Office Manager (m/f/d) - Berlin

Ramboll; Berlin; Hybrid; EUR 42,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

Unbefristeter Vertrag

30 Tage Urlaub

Deutschlandticket

Betriebliche Altersvorsorge

BU-Versicherung

Entwicklungsmöglichkeiten

Teamkultur und Führungsgrundsätze

Kulturelle Vielfalt und Inklusion

Job summary

Ramboll sucht am Standort Berlin (Wilhelmhallen) einen Office Manager (m/w/d) in Vollzeit (35-40 Std./Woche). Du repräsentierst das Unternehmen gegenüber Gästen und Mitarbeitenden und sorgst dafür, dass Büroabläufe reibungslos funktionieren.

Zu deinen Aufgaben gehören die Organisation des Office Services, Empfang, Bürobedarf, Post- und Paketmanagement, On-/Offboarding, Terminplanung, Budgetverwaltung sowie die Koordination mit Vermietern und externen Dienstleistern.

Qualifications

• Starker Hands-on-Mindset und lösungsorientiertes Handeln im dynamischen Büroalltag.
• Ausgeprägte Serviceorientierung und Teamfähigkeit.
• Kommunikationsstärke in Deutsch, gute Englischkenntnisse für internationale Teams.

Responsibilities

• Mitarbeiter/innen und Besucher betreuen; zentrale Ansprechpartner am Standort.
• Organisation und Verwaltung des Office Services, Bürobedarf, Post- und Paketmanagement.
• Unterstützung bei On-/Offboarding, Termin- und Meetingkoordination, technischer Büro-Support.
• Pflege, Wartung und Optimierung der Büroausstattung; Budgetverwaltung und Rechnungsprüfung.
• Koordination mit Vermietern, Gebäudemanagement und externen Dienstleistern.

Skills

Büro-Management

Büroverwaltung

Empfang

Gastronomie/Hotellerie

Tools

MS Office

Job description

Bist du jemand, welcher gerne auf Leute zugeht und eine offene und kommunikative Art hat? Für unser moderne Büro in Berlin (Wilhelmhallen) suchen wir ab sofort einen Office Manager (m/w/d) in Vollzeit (35-40 Stunden / Woche).

Deine neue Rolle

Als Office Manager (m/w/d) repräsentierst du unser Unternehmen gegenüber unseren externen Gästen und Kunden und bist Ansprechpartner (m/w/d) für alle Fragen unserer 220 Mitarbeitenden rund um den Büroalltag. Hierbei überwachst du unsere täglichen Verwaltungsabläufe und stellst sicher, dass unser Büro reibungslos und effizient funktioniert.

Deine Hauptaufgaben werden folgende sein:

• Professionelle Betreuung von Mitarbeiter:innen und Besucher:innen sowie erste Ansprechperson am Standort an 5 Tagen pro Woche
• Eigenständige Organisation und Verwaltung der Office Services, einschließlich Bürobedarf, Post- und Paketmanagement sowie Kurierdiensten
• Unterstützung bei On- und Offboarding, Termin- und Meetingkoordination sowie bei technischen Herausforderungen im Büroalltag
• Sicherstellung eines reibungslosen Bürobetriebs durch die kontinuierliche Pflege, Wartung und Optimierung der Büroausstattung
• Koordination und Steuerung aller gebäude- und standortbezogenen Anliegen in Zusammenarbeit mit Vermieter, Gebäudemanagement und externen Dienstleistern
• Bearbeitung von Anfragen über das interne Ticketsystem sowie Verwaltung von Bürobudgets, Ausgaben und Rechnungen
• Unterstützung bei der Umsetzung und Einhaltung von HSEQ-Standards
• Mitwirkung bei Sicherheitsunterweisungen, Notfallkonzepten und regelmäßigen Begehungen zur Sicherstellung eines sicheren Arbeitsumfelds
• Technische und logistische Vorbereitung von Meetingräumen, Events, Workshops und Firmenfeiern
• Steuerung von Catering-Dienstleistern und Bereitstellung von Erfrischungen

Über dich

• Starkes Hands-on-Mindset, Eigeninitiative und lösungsorientiertes Handeln im dynamischen Büroalltag
• Fähigkeit, Prioritäten flexibel zu setzen und auch in turbulenten Phasen den Überblick zu behalten
• Verhandlungssichere Kommunikation auf Deutsch und sichere Kommunikation auf Englisch für die Betreuung internationaler Teams und Gäste
• Ausgeprägte Serviceorientierung, Empathie und Aufgeschlossenheit als erstes Gesicht für unser Büro
• Versierter Umgang mit MS Office (insb. Word & Excel) sowie Offenheit für moderne Kollaborations- und Ticketsysteme
• Einschlägige Erfahrung im Bereich Workplace Management, Office Administration, Empfang oder Gastronomie/Hotellerie von Vorteil

Was wir dir bieten

• Unbefristeter Arbeitsvertrag in einem stabilen und wachsenden Umfeld
• 30 Tage Urlaub + frei am 24. & 31. Dezember
• Echte Vor-Ort-Präsenz & starker Teamzusammenhalt
• Ein umfangreich bezuschusstes ‘Deutschlandticket’
• Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge und BU-Versicherung
• Investition in deine Entwicklung
• Vorgesetze, die unsere Führungsgrundsätze leben
• Eine Kultur, die dich als die individuelle Person, die du bist, willkommen heißt
• Inspirierende Kollegen;innen, Kunden und Projekte
• Das langfristige, strategische Denken eines stiftungseigenen Unternehmens

Wir wissen, dass sich manche Bewerber:innen nur dann bewerben, wenn sie sämtliche Anforderungen erfüllen. Dabei sind Leidenschaft, Lernbereitschaft und Potenzial oft wichtiger als ein lückenloser Lebenslauf. Unsere unterstützende Lernkultur bei Ramboll bietet dir den Raum, dich fachlich und persönlich weiterzuentwickeln. Wenn dich diese Rolle anspricht, solltest du dich bewerben. Vielleicht bist du genau die passende Verstärkung für diese oder eine andere Position in unserem Team.

Arbeit im Zentrum des nachhaltigen Wandels bei Ramboll in Deutschland

Ramboll ist ein international tätiges Architektur-, Ingenieur- und Beratungsunternehmen. Als stiftungseigenes Unternehmen mit Wurzeln in Dänemark verfolgen wir das Ziel, nachhaltigen Wandel zu gestalten – für eine lebenswerte Zukunft von Mensch und Natur. Dieser Anspruch prägt sowohl unser Handeln als auch unsere Arbeitsweise. Unsere Geschichte gründet auf einer klaren Vorstellung davon, wie ein verantwortungsbewusstes Unternehmen handeln sollte. Offenheit und Neugier bilden dabei das Fundament unserer Kultur. In Deutschland arbeiten über 1.300 Mitarbeitende an 15 Standorten an innovativen, multidisziplinären Lösungen – unter anderem in den Bereichen Gebäude, Transport und Energie. Durch die Verbindung lokaler Expertise mit globalem Wissen tragen wir dazu bei, die Gesellschaften von morgen zu gestalten.

Ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit lebt

Gleichberechtigung, Vielfalt und Inklusion stehen im Zentrum unseres Handelns. Wir sind überzeugt, dass Diversität eine Stärke ist und dass vielfältige Perspektiven und Erfahrungen entscheidend sind für die Gestaltung lebenswerter und zukunftsfähiger Gesellschaften. Deshalb begrüßen wir die Bewerbungen von allen Menschen - unabhängig von Geschlecht, Herkunft, Nationalität, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter, sexueller Orientierung oder Identität. Wir wissen, wie wichtig es ist, das richtige Gleichgewicht zwischen Arbeitsort, Arbeitszeit und persönlichem Leben zu finden. Falls du individuelle Bedürfnisse oder Anliegen im Bewerbungsprozess hast, wende dich gerne vertrauensvoll an unser Recruiting-Team unter: [e-mail] .