Office Manager & Einkauf (m/w/d)

Floecksmühle Energietechnik GmbH; Aachen; Vor Ort; EUR 23.000 - 36.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Deutschlandticket (optional)

Urlaubs- und Weihnachtsgeld

Sonderzahlungen

flexible Arbeitszeitgestaltung

Mitarbeiterküche

Zusammenfassung

Die Floecksmühle Energietechnik GmbH sucht am Standort Aachen eine Office Managerin bzw. einen Office Manager & Einkauf (m/w/d) in Teilzeit.

Sie sind zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, Mitarbeitenden und externen Dienstleistern und organisieren Büroalltag, Termine sowie Reisen. Zu Ihren Aufgaben gehören auch Empfang, Postmanagement, Beschaffung, Stammdatenpflege und Unterstützung der Fachabteilungen.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
• Berufserfahrung im Office Management, Einkauf oder ähnlicher Position.
• Geübter Umgang mit MS Office (Outlook, Excel, Word, PowerPoint).
• Kenntnisse von ERP-Systemen.
• Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise.
• Organisationsgeschick und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit.
• Verhandlungsgeschick und serviceorientiertes Auftreten.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englischkenntnisse von Vorteil.

Aufgaben

• Verantwortung für Organisation und Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags sowie professionelle Betreuung administrativer Prozesse.
• Zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, Mitarbeitenden und externen Dienstleistern – Förderung einer effizienten und vertrauensvollen Zusammenarbeit.
• Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen sowie Vorbereitung und Nachbereitung.
• Betreuung des Empfangsbereichs, Organisation des Postein- und -ausgangs und Unterstützung bei allgemeinen Verwaltungsaufgaben.
• Verwaltung von Büromaterialien, Arbeitsmitteln und Dienstleistern, Sicherstellung bedarfsgerechter Verfügbarkeit.
• Pflege von Stammdaten, Dokumentationen und Ablagesystemen für strukturierte und nachvollziehbare Datenverwaltung.
• Unterstützung der Geschäftsleitung sowie der Fachabteilungen bei administrativen und organisatorischen Aufgaben und Mitwirkung an Optimierung interner Prozesse.
• Operative Beschaffung von Waren, Materialien und Dienstleistungen; Sicherstellung einer termingerechten Versorgung.
• Einholung von Angeboten, Vergleich, Unterstützung bei Preis- und Konditionsverhandlungen mit Lieferanten.
• Pflege von Lieferantenbeziehungen und Unterstützung bei Auswahl neuer Partner.
• Erstellung von Bestellungen, Verfolgung von Lieferterminen, Koordination von Reklamationen bei Liefer- oder Qualitätsabweichungen.
• Prüfung von Auftragsbestätigungen und Rechnungen auf Sach- und Formalität sowie enge Zusammenarbeit mit Buchhaltung.
• Pflege von Einkaufs‑ und Lieferantenstammdaten, verlässliche Dokumentation aller Beschaffungsvorgänge.
• Identifikation von Optimierungspotenzialen im Beschaffungsprozess und Beitrag zur Weiterentwicklung der Einkaufsabläufe.

Kenntnisse

Kaufmännische Ausbildung

Office-Management-Erfahrung

MS Office Kenntnisse

ERP-Systeme Kenntnisse

Selbstständige Arbeitsweise

Organisationsgeschick

Verhandlungsgeschick

Deutsch (sehr gut)

Ausbildung

Kaufmann/-frau Büromanagement

Tools

MS Office

ERP-Systeme

Jobbeschreibung

Stellendetails zu: Office Manager & Einkauf (m/w/d)

Arbeitsort: Aachen

Anstellungsart: Teilzeit (Vormittag) – unbefristet

Beginn ab 01.09.2026

Berufsbezeichnung: Kaufmann-/frau – Büromanagement, Industriekaufmann-/frau, Bürokaufmann-/frau

Stellenbeschreibung

Seit über 40 Jahren steht die Floecksmühle Energietechnik GmbH für nachhaltige Lösungen im Wasserbau. Als inhabergeführtes Familienunternehmen mit rund 20 Mitarbeitenden an zwei Standorten sind wir Marktführer in der Planung, Konstruktion, Fertigung und Montage technischer Ausrüstung für Schlauchwehranlagen. Wir arbeiten weltweit an Projekten, die nachhaltige Infrastruktur gestalten – und schaffen gleichzeitig ein Arbeitsumfeld, in dem sich Menschen langfristig wohlfühlen.

Ihre Aufgaben

• Verantwortung für Organisation und Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags sowie professionelle Betreuung administrativer Prozesse.
• Zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, Mitarbeitenden und externen Dienstleistern – Förderung einer effizienten und vertrauensvollen Zusammenarbeit.
• Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen sowie Vorbereitung und Nachbereitung.
• Betreuung des Empfangsbereichs, Organisation des Postein- und -ausgangs und Unterstützung bei allgemeinen Verwaltungsaufgaben.
• Verwaltung von Büromaterialien, Arbeitsmitteln und Dienstleistern, Sicherstellung bedarfsgerechter Verfügbarkeit.
• Pflege von Stammdaten, Dokumentationen und Ablagesystemen für strukturierte und nachvollziehbare Datenverwaltung.
• Unterstützung der Geschäftsleitung sowie der Fachabteilungen bei administrativen und organisatorischen Aufgaben und Mitwirkung an Optimierung interner Prozesse.
• Operative Beschaffung von Waren, Materialien und Dienstleistungen; Sicherstellung einer termingerechten Versorgung.
• Einholung von Angeboten, Vergleich, Unterstützung bei Preis- und Konditionsverhandlungen mit Lieferanten.
• Pflege von Lieferantenbeziehungen und Unterstützung bei Auswahl neuer Partner.
• Erstellung von Bestellungen, Verfolgung von Lieferterminen, Koordination von Reklamationen bei Liefer- oder Qualitätsabweichungen.
• Prüfung von Auftragsbestätigungen und Rechnungen auf Sach- und Formalität sowie enge Zusammenarbeit mit Buchhaltung.
• Pflege von Einkaufs‑ und Lieferantenstammdaten, verlässliche Dokumentation aller Beschaffungsvorgänge.
• Identifikation von Optimierungspotenzialen im Beschaffungsprozess und Beitrag zur Weiterentwicklung der Einkaufsabläufe.

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kaufmann/frau für Büromanagement, Industriekaufmann/-frau oder vergleichbar).
• Berufserfahrung im Office Management, Einkauf oder ähnlicher Position.
• Geübter Umgang mit MS Office (Outlook, Excel, Word, PowerPoint).
• Kenntnisse von ERP‑Systemen.
• Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise.
• Organisationsgeschick und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit.
• Verhandlungsgeschick und serviceorientiertes Auftreten.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englischkenntnisse von Vorteil.

Wir bieten

• Ein herzliches, kollegiales Team und eine gelebte Kultur der Wertschätzung.
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege.
• Strukturiertes Onboarding mit Mentoring und klaren Einarbeitungsplänen.
• Familienfreundliches Umfeld mit flexiblen Arbeitszeitgestaltung.
• Mitarbeiterküche mit Möglichkeit gemeinsames Kochen.
• Attraktive Rahmenbedingungen: optional Deutschlandticket, Urlaubs- und Weihnachtsgeld sowie Sonderzahlungen.

Zusätzliche Informationen

• Eintrittsdatum: frühester Start ab dem 01.09.2026.
• Vertragsart: unbefristete Festanstellung in Teilzeit (20‑30 Wochenstunden, 4‑5 Tage/Woche, Kernarbeitszeit 9:00‑14:00 Uhr).