebäudemanagement und zu externen Dienstleistern: Du überwachst Wartungspläne, koordinierst Reparaturen und sorgst dafür, dass unser Büro stets in einwandfreiem Zustand ist. Dabei arbeitest Du eng mit dem Einkauf zusammen und bringst Deine operativen Anforderungen proaktiv ein.
• Zugangsverwaltung: Du pflegst Zugangssysteme, aktualisierst Sitzpläne und unterstützt HR aktiv bei On- und Offboarding-Prozessen durch die Einrichtung und Verwaltung von Zugangsberechtigungen.
• Arbeitssicherheit & Events: Du trägst aktiv zur Einhaltung von Arbeitsschutz- und Brandschutzanforderungen bei und arbeitest dabei eng mit der Sicherheitsbeauftragten zusammen. Darüber hinaus planst und koordinierst Du interne Events, All-Hands-Meetings, Partys und externe Konferenzen.

Qualifikationen

• Berufserfahrung: Du hast mindestens 1–3 Jahre nachweisbare Berufserfahrung im Office Management, Facility Management, Front Office oder in einer vergleichbaren administrativen Funktion.
• Prozess- & Organisationsverständnis: Du arbeitest strukturiert und eigenverantwortlich, verstehst betriebliche Abläufe und hast ein gutes Gespür für effiziente Bestands- und Wartungsplanung.
• Serviceorientierung & Hands-on-Mentalität: Du bist bekannt für Deine hohe Kunden- und Mitarbeiterorientierung – Du packst an, wo es gebraucht wird, und findest auch in unerwarteten Situationen pragmatische Lösungen.
• Digitale Kompetenz: Du arbeitest sicher mit modernen Office-Tools und hast grundsätzliche Offenheit gegenüber digitalen Arbeitsmitteln, Automatisierungsansätzen und neuen Systemen.
• Kommunikation & Compliance: Du kommunizierst klar und professionell auf Deutsch (Englischkenntnisse von Vorteil) und verfügst über Grundkenntnisse im Bereich Datenschutz und Informationssicherheit.
• Persönlichkeit: Du bist teamorientiert, zuverlässig und bringst ausgezeichnete Organisations- und Multitasking-Fähigkeiten mit. Flexibilität, Detailgenauigkeit und Lösungsorientierung sind für Dich selbstverständlich.

Benefits

• Flexible Arbeitszeiten durch Vertrauensarbeitszeit.
• An einigen Standorten eine bezuschusste Kantine und verschiedene kostenfreie Getränke.
• Moderne Büroflächen mit sehr guter Verkehrsanbindung.
• Diverse Mitarbeiterrabatte für Aktivitäten und Produkte.
• Mitarbeiterevents wie Sommer- und Winterfeiern, sowie Workshops.
• Zahlreiche Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten.
• Verschiedene Gesundheitsangebote, wie Sport- und Gesundheitskurse.

Qualifikationen