Office Manager*in (m/w/d)

Land Nordrhein-Westfalen; Bielefeld; Vor Ort; EUR 47.000 - 62.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Fortbildungsmöglichkeiten

VBL

Flexibles Arbeiten

30 Tage Urlaub

Familienfreundliches Umfeld

Zusammenfassung

Universität Bielefeld sucht eine Office Managerin (m/w/d) für das Dekanat der Fakultät Physik und das teutolab-Physik. Die Stelle ist zu 50-75 % Teilzeit befristet und der Vergütung nach E8 TV-L unterstellt.

Zu den Aufgaben gehören Verwaltung im Dekanat, Personalangelegenheiten, Vertragsbearbeitung und administrative Unterstützung im teutolab-physik. Bewerbungen richten sich an die Universität Bielefeld.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung in einem verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Beruf
• Alternativ: gleichwertige Ausbildung bzw. Qualifikation mit mehrjähriger einschlägiger Berufserfahrung
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse
• Erfahrung in Büroorganisation und Sekretariatsarbeit
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Teamfähigkeit und serviceorientiertes Auftreten
• Strukturierte, lösungsorientierte Arbeitsweise und Organisationstalent

Aufgaben

• Mitarbeit in der Selbstverwaltung und im Dekanat (67 %) mit zentraler Ansprechperson für interne/externe Anliegen
• Vorbereitung von Personalmaßnahmen; Bearbeitung von Verträgen (Hilfskräfte, Lehraufträge, Honorar)
• Schreibarbeiten in englischer Sprache; Protokollführung in Gremien und Besprechungen
• Support im teutolab-physik (33 %) bei Schulkooperationen, Besuchern und Rechnungsläufen
• Führung von Übersichten, Weiterleitung von Rechnungen an Finanzbuchhaltung und einfache Abrechnungsunterlagen
• Allgemeine Sekretariats- und Organisationsaufgaben

Kenntnisse

Verwaltungskenntnisse

Büromanagement

Teamfähigkeit

Kommunikationsstärke

Deutsch fließend

Englischkenntnisse

Ausbildung

Verwaltungsfachangestellte

Sekretärin

Kaufmann Büromanagement

Jobbeschreibung

In der Fakultät für Physik / teutolab-physik ist die folgende Position zu besetzen:

Office Manager*in (m/w/d)

Kennziffer: Tech26291; Start nächstmöglich; Teilzeit 50 % bis 75 % möglich; Vergütung nach E8 TV-L; befristet

Die Fakultät für Physik umfasst von Teilchenphysik, über angewandter Medizinphysik, Materialwissenschaften und der Physik des Lichtes bis hin zu Betrachtungen des Universums als Ganzes, ein sehr breites Forschungsfeld. Wir sind eine dynamische und forschungsstarke Fakultät mit 20 Forschungsgruppen und 180 Mitarbeiter*innen. Wir bilden den Nachwuchs für die zukünftigen Herausforderungen unserer Gesellschaft aus. Wir forschen und kooperieren mit nationalen und internationalen Partner*innen aus Wissenschaft, Wirtschaft und Gesellschaft und sind gleichzeitig fest in unserer Region Ostwestfalen Lippe verankert.

Die Stelle des*der Office Manager*in ist dem Dekanatssekretariat der Fakultät sowie dem teutolab-physik zugeordnet.

Das teutolab-physik ist eins von mittlerweile neun Schüler*innenlaboren der Universität Bielefeld. Als Mitmach- und Experimentierlabor steht es für die Förderung von Motivation und Interesse von Schüler*innen an der Physik: Physikalische Alltagsphänomene für Kinder anschaulich und verständlich zu machen und sie dafür durch eigenständiges Experimentieren zu begeistern – das hat sich das teutolab-physik der Universität Bielefeld seit Jahren zur Aufgabe gemacht. Während der Unterrichtszeit bietet das teutolab-physik an mindestens drei Vormittagen pro Woche Schüler*innen die Möglichkeit, dort unter Anleitung von Studierenden zu experimentieren. Damit stellt das teutolab auch gleichzeitig eine Verbindung zwischen der Universität und den Schulen her.

Ihre Aufgaben

Mitarbeit in der Selbstverwaltung und im Dekanat (67 %):

• allgemeine Verwaltungsaufgaben im Dekanat (Bearbeitung von Post, Telefonaten und E-Mails sowie Funktion als zentrale Ansprechperson für interne und externe Anliegen)
• Mitwirkung bei der Vorbereitung von Personalmaßnahmen
• Bearbeitung von Hilfskraftverträgen, Lehraufträgen und Honorarvereinbarungen
• Schreibarbeiten in englischer Sprache
• Protokollführung in Gremien und Besprechungen

Unterstützung im teutolab-physik (33 %):

• Organisation und Koordination von Schulkontakten, einschließlich Terminabstimmung und Korrespondenz
• administrative Betreuung von Besuchsterminen
• Erstellung und Abwicklung von Rechnungen im Zusammenhang mit Veranstaltungsangeboten
• Führung und Pflege von Übersichtslisten, Weiterleitung von Rechnungen an die Finanzbuchhaltung sowie Vorbereitung einfacher Abrechnungsunterlagen
• allgemeine Sekretariats- und Organisationsaufgaben

Ihr Profil

Das erwarten wir:

• abgeschlossene Berufsausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Ausbildungsberuf (z. B. als Verwaltungsfachangestellte*r, Sekretär*in, Kauffrau*mann für Büromanagement, Rechtsanwaltsfachangestellte*r)
• alternativ: sonstige abgeschlossene Ausbildung bzw. Qualifikation mit mehrjähriger einschlägiger Berufserfahrung
• sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Erfahrung in selbständiger Büroorganisation und Sekretariatsarbeit
• ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Teamfähigkeit, verbindliches und freundliches Auftreten sowie Serviceorientierung
• strukturierte, lösungsorientierte und selbständige Arbeitsweise und ausgeprägtes Organisationsgeschick
• Kommunikationsstärke sowie hohe Fähigkeit und Bereitschaft zur Kommunikation und Kooperation mit unterschiedlichen Zielgruppen (Universitätsverwaltung, Gäste, Besucher*innen)

Das wünschen wir uns:

• Erfahrung in der Hochschulverwaltung
• Erfahrung in der Führung eines Sekretariates

Unser Angebot

• Vergütung nach E8 TV-L
• befristet vorerst auf 2 Jahre (§ 14 Abs. 1 Nr. 1 TzBfG)
• Teilzeit 50 % bis 75 % möglich
• interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
• Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• flexible Arbeitszeiten
• 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche und zusätzlich arbeitsfrei am 24.12. und 31.12.
• offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
• spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten
• Mitgliedschaft bei „FairNetzt“ - Sekretariatsnetzwerk der Universität Bielefeld für kollegialen Austausch und gemeinsame Aktivitäten
• betriebliche Zusatzversorgung (VBL)

Kontakt

Raffaela Steiner
0521 106-5247
[e-mail]

Anschrift

Universität Bielefeld
Fakultät für Physik
Jennifer Edelmann
Postfach 10 01 31
33501 Bielefeld

Die Universität Bielefeld ist für ihre Erfolge in der Gleichstellung mehrfach ausgezeichnet und als familienfreundliche Hochschule zertifiziert. Sie freut sich über Bewerbungen von Frauen. Dies gilt im besonderen Maße im wissenschaftlichen Bereich sowie in Technik, IT und Handwerk. Bewerbungen von geeigneten schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten behinderten Menschen sind ausdrücklich erwünscht. An der Universität Bielefeld werden Stellenbesetzungen auf Wunsch grundsätzlich auch mit reduzierter Arbeitszeit vorgenommen, soweit nicht im Einzelfall zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen.