Mitarbeiter (m/w/d) in der Schulverwaltung mit kaufm. Schwerpunkt

Phorms Education; Berlin; Vor Ort; EUR 36.000 - 48.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Deutschlandticket / BVG-Jobticket

Essen/Verpflegung

Betriebliche Altersvorsorge (20 %)

Zusammenfassung

Phorms Education Berlin Mitte sucht ab dem 01.10.2026 eine engagierte Fachkraft für Schulverwaltung mit kaufmännischem Schwerpunkt.

Du bist Teil des Admissions-Teams, übernimmst den kaufmännisch-administrativen Part rund um Aufnahme neuer Kinder und deren Verträge. Erwartet wird eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie gute Deutsch- und Englischkenntnisse.

Qualifikationen

• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Gute Anwenderkenntnisse in MS-Office.
• Selbstständige, strukturierte und serviceorientierte Arbeitsweise.

Aufgaben

• Bearbeitung administrativer Aufgaben rund um Schulaufnahme und -verträge.
• Festsetzung des einkommensabhängigen Schulgeldes gemäß interner Richtlinien.
• Erstellung und Verwaltung von Schulvertragsunterlagen.
• Pre-Bookkeeping und Abrechnung in Zusammenarbeit mit der Buchhaltung.
• Pflege von Schüler-, Familien- und Vertragsdaten in den Systemen.
• Durchführung von Auswertungen und Statistiken auf Basis von Daten.

Kenntnisse

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

MS Office

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Jobbeschreibung

Unser deutsch-englischer Phorms Campus Berlin Mitte liegt verkehrsgünstig und urban im Herzen der Stadt. Unter einem Dach befinden sich hier eine Kita, eine Grundschule und ein Gymnasium – insgesamt lernen und spielen bei uns aktuell 930 Kinder und Jugendliche gemeinsam innerhalb einer internationalen Campusgemeinschaft. Den Rahmen für unsere internationale Ausrichtung bildet unser bilinguales Konzept, welches wir nach der Immersionsmethode umsetzen. Das Besondere an unserem Standort sind neben dem charmanten Backsteinbau die familiäre Atmosphäre und der herzliche Spirit. Außerdem bietet der Campus zwei Sporthallen, eine Theaterhalle und eine lichtdurchflutete Bibliothek.

Für unseren Campus in Berlin Mitte suchen wir ab dem 01.10.2026 einen engagierten und qualifizierten

Mitarbeiter (m/w/d) in der Schulverwaltung mit kaufmännischem Schwerpunkt

(Voll- oder Teilzeit)

Darauf kannst du bei uns zählen

• Eine attraktive Vergütung
• Zusätzliche Arbeitgeberleistungen (z. B. Deutschlandticket bzw. BVG-Jobticket oder Edenred City Karte, Zuschuss zur Urban Sports Club-Mitgliedschaft, Mittagessen, betriebliche Altersvorsorge (20 %), finanzielle Unterstützung bei berufsbedingtem Wohnortwechsel, Corporate Benefits Vorteilsportal)
• Fünf vom Arbeitgeber voll bezahlte Kind-krank-Tage sowie Personalrabatt bei Inanspruchnahme eines Kita- oder Schulplatzes
• Regelmäßige Fort- und Weiterbildungen
• Angebot kostenloser halbjährlicher Sprachkurse (Deutsch und Englisch)
• Geregelte Arbeitszeiten mit guter Work-Life-Balance
• Abwechslungsreiche und vielseitige Aufgaben mit Gestaltungsspielraum
• Enge Zusammenarbeit und regelmäßiger Austausch mit den verschiedenen Abteilungen
• Ein moderner und technisch gut ausgestatteter Arbeitsplatz

So bringst du dich ein

Als Teil unseres Admissions-Teams übernimmst du den kaufmännisch-administrativen Part rund um die Aufnahme neuer Kinder sowie Schülerinnen und Schüler an unseren drei Berliner Standorten. Dein Schwerpunkt liegt insbesondere auf der Schulgeldberechnung sowie der vertraglichen Abwicklung mit spannenden Aufgaben:

• Prüfung und Beurteilung von Einkommensnachweisen der Eltern (z. B. Steuerbescheide und Gehaltsnachweise) neu angemeldeter Kinder sowie Schülerinnen und Schüler
• Festsetzung des einkunftsabhängigen Schulgeldes gemäß der internen Schulgeldordnung
• Erstellung und Verwaltung der Schulvertragsunterlagen
• Vorbereitende Abrechnung der Schulgebühren in Zusammenarbeit mit der Buchhaltung
• Pflege und Aktualisierung von Schüler-, Familien- und Vertragsdaten in unseren Datenbanken und Systemen
• Datengestützte Durchführung von Auswertungen und Statistiken
• Repräsentation der Einrichtung z. B. beim Tag der offenen Tür

Das bringst du mit

• Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Idealerweise Berufserfahrung in der Verwaltung, Sachbearbeitung, Buchhaltung oder im Vertragsmanagement, gerne in der Bildungsbranche
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ein alltagssicherer Umgang mit MS-Office
• Ein gutes Zahlenverständnis sowie eine strukturierte, gewissenhafte und selbstständige Arbeitsweise
• Eine ausgeprägte Serviceorientierung im Umgang mit Eltern sowie im Team
• Freude daran, sowohl administrative Aufgaben zu übernehmen als auch unsere Einrichtung nach außen zu repräsentieren
• Motivation, in einer internationalen Schulumgebung zu arbeiten

Mehr Informationen über uns findest du unter https://www.phorms.de/karriere/startseite/. Dein Ansprechpartner ist Maximilian, erreichbar via [e-mail].