Office Manager (m/w/d) – Organisation & Administration - Hannover

ef-robotics; Hannover; Vor Ort; EUR 32.364 - 40.176; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

30 Tage Urlaub

Workation in Dubai

Onboarding mit Drive

Team-Events

Zusammenfassung

EF Robotics in Hannover sucht eine/n Office Manager, der das Büroalltag strukturiert laufen lässt, die interne Organisation optimiert und Kunden professionell betreut. Du arbeitest eng mit Vertrieb, Service, Logistik und Disposition zusammen und sorgst für saubere Datenpflege in unseren Systemen.

Du bringst kaufmännische Erfahrung, Organisationstalent und fließendes Deutsch mit; Englischkenntnisse runden dein Profil ab.

Qualifikationen

• Du bringst erste kaufmännische Erfahrung mit (z. B. Office Management, Assistenz, Sachbearbeitung, Kundenservice oder Administration)
• Du arbeitest sorgfältig, strukturiert und eigenverantwortlich
• Du liebst es, wenn Dinge organisiert sind und dank Dir reibungslos funktionieren
• Du behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Themen gleichzeitig laufen
• Du denkst lösungsorientiert und handelst serviceorientiert
• Du sprichst sehr gutes Deutsch und solides Englisch
• Du möchtest Dich weiterentwickeln – nicht weil Du musst, sondern weil Du willst
• Du passt in ein Umfeld, in dem Wachstum Standard und Eigenverantwortung selbstverständlich ist

Aufgaben

• Office Management: Du sorgst dafür, dass unser Büroalltag strukturiert läuft und organisatorisch alles ineinandergreift.
• Standortorganisation: Du koordinierst interne Abläufe, Termine, Bestellungen und organisatorische Themen und behältst jederzeit den Überblick.
• Kundenkommunikation: Du beantwortest Anfragen per Telefon und E-Mail freundlich, verbindlich und serviceorientiert.
• Auftrags- & Datenmanagement: Du pflegst Kunden- und Auftragsdaten sorgfältig und sorgst für eine saubere Dokumentation in unseren Systemen.
• Koordination: Du arbeitest eng mit Vertrieb, Service, Logistik und Disposition zusammen und hältst alle Beteiligten auf dem gleichen Stand.
• Rechnungs- & Versandkoordination: Du unterstützt bei Rechnungsprüfungen, Versandthemen und der Abstimmung mit Dienstleistern.
• Prozessoptimierung: Du erkennst Verbesserungspotenziale, bringst eigene Ideen ein und sorgst dafür, dass unsere Abläufe jeden Tag ein Stück effizienter werden.

Kenntnisse

Kaufmännische Erfahrung

Sehr gutes Deutsch

Solides Englisch

CRM-Erfahrung

Tools

CRM-Systeme

Jobbeschreibung

Hannover, Germany | Veröffentlicht am 16.07.2026

Hier bekommst Du kein Blabla, sondern echte Verantwortung:

Du hältst den Büroalltag am Laufen – statt nur Aufgaben abzuarbeiten.

Du arbeitest mit Struktur – aber ohne Bürokratie-Korsett.

Du sorgst dafür, dass Prozesse funktionieren – und Menschen zusammenarbeiten.

Du bist die zentrale Anlaufstelle für Organisation, Kunden und Team.

Klingt gut? Dann lies weiter.

Werde Teil der EForce – als Office Manager bei EF Robotics.

Wir suchen Menschen mit Organisationstalent, Eigenverantwortung und dem Anspruch, Dinge wirklich voranzubringen.

Bei uns geht es nicht um Aktenordner und Kaffeekochen.

Du sorgst dafür, dass unser Büroalltag funktioniert, Kunden professionell betreut werden und interne Abläufe reibungslos ineinandergreifen.

Dein Job ist wichtig – weil Du dafür sorgst, dass im Hintergrund alles läuft und das gesamte Team effizient arbeiten kann.

Deine Mission:

• Office Management: Du sorgst dafür, dass unser Büroalltag strukturiert läuft und organisatorisch alles ineinandergreift.
• Standortorganisation: Du koordinierst interne Abläufe, Termine, Bestellungen und organisatorische Themen und behältst jederzeit den Überblick.
• Kundenkommunikation: Du beantwortest Anfragen per Telefon und E-Mail freundlich, verbindlich und serviceorientiert.
• Auftrags- & Datenmanagement: Du pflegst Kunden- und Auftragsdaten sorgfältig und sorgst für eine saubere Dokumentation in unseren Systemen.
• Koordination: Du arbeitest eng mit Vertrieb, Service, Logistik und Disposition zusammen und hältst alle Beteiligten auf dem gleichen Stand.
• Rechnungs- & Versandkoordination: Du unterstützt bei Rechnungsprüfungen, Versandthemen und der Abstimmung mit Dienstleistern.
• Prozessoptimierung: Du erkennst Verbesserungspotenziale, bringst eigene Ideen ein und sorgst dafür, dass unsere Abläufe jeden Tag ein Stück effizienter werden.

Voraussetzungen

Dein A-Player Profil:

• Du bringst erste kaufmännische Erfahrung mit (z. B. Office Management, Assistenz, Sachbearbeitung, Kundenservice oder Administration)
• Du arbeitest sorgfältig, strukturiert und eigenverantwortlich
• Du liebst es, wenn Dinge organisiert sind und dank Dir reibungslos funktionieren
• Du behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Themen gleichzeitig laufen
• Du denkst lösungsorientiert und handelst serviceorientiert
• Du sprichst sehr gutes Deutsch und solides Englisch
• Du möchtest Dich weiterentwickeln – nicht weil Du musst, sondern weil Du willst
• Du passt in ein Umfeld, in dem Wachstum Standard und Eigenverantwortung selbstverständlich ist

Vorteile

Was wir Dir bieten:

• Gehaltspaket: 2.900 € Fixgehalt + 100 € Anwesenheitsbonus + Zuschläge bei Zusatzskills (z. B. verhandlungssicheres Englisch oder CRM-Expertise)
• 30 Tage Urlaub sowie die Möglichkeit auf Workation in Dubai
• Entwicklung, weil Du Bock darauf hast – Standortleitung? Assistenz der Geschäftsleitung? Everything's possible.
• Onboarding mit Drive – klarer Fahrplan, Videokurse, Leitfäden und moderne Tools für schnellen Impact
• Verantwortung ab Tag 1 – ohne durch drei Hierarchieebenen zu müssen
• Klare Prozesse, aber kein Mikromanagement
• Energie & Teamspirit – tägliche Huddles, Challenges, Team-Events und Energy-Flatrate
• Zuschuss zu Hansefit
• EForce-Kultur – Werde Teil eines Teams, das Verantwortung lebt, Klarheit schafft und gemeinsam wächst.