Office & Administrative Specialist

ELECTRA; München; Vor Ort; EUR 42.000 - 62.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Wettbewerbsfähiges Gehalt

Flexible Arbeitsmodelle

Moderne Ausstattung

Zusammenfassung

Electra sucht eine engagierte Fachkraft für Gebäudemanagement und Bürobetrieb in München. Sie sorgt dafür, dass Büroalltag, Materialbestände und Abläufe reibungslos funktionieren und pflegt Beziehungen zu externen Dienstleistern.

Sie koordiniert Mietverträge, Technik-Teams vor Ort und das zentrale Inventar, unterstützt Coworking-Lösungen und Onboarding neuer Mitarbeitender. Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse sind von Vorteil.

Qualifikationen

• 2 bis 4 Jahre Erfahrung im Büromanagement oder Facility-Koordination.
• Sicherer Umgang mit einem breiten, abwechslungsreichen Aufgabenbereich und dem Wechsel zwischen Verhandlungen und praktischen Tätigkeiten.
• Organisiert, proaktiv und teamorientiert.
• Vertrautheit mit gängigen Tools für das Büromanagement (Ticketingsysteme, Notion, gemeinsame Kalender).

Aufgaben

• Sorge dafür, dass der Büroalltag reibungslos läuft: Verbrauchsmaterialien, Sauberes, Raumaufteilung, Schlüssel, Ausweise und Bestellungen/Lieferungen.
• Pflege der Beziehungen zu externen Dienstleistern; Übernahme der Erstverantwortung bei technischen Problemen (Heizung, Sanitär, IT-Einrichtung).
• Verwalte Mietverträge und die Beziehung zu Vermietern; Koordiniere Zusammenarbeit mit Technikern vor Ort; verfolge Vorfälle bis zur Lösung.
• Beschaffung von Möbeln/Ausrüstung nach Bedarf; Führung eines zentralen Bestandsverzeichnisses.

Kenntnisse

Büromanagement

Facility-Koordination

Budgetüberwachung

Lieferantenverhandlungen

Teamkommunikation

Deutsch & Englisch

Tools

Notion

Ticketingsysteme

Gemeinsame Kalender

Jobbeschreibung

Was machen wir?

Electra ist 2021 aus der Idee heraus entstanden, die Verschmutzung und Lärmbelästigung in Städten zu reduzieren. Unser Beitrag ist die Verlagerung auf Elektromobilität, in dem wir das Problem von mangelnder Ladeinfrastruktur für Elektrofahrzeuge lösen.

Electra arbeitet ständig an Innovationen, um das Aufladen von Elektrofahrzeugen mit einem Netz von Schnellladestationen (Ladedauer 15 bis maximal 30 Minuten) und einer maximal vereinfachten Benutzererfahrung zu erleichtern. Mit Sitz in Paris, Lyon, Brüssel, Mailand, Zürich, Wien, Madrid und München wollen die Teams von Electra bis 2030 ein Netz von 15.000 Ladepunkten errichten und sind stolz darauf, an der Energiewende in Deutschland und Europa mitzuwirken. Für Städte ohne Lärm und Umweltverschmutzung!

In 5 Jahren haben wir:

• Mehr als 700 Ladehubs europaweit aufgestellt
• Büros in 10 Länder eröffnet
• Ein Team von mehr als 280 talentierten Mitarbeitenden zusammengebracht... und das ist erst der Anfang.

Deine Aufgaben

Gebäudemanagement & Bürobetrieb

• Sorge dafür, dass der Büroalltag reibungslos läuft: Verbrauchsmaterialien, Sauberkeit, Raumaufteilung, Schlüssel, Ausweise und Bestellungen und Lieferungen
• Pflege der Beziehungen zu externen Dienstleistern, darunter Reinigungs-, Wartungs- und Catering-Unternehmen sowie Lieferanten, und Übernahme der Erstverantwortung bei technischen Problemen (Heizung, Sanitär, IT-Einrichtung usw.)
• Verwalte die Mietverträge und die Beziehung zu unseren Vermietern, koordiniere die Zusammenarbeit mit Technikern vor Ort und verfolge alle Vorfälle bis zu ihrer Lösung
• Beschaffung und Kauf von Möbeln und Ausrüstung nach Bedarf sowie Führung eines zentralen Bestandsverzeichnisses

Budget & Verwaltung

• Überwachung des Bürobudgets, Prüfung von Ausgaben und Bearbeitung von Rechnungen in Abstimmung mit dem Finanzteam
• Verhandlungen und Überwachung von Lieferantenverträgen, um ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis und zuverlässigen Service sicherzustellen
• Sorge für übersichtliche und gut dokumentierte Verwaltungsprozesse, einschließlich der Einrichtung gemeinsamer Tools, Checklisten und Referenzdokumente für das Team

Unterstützung bei Coworking und verteilten Teams

• Unterstützung von Teammitgliedern außerhalb Münchens bei der Suche, Einrichtung und Verwaltung von Coworking-Räumen
• Verwalte Coworking-Mitgliedschaften und -Vereinbarungen, überwache die Ausgaben und fungiere als Ansprechpartner für die Logistik im Zusammenhang mit Remote-Arbeit

Onboarding und Teamerfahrung

• Bereite Willkommenspakete vor und koordiniere die praktischen Aspekte des Onboardings für neue Mitarbeiter, einschließlich der Einrichtung des Arbeitsplatzes und der Logistik am ersten Arbeitstag
• Sei ein freundlicher, zuverlässiger erster Ansprechpartner für neue Mitarbeiter und Besucher
• Organisiere interne Teamveranstaltungen, von der Planung und Koordination mit Dienstleistern bis hin zur Budgetverwaltung und der Logistik am Veranstaltungstag
• Kümmere dich um die Terminplanung für Besprechungsräume, die Vorbereitung von Besprechungen vor Ort und die interne Kommunikation mit anderen Electra-Niederlassungen

Was wir suchen

Erfahrung

• 2 bis 4 Jahre Erfahrung im Bereich Büromanagement, Facility-Koordination oder in einer administrativen Funktion, idealerweise in einem wachsenden Unternehmen
• Sicherer Umgang mit einem breiten, abwechslungsreichen Aufgabenbereich und der Wechsel zwischen strategischen Aufgaben (Verhandlungen mit Lieferanten, Budgetüberwachung) und praktischen Tätigkeiten (Nachfüllen von Verbrauchsmaterialien, Empfang von Besuchern)
• Organisiert, proaktiv und in der Lage, die Bedürfnisse des Teams zu antizipieren, bevor sie zu einem Problem werden
• Vertrautheit mit gängigen Tools für das Büromanagement (Ticketingsysteme, Notion, gemeinsame Kalender) ist von Vorteil
• Flüssige Deutsch- und Englischkenntnisse

Was diese Stelle bietet

In dieser Position spürst du jeden Tag, welchen Einfluss du hast. Du übernimmst echte Eigenverantwortung für deinen Aufgabenbereich, arbeitest eng mit unseren zentralen Teams in Paris zusammen und hast die Möglichkeit, gemeinsam mit einem Unternehmen zu wachsen, das in ganz Europa deutlich expandiert. Wenn du Freude daran hast, für reibungslose Abläufe zu sorgen und ein Umfeld zu schaffen, in dem jeder – unabhängig von seinem Standort – sich wohl fühlt und seine beste Arbeit leisten kann, würden wir uns sehr freuen, von dir zu hören.

Was dir Electra bietet

• Impact: Du gestaltest maßgeblich den Aufbau eines der größten Schnellladenetze Europas und hinterlässt einen echten Fußabdruck in der deutschen Mobilitätswende.
• Dynamisches Umfeld: Ein wachsendes, internationales Team mit Start-up-Spirit und der Sicherheit eines starken Investors.
• Attraktive Rahmenbedingungen: Wettbewerbsfähiges Gehalt inkl. variabler Vergütungskomponente, flexible Arbeitsmodelle, moderne Ausstattung.

Bei Electra streben wir danach, ein Umfeld zu schaffen, in dem sich jeder wohl, sicher und frei fühlt, er selbst zu sein und sein volles Potenzial zu entfalten. Wir setzen uns für Chancengleichheit ein und tolerieren keinerlei Diskriminierung aufgrund von Religion, kulturellem Hintergrund, Nationalität, Geschlecht, sexueller Orientierung, Alter oder Behinderung.

Auch wenn du nicht alle Anforderungen erfüllst, ermutigen wir dich, dich zu bewerben! Wir schätzen Potenzial, Motivation und eine Wachstumsmentalität genauso wie Erfahrung.