Office Management (m/w/d)

Martens-; Köln; Vor Ort; Vertraulich; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Leistungsgerechte Vergütung

Flache Hierarchien

Einarbeitung & Feedbackgespräche

Vielseitiger Arbeitsbereich

Angenehme Arbeitsatmosphäre

Kostenlose Verpflegung (Wasser, Kaffee

Flexible Arbeitszeiten

Deutschlandticket-Zuschuss

Jobrad

Urban Sports

Zusammenfassung

Die MARTENS & PRAHL Jaspers / Standort Köln sucht eine Teamassistenz, Office Manager bzw. Backoffice- und Vertriebsassistenz (m/w/d) in Voll- oder Teilzeit. Starttermin ab 01.10.2026, unbefristet.

Sie unterstützen das Büroteam organisatorisch und administrativ, empfangen Gäste, erstellen Präsentationen, organisieren Veranstaltungen, verwalten Lieferanten und Post, sowie Termine für die Akquise. Englischkenntnisse sind willkommen; Digitalisierung wird gefördert.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Freude an organisatorischen und administrativen Tätigkeiten.
• Sehr gute Kenntnisse der MS-Office Anwendungen (Excel, Word, PowerPoint, Outlook).
• Grundkenntnisse in Englisch
• Offenheit für die Digitalisierung von Arbeitsprozessen.
• Aufgrund Ihrer Persönlichkeit arbeiten Sie selbstständig und geben Impulse.

Aufgaben

• Empfang unserer Gäste
• Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und Dokumenten
• Organisation und Begleitung interner und externer Veranstaltungen
• Lieferantenmanagement
• Organisation Postein- und -ausgang
• Selbstständige Projektarbeit
• Korrespondenz mit Kunden, Versicherern und Debitoren
• Telefonische Abstimmung von Terminen
• Vorbereitung von Akquiseunterlagen
• Pflege des Akquisekalenders
• Zusammenstellung von Dokumenten für Kundentermine

Kenntnisse

Organisationsfähigkeit

Eigeninitiative

Selbstständigkeit

Präsentationskompetenz

Veranstaltungsorganisation

Englischkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

MARTENS & PRAHL ist ein im Jahre 1898 in Lübeck gegründeter Versicherungsmakler, der mit Partnerunternehmen an über 90 Standorten im Bundesgebiet und der DACH-Region vertreten ist. Damit zählen wir zu den Top 5 in Deutschland.

Unter der Marke MARTENS & PRAHL Jaspers vereinen sich vier große Industrieeinheiten innerhalb der MARTENS & PRAHL Gruppe.

Unsere Experten aus allen Bereichen bieten unseren Kunden sowohl im In- als auch im Ausland eine kompetente und leidenschaftliche Beratung. An unseren vier Standorten – Köln, Leonberg, München und Stuttgart – vertreten unsere Spartenspezialisten die Kundenbedürfnisse und bieten maßgeschneiderte Lösungen im Bereich der Unternehmensabsicherung.

Wir suchen für unser Team am Standort Köln eine:n Teamassistenz / Office Manager / Mitarbeiter im Backoffice und Vertriebsassistenz(m/w/d). Die Stelle ist ab 01.10.2026 unbefristet in Voll- oder Teilzeit zu besetzen.

Aufgaben

Schwerpunkt der Teamassistenz ist die organisatorische und administrative Unterstützung des Büroteams. Das heißt unter anderem:

• Empfang unserer Gäste
• Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und anderen Dokumenten
• Organisation und Begleitung interner und externer Veranstaltungen
• Lieferantenmanagement
• Organisation Postein- und -ausgang
• Selbstständige Projektarbeit
• Korrespondenz mit Kunden, Versicherern und Debitoren

Als Vertriebsunterstützung fallen darüber hinaus folgende Aufgaben an:

• Telefonische Abstimmung von Terminen
• Vorbereitung von Akquiseunterlagen
• Pflege des Akquisekalender
• Zusammenstellung von Dokumenten für Kundentermine

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Freude an organisatorischen und administrativen Tätigkeiten
• Sehr gute Kenntnisse der MS-Office Anwendungen (insbesondere Excel, Word, PowerPoint und Outlook)
• Grundkenntnisse in Englisch
• Offenheit für die Digitalisierung von Arbeitsprozessen
• Aufgrund Ihrer Persönlichkeitsstruktur liegt es Ihnen, selbstständig zu arbeiten und Sie scheuen sich nicht, eigene Impulse zu geben sowie Entscheidungen zu treffen

Benefits

• Ein attraktives, leistungsbezogenes Vergütungspaket
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
• Umfangreiche Unterstützung bei Ihrer Einarbeitung, regelmäßige Feedback-Gespräche und Weiterentwicklung
• Einen spannenden, vielseitigen und interessanten Arbeitsbereich
• Eine kreative und angenehme Arbeitsatmosphäre in einem Team, in dem die Zusammenarbeit Spaß macht
• Für Ihre Verpflegung ist gesorgt: Wasser, Kaffee und Tee stehen Ihnen kostenlos zur Verfügung
• flexible Arbeitszeiten
• Bezuschussung des Deutschlandtickets
• Jobrad
• Urban Sports

Arbeitgeberanschrift:

MARTENS & PRAHL Jaspers / Standort Köln

Vor den Siebenburgen 2

50676 Köln

Ihre Ansprechpartnerin: Frau Then

Tel.: [phone]