Office Manager*in (m/w/d)

Universit; Bielefeld; Vor Ort; EUR 36.000 - 60.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Fortbildungsmöglichkeiten

Betriebliche Zusatzversorgung (VBL)

30 Tage Urlaub

Zusammenfassung

Universität Bielefeld sucht eine*n Office Manager*in (m/w/d) zur Unterstützung des Dekanats der Fakultät Physik und des teutolab-physik. Die Stelle ist befristet, Teilzeit 50–75 %, mit E8-TV-L-Vergütung.

Sie arbeiten in der Selbstverwaltung und im Dekanat (67 %) sowie im teutolab-physik (33 %) und übernehmen Aufgaben der Büroorganisation, Personalmaßnahmen, Rechnungen, Korrespondenz und Terminkoordination.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung im verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Bereich (z. B. Verwaltungsfachangestellte*r, Sekretär*in, Kauffrau/ Mann für Büromanagement)
• Alternativ: vergleichbare Ausbildung bzw. Qualifikation mit mehrjähriger relevanter Berufserfahrung
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Erfahrung in selbständiger Büroorganisation und Sekretariatsarbeit
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Teamfähigkeit, serviceorientiertes Auftreten
• Strukturierte, lösungsorientierte, selbständige Arbeitsweise und gutes Organisationsgeschick
• Hohe Kommunikationsbereitschaft mit unterschiedlichen Zielgruppen (Universitätsverwaltung, Gäste, Besucher*innen)

Aufgaben

• Allgemeine Verwaltungsaufgaben im Dekanat (Post, Telefon, E-Mails) und zentrale Ansprechperson
• Mitwirkung bei Personalmaßnahmen
• Bearbeitung von Verträgen für Hilfskräfte, Lehraufträge und Honorarvereinbarungen
• Schreibarbeiten in englischer Sprache
• Protokollführung in Gremien und Besprechungen
• Organisation und Koordination von Schulkontakten sowie Terminkoordination
• Erstellung und Abwicklung von Rechnungen im Zusammenhang mit Veranstaltungsangeboten
• Pflege von Übersichtslisten und Weiterleitung von Rechnungen an die Finanzbuchhaltung

Kenntnisse

Verwaltungsfachangestellte

Sekretärin

Büromanagement

Kommunikationsfähigkeit

Teamfähigkeit

Ausbildung

Verwaltungs-/kaufmännische Ausbildung

Jobbeschreibung

In der Fakultät für Physik / teutolab-physik ist die folgende Position zu besetzen

Office Manager*in (m/w/d)

Kennziffer: Tech26291; Start nächstmöglich; Teilzeit 50 % bis 75 % möglich; Vergütung nach E8 TV-L; befristet

Die Fakultät für Physik umfasst von Teilchenphysik, über angewandten Medizinphysik, Materialwissenschaften und der Physik des Lichtes bis hin zu Betrachtungen des Universums als Ganzes, ein sehr breites Forschungsfeld. Wir sind eine dynamische und forschungsstarke Fakultät mit 20 Forschungsgruppen und 180 Mitarbeiter*innen. Wir bilden den Nachwuchs für die zukünftigen Herausforderungen unserer Gesellschaft aus. Wir forschen und kooperieren mit nationalen und internationalen Partner*innen aus Wissenschaft, Wirtschaft und Gesellschaft und sind gleichzeitig fest in unserer Region Ostwestfalen Lippe verankert.

Die Stelle des*der Office Manager*in ist dem Dekanatssekretariat der Fakultät sowie dem teutolab-physik zugeordnet.

Das teutolab-physik ist eins von mittlerweile neun Schüler*innenlaboren der Universität Bielefeld. Als Mitmach- und Experimentierlabor steht es für die Förderung von Motivation und Interesse von Schüler*innen an der Physik: Physikalische Alltagsphänomene für Kinder anschaulich und verständlich zu machen und sie dafür durch eigenständiges Experimentieren zu begeistern – das hat sich das teutolab-physik der Universität Bielefeld seit Jahren zur Aufgabe gemacht. Während der Unterrichtszeit bietet das teutolab-physik an mindestens drei Vormittagen pro Woche Schüler*innen die Möglichkeit, dort unter Anleitung von Studierenden zu experimentieren. Damit stellt das teutolab auch gleichzeitig eine Verbindung zwischen der Universität und den Schulen her.

Ihre Aufgaben

Mitarbeit in der Selbstverwaltung und im Dekanat (67 %)

• allgemeine Verwaltungsaufgaben im Dekanat (Bearbeitung von Post, Telefonaten und E-Mails sowie Funktion als zentrale Ansprechperson für interne und externe Anliegen)
• Mitwirkung bei der Vorbereitung von Personalmaßnahmen
• Bearbeitung von Hilfskraftverträgen, Lehraufträgen und Honorarvereinbarungen
• Schreibarbeiten in englischer Sprache
• Protokollführung in Gremien und Besprechungen

Unterstützung im teutolab-physik (33 %)

• Organisation und Koordination von Schulkontakten, einschließlich Terminabstimmung und Korrespondenz
• administrative Betreuung von Besuchsterminen
• Erstellung und Abwicklung von Rechnungen im Zusammenhang mit Veranstaltungsangeboten
• Führung und Pflege von Übersichtslisten, Weiterleitung von Rechnungen an die Finanzbuchhaltung sowie Vorbereitung einfacher Abrechnungsunterlagen
• allgemeine Sekretariats- und Organisationsaufgaben

Ihr Profil

Das erwarten wir

• abgeschlossene Berufsausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Ausbildungsberuf (z. B. als Verwaltungsfachangestellte*r, Sekretär*in, Kauffrau*mann für Büromanagement, Rechtsanwaltsfachangestellte*r)
• alternativ: sonstige abgeschlossene Ausbildung bzw. Qualifikation mit mehrjähriger einschlägiger Berufserfahrung
• sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Erfahrung in selbständiger Büroorganisation und Sekretariatsarbeit
• ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Teamfähigkeit, verbindliches und freundliches Auftreten sowie Serviceorientierung
• strukturierte, lösungsorientierte und selbständige Arbeitsweise und ausgeprägtes Organisationsgeschick
• Kommunikationsstärke sowie hohe Fähigkeit und Bereitschaft zur Kommunikation und Kooperation mit unterschiedlichen Zielgruppen (Universitätsverwaltung, Gäste, Besucher*innen)

Das wünschen wir uns

• Erfahrung in der Hochschulverwaltung
• Erfahrung in der Führung eines Sekretariates

Unser Angebot

• Vergütung nach E8 TV-L
• befristet vorerst auf 2 Jahre (§ 14 Abs. 1 Nr. 1 TzBfG)
• Teilzeit 50 % bis 75 % möglich
• interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
• Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• flexible Arbeitszeiten
• 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche und zusätzlich arbeitsfrei am 24.12. und 31.12.
• offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
• spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten
• Mitgliedschaft bei „FairNetzt” - Sekretariatsnetzwerk der Universität Bielefeld für kollegialen Austausch und gemeinsame Aktivitäten
• betriebliche Zusatzversorgung (VBL)

Kontakt

Raffaela Steiner
0521 106-5247
[e-mail]

Anschrift

Universität Bielefeld
Fakultät für Physik
Jennifer Edelmann
Postfach 10 01 31
33501 Bielefeld

Die Universität Bielefeld ist für ihre Erfolge in der Gleichstellung mehrfach ausgezeichnet und als familienfreundliche Hochschule zertifiziert. Sie freut sich über Bewerbungen von Frauen. Dies gilt im besonderen Maße im wissenschaftlichen Bereich sowie in Technik, IT und Handwerk. Bewerbungen von geeigneten schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten behinderten Menschen sind ausdrücklich erwünscht. An der Universität Bielefeld werden Stellenbesetzungen auf Wunsch grundsätzlich auch mit reduzierter Arbeitszeit vorgenommen, soweit nicht im Einzelfall zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen.