Mitarbeiter Office & Facility Management (m/w/d)

VisiConsult - X-ray Systems & Solutions GmbH; Stockelsdorf; On-site; EUR 36,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Corporate Benefits Plattform

Dienstradleasing

Parkplätze direkt auf dem Firmengel26

Hansefit-Mitgliedschaft

Kaffeespezialit2ten & Obstkorb

Ergonomische Arbeitspl4plätze

Betriebliche Altersvorsorge Zuschüsse

Job summary

VisiConsult - X-ray Systems & Solutions GmbH sucht eine Verstärkung im Office & Facility Management am Standort Stockelsdorf. Sie koordinieren ein kleines Team, verantworten Empfang, Organisation der Standorte und Travel Management und arbeiten eng mit externen Dienstleistern zusammen.

Die Position ist vollzeit mit Präsenz vor Ort und bietet Weiterentwicklungsmöglichkeiten sowie Benefits. Deutschkenntnisse in Wort/Schrift und gute Englischkenntnisse werden vorausgesetzt.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. Büromanagement, Verwaltung, Hotellerie, Veranstaltungsmanagement oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung im Office Management, Empfang, Travel Management, Facility Management oder in einer vergleichbaren Funktion.
• Erfahrung in der fachlichen Koordination oder Führung eines kleinen Teams wünschenswert.
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern (Reinigung, Handwerk, Gebäudeservice, Reiseanbieter, Leasinggesellschaften).
• Ausbildereignung oder Motivation, einen Ausbilderschein zu erlangen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse; gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• PKW-Führerschein.

Responsibilities

• Fachliche und organisatorische Leitung des Teams, Aufgabenverteilung und Koordination der täglichen Abläufe.
• Empfang professionell organisieren und Telefonsystem betreuen.
• Koordination unserer drei Standorte in Stockelsdorf inklusive Dienstleistersteuerung und Gebäudeservice.
• Organisation von Housekeeping sowie Sauberkeit und Ausstattung der Bereiche.
• Fuhrparkmanagement inklusive Koordination, Terminüberwachung und Dokumentation.
• Organisation und Weiterentwicklung des Travel Managements inkl. Reisebuchungen und Abrechnungen.
• Zusammenarbeit mit Fachabteilungen und externen Dienstleistern.
• Koordination und Verantwortung für die kaufmännische Ausbildung.

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

Einblick in die Position

Als Teil unseres Office & Facility Managements sorgst du gemeinsam mit einer Kollegin dafür, dass unsere internen Services zuverlässig, professionell und serviceorientiert funktionieren. Du arbeitest aktiv im Tagesgeschäft mit und bist zentrale Ansprechperson für organisatorische Themen. Gleichzeitig übernimmst du die fachliche Koordination unseres zweiköpfigen Teams, planst und priorisierst Aufgaben und stellst reibungslose Abläufe sicher. Der Schwerpunkt der Position liegt bewusst auf der operativen Mitarbeit, ergänzt durch die Verantwortung für die Organisation und Weiterentwicklung des Bereichs.

• fachliche und organisatorische Leitung des Teams inklusive Aufgabenverteilung, Priorisierung und Koordination der täglichen Abläufe
• Organisation und Sicherstellung eines professionellen Empfangs für Gäste, Kunden, Lieferanten und Mitarbeitende sowie Betreuung der Telefonzentrale
• Koordination unserer 3 Standorte in Stockelsdorf inklusive Dienstleistersteuerung, Wartungen, Reparaturen und Gebäudethemen
• Organisation von Housekeeping-Themen sowie Sicherstellung von Sauberkeit, Ordnung und Ausstattung der Büro- und Gemeinschaftsbereiche
• Verantwortung für das Fuhrparkmanagement inklusive Fahrzeugkoordination, Terminüberwachung, Dokumentation und Kommunikation mit Dienstleistern
• Organisation und Weiterentwicklung des Travel Managements inklusive Reisebuchungen, Reiserichtlinien, Abrechnungsprozessen
• Enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Fachabteilungen sowie externen Dienstleistern
• Koordination und Verantwortung für die kaufmännische Ausbildung

Diese Position ist in Vollzeit (40 Wochenstunden) und mit 100% Präsenz am Standort Stockelsdorf zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen. Mobiles Arbeiten ist aufgrund des Aufgabengebietes in dieser Position nicht möglich.

Anforderungen im Überblick

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. b. im Bereich Büromanagement, Verwaltung, Hotellerie, Veranstaltungsmanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung im Office Management, Empfang, Travel Management, Facility Management oder in einer vergleichbaren Funktion
• Erste Erfahrung in der fachlichen Koordination oder Führung eines kleinen Teams wünschenswert
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern, z. b. Reinigung, Handwerk, Gebäudeservice, Reiseanbieter, Leasinggesellschaften oder Werkstätten
• Bestehende Ausbildereignung oder Motivation einen Ausbilderschein zu erlangen
• Sicherer Umgang mit MS Office sowie idealerweise Erfahrung mit digitalen Buchungs-, Verwaltungs- oder Organisationstools
• sehr gute Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• PKW Führerschein

Das spricht für uns

• Perspektivenvielfalt durch eine große Vielzahl an Branchen und Kunden
• Ein internationales und kollegiales Arbeitsumfeld
• Individuelle Weiterbildung sowie regelmäßige Feedback- und Entwicklungsgespräche
• Verschiedene Laufbahnmodelle (Fach-, Experten- und/oder Führungslaufbahn) passend zu deinen individuellen Stärken und Ambitionen
• Übergesetzliche Zuschüsse zur betrieblichen Altersvorsorge sowie Corporate Benefits Plattform mit exklusiven Mitarbeiterrabatten für zahlreiche Shops
• Mobilität bei uns: Dienstradleasing und Lademöglichkeiten für E-Bikes und E-Autos sowie Parkplätze direkt auf unserem Firmengelände
• Für die Gesundheit: Hansefit-Mitgliedschaft, ergonomische Arbeitsplätze, aktive Pause während der Arbeitszeit, wechselnde Angebote durch die betriebliche Gesundheitsförderung
• Weil auch Kleinigkeiten den Unterschied machen: Kaffeespezialitäten, Teeangebot, regionaler Obstkorb und unser Quooker liefert jederzeit kochendes, stilles oder sprudelndes Wasser – ganz ohne Plastikflaschen

Kontakt zu uns

Für Rückfragen stehen wir dir jederzeit unter [e-mail] oder telefonisch unter [phone] zur Verfügung.

Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!

Über uns

VisiConsult X-ray Systems & Solutions ist ein deutscher Weltmarktführer im Bereich kundenspezifischer und Standard-Röntgenprüfsysteme für die zerstörungsfreie Werkstoffprüfung (ZfP), Qualitätssicherung und Prozessverbesserung mit mehr als 25 Jahren Know‑how in der Bildverarbeitung und industriellen Röntgentechnik (2D und 3D/CT). Das Familienunternehmen mit Hauptsitz in Stockelsdorf bei Lübeck bedient eine Vielzahl von Industrien wie Automobil, Fahrzeugbau, Luft- und Raumfahrt und Energie als auch die Forschung & Wissenschaft sowie Anwendungen, u.a. additive Fertigung, Gussteile, Verbundwerkstoffe, Elektronik, Kunststoffe und Schweißungen. Zur Unternehmensgruppe mit ihren rund 350 Mitarbeitenden gehören die Geschäftsbereiche und Tochtergesellschaften VCxray, VCbattery, VCcount und VC Inspection Services sowie diondo, des Weiteren Hubs in u.a. den USA und Indien. Unser gemeinsames Ziel ist es, intelligente End-to-End-Lösungen für die ZfP anzubieten – von der Software über das System bis zum Service – und unseren Kunden so schneller bessere Entscheidungen zu ermöglichen.