Office Manager (m/w/d)

luca (culture4life GmbH); Berlin; Vor Ort; Vertraulich; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein innovatives Unternehmen in der Hospitality-Branche sucht eine Person für Büro-Management und Workplace Experience in ihrem neuen Office am Ostkreuz in Berlin. Zu den Aufgaben gehören die Organisation eines modernen Arbeitsumfelds, Verwaltung von Arbeitsmaterialien sowie Planung und Durchführung von Team-Events. Wenn du Freude daran hast, ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen, freuen wir uns auf deine Bewerbung.

Leistungen

30 Tage Urlaub

Essenszuschüsse

Mitgliedschaft im Urban Sports Club

Entwicklungsmöglichkeiten

Top Equipment

Regelmäßige Team-Events

Qualifikationen

• Idealweise Kenntnisse im Arbeits- und Gesundheitsschutz in Deutschland.
• Sehr gute Deutschkenntnisse (B2+) und gute Englischkenntnisse.
• Strukturierte, organisierte und zuverlässige Arbeitsweise.

Aufgaben

• Sicherstellung eines strukturierten, gepflegten und modernen Arbeitsumfelds.
• Einkauf und Verwaltung von Arbeitsmaterialien und Hygienebedarf.
• Planung und Durchführung von Team-Events und internen Veranstaltungen.

Kenntnisse

Büro-, Workplace- oder Facility Management

MS Office

Projektmanagement-Skills

Deutsch B2+

Englischkenntnisse

Ausbildung

Mehrjährige Erfahrung im Büro-Management

Tools

Jira

Confluence

Jobbeschreibung

Hallo, wir sind luca.

Wir entwickeln eine smarte Guest-Experience Plattform, die Hospitality neu denkt. Ob Reservieren, Einchecken, Bestellen oder Bezahlen: Mit luca läuft alles digital, reibungslos – und komplett ohne App-Download. Wir nehmen Hotels, Restaurants und Events, die komplexen Prozesse ab und schaffen Raum für das, worauf es wirklich ankommt: glückliche Gäste und entspannte Teams.

Für unser neues Office am Ostkreuz suchen wir eine Person mit Sinn für Workspace-Culture und Wohlfühl-Atmosphäre. Jemanden, der mit Freude einen Ort schafft, an dem unser Team gerne arbeitet, zusammenkommt und sich wohlfühlt. Das Office-Herzstück, das Energie, Organisation und Team‑Spirit zusammenbringt.

Aufgaben

🎯 Deine Mission

Office Operations & Workplace Experience

• Sicherstellung eines strukturierten, gepflegten und modernen Arbeitsumfelds
• Einkauf und Verwaltung von Arbeitsmaterialien, Hygiene- und Getränkevorräten
• Vorbereitung von Meetingräumen sowie Unterstützung bei internen Meetings und Events
• Professioneller Empfang von Gästen, Mitarbeitenden und Dienstleistern
• Verantwortlichkeit für Post- und Paketmanagement

Externe & Facility Management

• Steuerung externer Dienstleister (Reinigung, Catering, Wartung etc.)
• Verwaltung von Verträgen und Servicevereinbarungen
• Sicherstellung von Gesundheits-, Sicherheits- und Compliance-Standards
• Betreuung von Leasingfahrzeugen und weiteren administrativen Themen

Prozessoptimierung & Workplace Projekte

• Weiterentwicklung und Optimierung bestehender Office‑Prozesse
• Einführung smarter Lösungen für einen effizienteren Arbeitsalltag
• Unterstützung bei bereichsübergreifenden Projekten rund um Workplace, Kultur und Organisation

Events, Kultur & Team Support

• Planung, Organisation und Umsetzung von Team‑Offsites, internen Veranstaltungen und Company Events
• Enge Zusammenarbeit mit dem People & Culture Team bei Kulturinitiativen
• Unterstützung beim Onboarding neuer Kolleg:innen – vom ersten Tag bis zur erfolgreichen Integration

Reise & Remote Support

• Organisation und Buchung von Geschäftsreisen (insbesondere für remote Kolleg:innen)
• Koordination von Reiseunterkünften, Transport und relevanter Reisedokumentation

Qualifikation

🔍 Was du mitbringen solltest

Erfahrung & Fachkompetenz

• Mehrjährige Erfahrung im Office-, Workplace- oder Facility Management
• Idealerweise Kenntnisse im Arbeits‑ und Gesundheitsschutz in Deutschland
• Grundlegende Projektmanagement‑Skills
• Sicherer Umgang mit MS Office; Tools wie Jira oder Confluence sind ein Plus

Kommunikation & Zusammenarbeit

• Sehr gute Deutschkenntnisse (B2+) und gute Englischkenntnisse
• Professionelles, freundliches und verbindliches Auftreten
• Freude am Umgang mit Menschen und ein ausgeprägtes Servicebewusstsein
• Kommunikationsstärke – souverän auch in lebhaften Momenten

Arbeitsweise & Mindset

• Strukturierte, organisierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Hands‑on‑Mentalität und hohe Eigeninitiative
• Verantwortungsbewusstsein und ein gutes Gespür für Prioritäten
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig im Blick zu behalten

Persönlichkeit & Workspace‑Feeling

• Liebe zum Detail und ein Auge für Atmosphäre, Ordnung und Ästhetik
• Proaktives Denken: Du erkennst, was gebraucht wird, bevor andere es merken
• Teamorientierung und Lust, ein positives Arbeitsumfeld aktiv mitzugestalten

Benefits

🚀 Was dich bei luca erwartet

Work–Life‑Balance, wie sie sein soll: 30 Tage Urlaub – weil Erholung genauso wichtig ist wie Performance.

Lunch on us: Mit Essenszuschüssen sorgen wir dafür, dass du mittags gut versorgt bist.

We got your back – and your fitness: Urban Sports Club sorgt dafür, dass du Körper und Kopf in Balance hältst.

Level Up: Ob Sales‑Skills oder persönliches Wachstum – wir fördern deine Entwicklung und öffnen dir Perspektiven über deine Rolle hinaus.

Top Equipment: MacBook? Selbstverständlich. Du bekommst alles, was du brauchst, um richtig durchzustarten.

Teamspirit inklusive: Regelmäßige Team‑ & Company‑Events – remote oder live – stärken nicht nur das Wir‑Gefühl, sondern machen auch einfach Spaß.

Zentral gelegen: Unser Office ist easy zu erreichen – direkt zentral am Ostkreuz in Berlin.

🎉 Join us!

Du hast Lust, unser Office zum Lieblingsort zu machen? Let’s talk.

🌈 Every u is different – und bei luca feiern wir genau das. Wir glauben an echte Vielfalt. Denn die besten Ideen entstehen, wenn unterschiedliche Menschen zusammenkommen. Bei luca ist Platz für dich – genauso, wie du bist.

❓Du hast noch Fragen?

Melde dich gerne direkt bei deiner Ansprechpartnerin Pia 🙌